人人都需要的管理系统：任务管理与知识管理（文末有福利）
在碎片化内容巨量生产、高速传播的今天，最困扰我们的问题，不是信息匮乏，而是信息过载。 层出不穷的新热点、新事物争相吞噬着我们的时间，注意力变得稀缺，焦虑成为常态: 沉迷于囤积干货教程，收获却微乎其微； 每天都忙得昏天黑地，时间还是不够用…… 「知为行之始，行为知之成」，要想告别盲目努力，提高时间的单位利用率，做好任务管理和知识管理至关重要。 今天，滴答君邀请到了我们的好朋友—— 少楠，作为 flomo 浮墨卡片笔记的联合创始人和滴答清单的重度用户，他如何结合两款App来管理注意力，构建长期知识的复利。 🎁 文末有flomo和滴答清单联合送出的双重小福利～
生命有限，所以我们才希望将其度量。时间的概念便诞生于此 —— 时间是思想的产物。
但最宝贵的资源并不是时间，而是对时间的利用，即我们的注意力。我们应该更好地管理我们的注意力，而不是管理时间。
作为一个信息时代的知识工作者，我们往往需要两种管理手段来管理我们的注意力：
① 任务管理：关注于具体的执行，处理的是当下和有明确时间期限的事情，一瞬接一瞬；
② 知识管理：更关注于需要模糊且洞察的事情，需要从过去的经验和学习中不断积累，缓慢而坚定的前进。
任务管理比较出名的理论，来自于自大卫· 艾伦（David Allen）的 GTD（Getting Things Done）。在他的理念中：你的大脑是用来产生产生灵感的， 而不是用来填充它们的。所以及时地把想法和任务从大脑中导出，能把更多的时间用于思考和执行 —— 滴答清单背后的理念，便源自于此。
而知识管理中一个比较独特的流派 —— 卡片盒笔记法，源于德国社会学家尼克拉斯 · 卢曼（Niklas Luhmann）的 Zettelkasten 。
简单来说，就是把你感兴趣或者觉得自己将来会用到的知识收集起来，然后用一种类似集装箱一样标准化的卡片方式，去处理这些笔记，建立笔记之间的联系，供你使用。—— flomo 浮墨卡片笔记的理念便源自于此。
简而言之：任务管理更关注临时性的内容，知识管理更关注长期积累的价值。
如果我们只有任务管理，我们可能会聚焦于执行，但却缺少转化为长期的知识的手段；如果我们只有知识管理，那么则可能变成纸上谈兵，缺少执行力。两者相辅相成，才能更好地知行合一。
下面介绍的便是滴答清单和 flomo 结合使用的案例。
01
将临时性任务经验，转化为长期的知识
用滴答清单最爽的时刻，莫过于任务完成勾选掉时清脆的「滴答」声，像极了长跑之后打开一罐可乐。但对于这些已经完成的任务，也许停下来再看看，还能发挥什么作用。
由于今日工作节奏的速度，很多任务往往是临时性的。比如会有大量的未完成任务，或者临时性地引入其他角色，往往一个会议就会导致整个执行的过程中充满了变化。
虽然我们完成了任务，但是这个过程中的探索往往是未完成的。多数情况下，人们很少对完成的任务进行结构化梳理。而如若没有形成结构，这些知识就会随着时间而流失，无法融合在已有的知识体系里积累下来。
下图是一个典型的滴答清单的任务，在执行的过程中会不断地产生子任务，而随着子任务的进行，会有大量的临时性的信息被写在备注中。这些洞察往往并不完备，但由于时间关系并未仔细梳理。如果在任务结束后就这样勾选掉，那么这其中额外的洞察就会被丢弃。
所以当每个任务被结束时，我便会抽时间把滴答清单的任务描述整理到 flomo 中，注意这里整理的并不是其中的事情进展，而是过程中的洞察和问题。
这样的好处是，在 flomo 中积累的内容更加的抽象与长期，可以在未来的思考中调用。同时由于 flomo 卡片笔记的特性，需要记录的是「卡片」而非「文章」，所以只需用自己的话寥寥数语能解释清楚即可，节省时间也降低心理门槛。而不必打开一个巨大的文档工具，写下上千字的复盘和套话。
02
用日常积累的知识，拆解复杂任务
拆分任务是任务管理中非常重要的步骤，但往往我们留给拆分任务的时间却比较少。即使拆分，多数时候也仅仅是把时间和总量拆分，并不能更深入的洞察任务复杂性背后的结构。
这就会造成一个情况：一周过去后勾掉了许多任务，但是最大最关键的部分却纹丝不动 —— 这并不怪你，面对一个巨大的不确定的东西，任何人都难以下手，就像你无法直接吞掉一颗完整的鸡蛋一样。
在拆解任务上多花精力，才能在执行时降低压力。面对巨大的问题不知从何下手，很多时候是我们对这件事不够了解，相关信息过少，而焦躁和硬上都并非明确之举 —— 书到用时方恨少。
解决方法有两种：一种是长期见效。在日常工作中，建立一个「领域」的概念。随着工作范围的变化，提前在 flomo 中新建一个 Area（领域）的标签，然后之后的阅读和工作中，将相关的内容都用自己的话转述为卡片。
这样不但能提高自己对内容记忆的强度，还能提前把思考记录下来。同时由于用自己的话转述为卡片，再次消化的时间非长短 —— 如果是全文剪藏，那么就会造成再次阅读的时候压力过大而耽搁许多时间。
另一种方法就是换个角度来设定近似任务。许多任务提出的时候并不明确，甚至只是一个数字而已。比如「成为航天强国」，这种模糊的任务是无法执行的。而一个好的任务描述应该是类似阿波罗登月计划一样「在20世纪60年代末，把人类送上月球再让安全地回到地球」，而不好的任务就是直接开整（相关内容可以阅读《好战略，坏战略》，这里暂不展开）
下图就是一个典型的案例，大概在八月份的时候，由于和朋友讨论到许多社区设计的问题没有答案，我便有意识地收集社区设计的相关资料。图中是读到一篇文章关于社区中的蒸发冷却效应的文章，根据自己的理解将其拆解为知识卡片。
而在 11 月的时候，恰好被委派来思考如何解决社区增长的问题。倘若没有这个知识点，面对这个问题我也是如从下手。而有了这个概念之后，通过一系列的数据分析和用户研究，就会发现增长的核心其实受困于信息的分发机制老化和用户的构成比例失调，而失调的原因和这条记录中的「蒸发冷却效应」一样。
有了这把手术刀，一个巨大的问题就能被拆分为更多详细的可执行的细节。
03
用滴答清单抢救时间，用 flomo 积累知识复利
别人发来的每一条微信，每一封邮件，都在抢占你未来的时间。如果你不抢先规划好你的时间，那么这些时间就会突然地溜走。
每周日晚上，我都会在滴答清单中，安排下周的事情。和常规的罗列任务不同，我会优先罗列最重要的三件事，然后从中选出来最重要的一条设置为最高优先级。这意味着，这周内其他任务都可以失败，这件事情必须完成。这样子就能确保你「抢救」出来了整块的时间。也能确保所做的事情对整体的进展有极大地促进作用。
但另一方面，我们不可能做到所有的时间都是完整的，而许多灵感和想法，也往往会不经意间的出现。如果没有捕捉到，那么后续就会再也不见。
flomo 的微信输入以及各种快捷的输入方式，能让我迅速地捕捉到灵感或者将碎片化阅读中有价值的部分记录下来。
flomo 不但能方便捕捉灵感。还能通过桌面小组件和每日回顾，能让我们对收集和复盘的内容进行回顾，不但能加强记忆，还能让我们跨越时空和过去的自己对话。
在路途中有想法的时候，在微信中直接记录。如果意犹未尽，可以继续点击链接进行进一步的展开。这种情况往往出现在和朋友讨论问题的时候。
长期来看，这些知识的积累，将会在未来发挥更多的作用。
04
尾声
时间不像金钱，因为无法存储，所以对每一个人都是公平的。但是我们却可以让时间的价值变得更大，利用滴答清单来规划我们时间的连续性，以及执行的效率；利用 flomo 捕捉碎片时间的想法，并定期将内容复盘于此，积累知识的复利。
但不要囿于工具，而是应该形成自己的系统。我们应该有意识的洞察人的不足和遗忘，利用间隔重复加强被遗忘的东西，形成一套机制，创造出正向反馈和循环，用以驱动我们的工作和生活。
「所有的行为指南和知名人士的演讲都在重复一个极其错误的道理，即我们应该养成思考所做事情的习惯。但事实恰恰相反，文明的进步，在于不断增加那些我们能够不假思索地做事情的数目。」
▼
🎉 flomo 给滴答清单用户的见面礼
在 flomo 的官网上，放着明确的不做的边界。而一次偶然的聚会认识了滴答清单的创始人之一 Damon，双方都很欣喜和意外，也比较敬佩彼此的克制 —— 在自己能力边界内，将产品做到极致。
留言点赞数1-5名，可获得 flomo 1年会员*1+滴答清单 1年会员*1
留言点赞数6-15名，可获得flomo 6个月会员*1+滴答清单 6个月会员*1
你可以根据本文的实践，尝试将 flomo 与滴答清单一起使用，希望你能让过往成为积累，为明天做出更好的决策，在当下专注于行动。
精彩推荐