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物业公司新接管项目时，各部门的前期准备和工作重点
物业项目接管工作内容
序号 | 介入节点 | 工作内容 |
1 | 前期 介入 | 前期物业服务合同签订 |
2 | 办理管理处营业执照、税务登记、组织机构代码 | |
3 | 要求停车场施工单位办理经营性停车场许可证 | |
4 | 办理停车场营业执照、税务登记 | |
5 | 管理处物业服务费收费备案 | |
6 | 员工临时宿舍选址、租赁 | |
7 | 邀请装修装饰单位对管理处办公场所、员工宿舍图纸设计及报价、审批 | |
8 | 工程遗留问题统计、报开发商、跟进处理情况 | |
9 | 秩序维护员、工程技术人员、客服人员招聘 | |
10 | VI标识数量统计 | |
11 | VI标识系统设计、报批、制作安装 | |
12 | 选定清洁公司 | |
13 | 房屋清洁费用测算及合同签订 | |
14 | 与开发商谈判开办费 | |
15 | 供电手续办理及解决基本电费问题 | |
16 | 供水手续办理及协调居民、商业用水指标 | |
17 | 前期物业管理服务合同备案（到区物管科） | |
18 | 成立物业服务中心 | 编制物业管理方案 |
19 | 人员编制核定、建立组织架构、岗位职责 | |
20 | 秩序维护员、工程技术人员、客服人员岗位培训 | |
21 | 管理处办公室、员工宿舍装修施工 | |
22 | 办公设备采购 | |
23 | 各类工程验收及资料接收 | |
24 | 各类设备验收及配用工具、资料、保修文件接收 | |
25 | 选定档案管理人员、档案归类建立条目 | |
26 | 选定资产管理人员、固定资产建立台账 | |
27 | 细部验收 | 细部验收人员招聘、培训、上岗 |
28 | 第一轮模拟验收、督促整改 | |
29 | 第二轮模拟验收、督促整改 | |
30 | 入住 | 入住工作组成立 |
31 | 编制入住方案 | |
32 | 发放入住通知书及报纸公告 | |
33 | 入住前房间全面清洁开荒 | |
34 | 入住接待小组人员安排 | |
35 | 入住资料培训 | |
36 | 入住接待现场布置及培训 | |
37 | 正式办理入住 | |
38 | 物业管理 | 物业管理实施 |
39 | 各类工程遗留问题处理跟踪 | |
40 | 品牌维护 | 开展第一次客户满意度调查及回访 |
41 | 就第一次调查报告制定顾客满意度提升措施 | |
42 | 顾客满意度提升措施持续跟踪、服务品质督导 | |
43 | 开展第二次客户满意度调查及回访 | |
44 | 就第二次调查报告制定顾客满意度提升措施 | |
45 | 顾客满意度提升措施持续跟踪、服务品质督导 |
物业企业各部门前期准备工作
1、行政部前期准备工作
1.1 负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。
1.2 负责新建管理处员工工作服的订制。
1.3 负责审核各类物资、设备工具的采购申请。
物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括：a.办公用品：家私、各类文具等。b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。d.网络设备：电脑等。e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。1.4 负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。
2、人力资源部前期准备工作
2.1 负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。
2.2 根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，保安员、保洁员提前一个月到位。
2.3 负责新建管理处人员的入职培训及管理专业技术人员的培训考核。
3、财务部前期准备工作
3.1 负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经副总经理审核、董事长审批后纳入委托管理合同。
3.2 负责新项目各项服务收费标准的审定。
3.3 负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。
3.4 负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。
3.5 负责监督新建管理处的物资采购工作。
4、品质部前期准备工作
4.1 负责新项目委托管理合同的评审，报副总经理签定。
4.2 负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。
4.3 协助管理处分类建立物业管理档案资料。
4.4 负责审核各项规章制度及入伙资料。
4.5 协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。
5、新建管理处经理前期准备工作
5.1 负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报副总经理审核、董事长审批。
5.2 负责内部管理运作相关工作：
A．编制管理处组织结构、各岗位职责，报人力资源部及副总经理审核、董事长审批。B．根据物业实际情况，完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。C．指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。5.3 将《入住指引》、《业主（住户）资料卡》于入伙前十天交建设单位，与《入伙通知书》一并发放业主。
5.4 负责入伙前一周准备好入伙应备资料，包括:
A. 《入伙流程》
B. 《委托银行代收款协议书》；C. 《临时管理规约》；D. 《业户手册》；E. 《前期物业管理协议书》F. 《房屋交付验收表》；G. 《常规服务项目表》H. 水、电、气、有线电视开户申请资料；I. 防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）；J. 房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；K. 房间设计平面图（含水电走向）；L. 其他与业主相关资料；M. 现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识；N. 所有“入伙资料” 的填写样本。5.5 进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。
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