在宁波（2）：如何举办一个大型会议

《在宁波》还出续集了，没想到吧？ 

“两山理论”的宁波实践：纪念改革开放四十周年、浙江省八八战略十五周年暨宁波与世界银行合作城市固废管理和低碳建筑研讨会，是E20环境平台参与承办的一个会议，11月8-9日已在宁波成功举办。

宁波的这个会特点是，这是宁波市采用PPP模式，并与世界银行合作，在垃圾分类、综合处理、低碳建筑等方面进行的一系列探索的初步总结，是对两山理论落地实践的研讨。

9月份开始各项准备工作。所有相关的东西在反复修改中逐步清晰起来。

方案策划、视觉设计、视频制作、场地考察、会场搭建、嘉宾邀请、媒体邀请、差旅住宿、现场会务、预算、分工、流程彩排、仪式安排，一个规模大点的会议，这些主要事项肯定是免不了的，繁简视情况而定。其他小细节也很考验人：接见安排、会场座次、主持流程、会议手册、餐卡胸牌、桌签、用餐、手提袋……以及一些想不到的问题。

11月7号。

搭建商搭好了屏幕、舞台，灯光、音响都已经安排妥当。接见厅和会场的桌签已经摆好。晚上8:30开始彩排。

夜里12点过去了，现场除了我们，供应商，还有这个会议总的组织协调人李处，薛总，首创环境的几位领导，几位世行办的工作人员。 

当时工作节奏之紧张，实在难忘，现在回想起来，却又觉得不过如此——看到这里，当时一起接连奋战的伙伴们是不是想打我？

彩排播放了视频，并按照初步的流程走了一遍。

工作量大爆发的时候到了。

主视觉画面上的LOGO需要改改。

每个发言人讲话时，背景要换成这个人的职位和发言主题，重新做吧。

市领导时间特别很紧张，调整议程吧，主持稿马上改。

会议期间的授牌仪式、签约仪式怎么搞？马上来一遍吧。

台上的站位怎么办？贴上顺序，再打印出来纸条吧。

有人临时不来了，换桌牌吧。

两点过去了，我们还在，还有李处和负责搭建的瑞博公司工作人员。

所有能发现的问题都解决了。2:30，大家安稳地睡去——最多睡到7点， 8:40有一个会前接见。还有一堆琐碎的事情要处理：更换的桌签，因为酒店打印处已经休息，只能第二天再打；修改后的主持稿还要明天再打印……

8号这天早上一切都顺利进行——当然必须是顺利的。

“如何成功地举办一个会议？”

需要专业的人做专业的事。

关于会议的流水账就写这么多吧，再写就更加言语乏味面目可憎啦。

但很多人是很可爱的，这些才是促使我写下这篇文章的初衷。

李处和宁波这边参与组织活动的负责人都很不错。有一些细节我挺感动的：李处带着我们一起跟酒店“砍价”，他没有利用政府方的身份来使酒店妥协，而是据理谈判。

三家公司：首创环境、开诚生态、康恒环境也都是尽心尽力把各自的事情做好。尤其是我们具体接触的首创环境晓兰总、杨鹤两位。

我司队友也是没得说。

同期还有邯郸和黄山两个地方政府论坛举行，宁波会议相当于是临时组队。

宁波会议主要配合我工作的范永佳，平时上班我们的工位距离不超过3米，但在工作上没有过交集。还有创意中心的张建民，也只能说看见过他的设计作品。一开始我预想，也许会有一些困难吧。

但我们内部的合作是非常顺畅的，大部分事情的推进仿佛鱼在大海中滑行。确实有一些困难，但我们都一起想办法解决了。加班、工作上的反复，我常常都于心不忍，但他们都毫不迟疑。

设计的物料是很多的，不等交代，永佳已经列出清单，让我看有无遗漏，他再一项一项和建民确认，预算表、分工表，这些都提前弄得清清爽爽；主视觉方案调整、会议手册修改，那个周末，建民周六周日加班两天，主办单位要放LOGO但没有高清的，那就一个一个做吧。还有一起去做现场报道的传播中心同事程云，总想多帮忙，本来她只需要听会、做报道，研究院的李少甫，一位以前很少接触的年轻同事，也是负责任的好同事。还有彩排过程中各种问题的解决，都让人觉得，周围有这些专业能力强又靠谱的同事，我们不会踏空。

这些主动做事的人让人安心。

以前看过小V的一篇文章说到“参与感”。她解释为在工作中“占据主动”。

这些同事就是在“占据主动”。一起完成宁波会议的相关工作中，我感受到了他们的“参与感”。

我觉得参与感不等于“刷存在感”，虽然主动参与的过程，存在感自然就有了。在工作上，是发挥自己的主观能动性，让它因为我而有所不同，还是说，我就当个旁观者好了，等别人给我分配工作吧，不同的选择给别人的感受是完全不一样的。

职责、分工当然是存在的，但“参与感”会让我们觉得我们是一个真正的团队。我们都会注意到“参与感”强的伙伴，并喜欢和他们合作。一个在工作中有方向感的人，也不会说事事都等着别人来安排吧。“TA不成功谁成功？”这是汤浩和我评价一些“参与感”强的同事时说的话。

再说说会议本身的细节。

组织一个会议、一个活动，有大事：目的、效果、主题、嘉宾、方案等等，也有很多琐碎的小事：视觉方面的一个线条、会议手册里的一个错字、嘉宾名字的拼音、英文翻译……

汤浩跟我说：“细节是魔鬼。”他这么多年一套套的打下来，是深有感触了。

事后想想，有两个细节是可作为我自己的教训。

一个是主持人、发言人上台时，背景要切换成相应人物的介绍。我对照工作手册逐条沟通时确认过，不用换。但是我当时先是用了一个词“串场PPT”，别人不理解，所以说不要。彩排时就发现还是得要比较好。于是增加了不少加急工作量。我的教训就是：专有名词的使用是有范围的，外部沟通中最好还是少使用吧。

另一个是仪式中的站位问题。即使彩排中觉得台上方方面面都很到位了，也难保临场会不会有什么意外情况。用薛总的话说就是要有“托底者”，有些事情不能授权。

E20论坛许多细节操作的事情都是我们策划团队张莹担当处理的，我这次是彻底体会了一下。还有主持这样的“小事情”，是吴误负责的，我以前都觉得“so easy”，这次彩排我读的主持稿，哎呀，口干舌燥累得慌。类似的还有修改文件、打印材料、排座位这些工作。

有什么事情是真的简单的？很多时候只不过是因为你自己不用做罢了。

最近在读《有限与无限游戏》这本书，一本薄薄的书读了很久很久，终于快读完了，分享书里一段话给大家：

无限游戏的参与者开始工作，并不是为了将一段时间用工作来填充，而是为了将一段工作用时间来填满。工作不是无限游戏的参与者打发时间的方式，而是产生各种可能性的方式。工作并不是抵达一个被期望的现在，然后攫取它以对抗一个不可预知的未来，而是走向一个本身具有未来的未来。

把工作当成一个无限游戏，主动参与吧。

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