解读归档案文件整理规则“排架”
编者按：
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排架是纸质归档文件整理的最后一个环节，也是整个归档文件整理工作中很重要的一个环节，直接影响到档案实体管理和提供利用的效果。
因此，归档文件在科学分类整理基础上，还要做到科学分类排架。排架的方法既要反映出本单位设置的几个基本大类，又要做到科学合理经济实用；既要从实际出发，又要保证档案管理、利用的系统性、有效性需求。
从实践来看，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。在具体操作上，排架按照“从上到下，从左到右”的原则。也就先从左边一列开始，从上到下进行摆架，摆满后再按照从上到下继续摆架。
年度一机构（问题）一保管期限分类法排架
采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，不必预先留空，库房管理比较方便，同时，可将一个年度同一机构（问题）形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。不过，由于相同保管期限的档案没有排列在一起，移交进馆时需要进行倒架。
年度一保管期限一机构（问题）分类法排架
采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆，也不必预先留空，避免了倒架，库房管理比较方便。相对来讲，按照这种分类方式进行排架既便于档案移交进馆，又避免倒架，比较符合机关档案管理的要求。
保管期限一年度一机构（问题）分类法排架
这种排架方式特别适合档案规模较小的进馆单位，仅需要预留数量较少的空架即可满足管理需要。采用此种分类方法，在库房排架时，需要对不同的保管期限分别排架，同一保管期限的档案再按照年度结合机构（问题）依次上架。在库房管理时，不同保管期限分别排架，更便于档案移交进馆。但每个期限应根据本单位档案形成数量估算预留空架，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒架，有时还可能因为预留空架不足而倒架。类似的分类方法还有机构（问题）一年度一保管期限分类法。
保管期限一机构（问题）一年度分类法排架
采用此种分类方法，在库房排架时，需要对不同的保管期限分别排架，同一保管期限的档案再按照机构（问题）结合年度依次上架。在库房管理时，优缺点类似保管期限一年度一机构（问题）分类法。此种排架方法不但每个保管期限要预留空架，而且每个机构（问题）也需要预留空架，库房排架时过于散乱，除非特殊需要，一般不建议采取此种分类排架方法。类似的分类方法还有机构（问题）一保管期限一年度分类法。
年度一保管期限分类法排架
采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，不必预先留空，避免了倒架，库房管理比较方便。但这种排架方式相同保管期限的档案没有排列在一起，不便于移交进馆。
保管期限一年度分类法排架
采用此种分类方法，在库房排架时，需要对不同的保管期限分别排架，同一保管期限的档案再按照年度依次上架。在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于档案移交进馆。但这种排架方式每个期限应根据本单位档案形成数量估算预留空架，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒架，有时还可能因为预留空架不足而倒架。这种排架方式特别适合档案规模较小的进馆单位，仅需要预留数量较少的空架即可满足管理需要。
由上可见，归档文件整理的各个环节环环相扣，互相照应。机关单位在进行归档文件整理时，不能仅考虑单位机构情况、归档文件形成规模，还要根据库房情况、档案是否移交进馆等情况确定分类方案、整理方法和排架要求，同时要积极与本地区档案行政管理部门联系，在档案行政管理部门指导下形成最适合本单位的归档文件整理总体方案。
相关链接：
解读《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）“组件”
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