解读归档文件整理规则“编目”
编者按：
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编目是指编制归档文件目录。编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。
如果说档号是归档文件的“身份证"，归档文件目录就是归档文件的“户口簿"。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。
一、总体要求
1.能够准确反映分类和排列方法
归档文件目录编制以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构和排序为目的，因而，目录编制应按照分类、排列的结果进行，编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。
2.按照档号顺序编制
《规则》规定，归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。
3.逐件编制
按照《规则》规定，编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。
4.体现为纸质目录和电子目录两种形式
在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。目录表格采用A4幅面，能够兼顾纸质和电子两种形式。
5.数据规范
《规则》推荐由系统生成或使用电子表格编制目录。使用电子表格或者文字处理软件进行归档文件目录编制的，项目内容应直接输人完成，不加人空格、软回车或硬回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。比如，日“20140117”不能在中间加空格或软、硬回车变成
"2014
0117"样式。
二、归档文件目录项目
归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项，文号和密级为条件必填项，备注为选填项。这些项目完整地包含了构成一份文件的要素，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，能够为利用者提供较完备的检索渠道。
正确完整地编制归档文件目录各项目，关系到条目的可靠性和实用性，也决定了归档文件目录的质量。因而在进行归档文件编目时一定要认真、细致，力求做到全面、准确地反映归档文件的特征，为检索、利用奠定良好的基础。各项目具体填写要求如下：
1.序号
序号即归档文件顺序号，用来配合档号固定归档文件先后顺序，并对归档文件数量进行简单统计。序号用阿拉伯数字填写。每册归档文件目录的序号应“1”开始逐条编制。
2.档号
档号填写要求参见 解读归档文件整理规则“编号”（点击蓝色字阅读）
3.文号
文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，如档办〔2010〕8号，即国家档案局办公室2010年第8号文件。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、发文顺序号都不能省略。没有文号的归档文件，此栏目空置即可，不填写诸如“会议文件之一"等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。
需要注意的是，文号中的年度用六角括号“〔〕”括人，不使用方括号“[ ]"或实心方头括号“【 】"。
4.责任者
责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人，它是文件的组成部分，也是文件重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，是检索利用档案的重要途径。
（1）填写责任者项时应使用全称或通用简称，不使用“本部"、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。
（2）联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但应注意：一是立档单位是责任者的必须著录，以体现“以我为主”的归档原则；二是文号所代表的机关必须著录。
（3）个人作为责任者的文件材料，责任者应著录个人责任者。个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（）”号。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。不能使用“王局长"等含义不明的责任者。少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号。如：（美）爱因斯坦（Einstein，A.）。
（4）机关内部文件等“白头文件"，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并著录。
（5）多人的介绍信（存根）组成一件时，责任者应著录本机关全称或不发生误解的通用简称。
（6）多份简报组成一件时，责任者应著录本机关全称或通用简称。
5．题名
题名即文件标题。题名直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的关键项目，是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、事由、文种3个部分组成，例如《××局关于加强档案安全保管的通知》。也有许多文件将发文机关放在文头中说明，标题直接由事由和文种构成。
在填写题名时，一般以照实抄录为原则，如果存在没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的，应全部或部分自拟标题。自拟内容应外加方括号“[ ]”，以与原标题内容相区隔。在实践中，除一般情况外，还存在一些较为特殊的情况，处理方法如下：
（1）没有标题、标题不规范
文件没有标题或者标题不规范的，应该按照“责任者+事由+文种”结构部分或全部自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。比如“关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”应该拟写为“[××档案局]关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”。
（2）标题不能反映文件主要内容
这类问题主要集中在人事任免通知、会议记录和通报等文件材料的题名中。对于标题不能反映文件主要内容的，应该部分或全部自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]"，以便于之后的检索使用。
在包含多人的人事任免中，标题如果只出现其中一人，应全部或部分拟写题名。比如，“××局关于×x×等3位同志职务任免的通知。就应该拟写为“××局关于×××[×××、×××]等3位同志职务任免的通知”。
会议记录标题不包含会议主要内容的，也应部分或全部拟写题名。比如“会议记录”应拟写为“会议记录[研究档案库房安全设施改造方案]“。通报不包含通报主要内容的，同样应部分或全部拟写题名。比如“××市档案局通报”就应该拟写为“××市档案局[关于市直机关档案管理情况的]通报”。
（3）存在副题名或并列题名
有的文件除了正题名以外，还有副题名或并列题名。副题名是指文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明；并列题名一般指以其他语言文字书写的题名。一般来说，同时存在正题名、副题名的，填写时照实抄录即可。比如“强化目标管理，推动机关档案工作发展一一一××同志在机关档案工作会议上的讲话"，在填写题名时应一并抄录。不过，如果正题名能够完整反映文件内容时，副题名也可以不抄录。而对于同时存在正题名、并列题名的，填写时应一并抄录，不能简略。
（4）来文与复文作为一件
来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。编制题名时除照实抄录复文标题外，还应增加“及请示”、“及函”字样，外加方括号”[ ]"。比如“××局关于档案室建设规模的批复[及请示]”。
（5）附件独立性较强或单独作为一件
原则上，正文与附件为一件时，编制题名不需要考虑附件标题情况。不过，在特殊情况下，有些文件的附件独立性较强，或者附件是正文的重要补充和说明，如果在题名中只体现正文标题而不反映附件内容，可能造成漏检。比如在发布制度规定时，通知正文是实施意见，而附件则是具体的制度规定，在这种情况下，应该在正件标题后抄录附件标题，外加方括号“[ ]”。比如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定[附件：市民公约]"。有多个附件的，附件之间用“；”隔开，比如“关于发布《数字档案室建设指南》的通知[附件1：数字档案室建设指南；附件2：重点问题解答]"。
附件单独作为一件的，填写题名时应在附件标题前抄录正文标题，外加方括号“[ ]"号，并注明“附件”字样。比如“[关于进一步加强我市精神文明建设的决定〕附件：市民公约"。有多个附件的，应一 一在附件标题前抄录正文题名，外加方括号“[]''，并注明“附件1”、“附件2”等字样。比如“[关于发布《数字档案室建设指南》的通知〕附件1：数字档案室建设指南”。
（6）定稿、历次修改稿单独作为一件
定稿、历次修改稿分别作为一件时，在照实抄录文件标题外，还应注明稿本性质，比如定稿、第×次修改稿、××领导修改稿等，外加方括号“[ ]”。比如“××局十三五档案事业发展规划[定稿]"。
（7）多次会议记录组成一件时，题名格式为：责任者+起止时间+会议记录名称，外加方括号“[ ]"。如：“[××局2014年1至4月局长办公会议记录]”。
（8）多人的介绍信（存根）组成一件时，题名格式为：责任者+起止时间+介绍信（存根）名称，外加方括号“[ ]"。如：“[×x局2014年干部调人介绍信]"。
6.日期
日期是文件的重要特征之一，反映文件产生的时间背景，是查找档案的常用途径。文件的日期即文件的形成时间（落款时间），多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位的在左侧补零。如2014年1月17日，标注为20140117。未注明日期的文件，编目时应根据文件内容加以考证并填写，确实无法考证的，其日期可以以归档年度为文件年度，月、日用零补足，比如20140000。
7．密级
密级为《规则》新增加的编目项目。密级应依据文件实际标注情况，按照《档案著录规则》（DA/T18一2009）要求填写汉语拼音代码或汉字代码，如“机密”或“JM”。文件明确标注保密期限的，应同时填写保密期限，如“机密]年”或"JMI年"。对己升、降、解密的文件，应填写新的密级。归档文件没有密级的，此项目留空即可。
8.页数
页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。（也称为有效页）计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于××问题的请示和批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。
9.备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱不堪。另外，如果有些条目需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“ *”号，将具体内容填人备考表中。
三、归档文件目录格式
1.归档文件目录样式及示例
《规则》5.5.3、5.5.4规定，“归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。”
《规则》以图例的形式进行了说明。图3一8所示为归档文件目录的一般样式，包括目录表头、目录表格形式、各项目在目录中的位置等。图示为示意图，没有限定各栏目的详细尺寸。各地区、各部门在执行时，可以根据实际需要对表格各项目的行高、列宽适当调整。
2.归档文件目录封面
装订成册的归档文件目录，应编制封面，既整洁美观、不易损坏，又便于传递、携带和阅读。归档文件目录封面应和归档文件目录同样，采用A4型纸，页面宜横向设置，如图3一10所示。
归档文件目录封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。分类方案选择年度、保管期限和机构（问题）复合分类法的单位，机构（问题）项属于必选项；分类方案选择年度、保管期限复合分类法的单位，归档文件目录封面可以不设置机构（问题）项。
3、装订成册
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。装订成册时，应按照分类方案，为每一类的归档文件目录单独附加归档文件目录封面。归档文件目录封面建议采用与归档文件目录不同颜色的纸张打印，同时起到归档文件目录隔页纸的作用。
比如，某单位按照年度一机构一保管期限进行分类，2014年该单位纳人分类方案的机构有办公室和馆室司，则该单位2014年归档文件目录应打印6张封面，分别是2014一办公室一永久、2014一馆室司一永久、2014一办公室一30年、2014一馆室司一30年、2014一办公室一10年、2014一馆室司一10年。按年装订成册时，上述6类归档文件目录按照分类方案顺序依次排列装订在一起；每年区分保管期限装订时，按照永久、30年、10年分别装订3册归档文件目录。
再如，某单位按照年度一保管期限进行分类，则该单位2014年归档文件目录应打印3张封面，分别是2014一永久、2014一30年、2014一10年。按年装订成册时，上述3类归档文件目录按照保管期限顺序依次排列装订在一起；每年区分保管期限装订时，按照永久、30年、10年分别装订3册归档文件目录。
归档文件目录装订成册后，机关档案部门除本身工作留存使用外，还应视需要编制数份归档文件目录，分别在文书（业务）部门和档案部门留存，以更好地满足平时查阅使用的需要。进馆时随档案移交的归档文件目录格式及份数，还应符合同级档案馆接收标准的要求。
4．其他问题
是否应在档案盒内放置归档文件目录，《规则》并没有作出要求。实践中，参照传统文书立卷方法在盒内放置目录可以起到为归档文件索引的作用，利于人工查验，而不放置目录可以简化整理步骤、节省人力与纸张，实践中两种做法并存。不过，考虑到在档案盒里放置目录会大大增加工作量，且按盒分割目录存在一定的技术难点，还有可能出错，造成装订目录与盒内目录不一致，因此，一般建议在库房档案柜架相应位置放置装订成册的目录即可，不要求在档案盒内放置目录。当然，各地区、各部门存在其他规定或做法的，也可以遵照原有规定或延续习惯做法。
需要特别说明的是，归档文件目录只是最基本的检索工具，各地区、各部门还可以根据需要另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具，以方便归档文件的查找、利用。
相关链接：
解读《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）“组件”
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