如何利用滴答清单提升时间管理能力？

你有没有过这样的困惑：时间都去哪儿了？
每天下班，今天都做啥了？一到周五，今天的周报要怎么写啊？时间线拉长，不敢想象，一年就这样过去了~

仿佛工作与生活，好像就应该这样，每个人并没有什么不同！

你有没有试过把所有时间都放进一个表里？

像上学时候的课程表一样！

（因对外展示，对日历做了简化处理）

时间是公平的，每个人都是一天24小时，1440分钟。时间又是不公平的，给予每个人相同时间，却未给予相同能力。

那我们要怎样才能抓住时间的尾巴？

今天给大家分享一个职场效率神器：滴答清单。

为什么使用滴答清单？

最开始喜欢用这个软件的时候就一点，它能让我将所有候选人的面试都有条不紊的进行安排，不用担心有什么遗漏。

所有的事情随手的记录到软件里，每天看一下，到点还有提醒，不会忘记候选人的面试辅导、不会忘记提醒候选人要提前准备、也不会忘记提醒自己跟进面试反馈、更不会忘记推进offer流程……

每天晚上睡觉前，看一眼日历，能够清楚地知道自己今天干了什么。（当看到没有什么空隙，时间充分利用，成果满满，成就感爆棚。）
我们团队有个ADT的每日打卡，A-达成总结（Achievement Summary）， D-日计划（Daily Plan），T-任务池（Task Pool）。
大体的格式是：
20210911，今日ADT3条，用时8h今日搬砖：1、XXX候选人面试辅导2、XXX客户BD3、团建明日计划：1、XXX候选人一面2、BD电话20个
很多公司都有大同小异的打卡要求，这项任务对很多人来说真的是个任务，而我只需要从滴答清单里复制粘贴一下，轻松了很多。
我最喜欢的还是它的月视图功能，无他，看着很爽，哈哈，但真正喜欢的原因是它能够让我有掌握时间、掌握人生的感觉！

这款软件用着用着，一发不可收，从工作到生活，很多东西都在逐渐引入到这款软件当中，越用越喜欢，生活与工作的平衡，也能在这款软件的助力下得到解决，对我有很大的帮助。

都说时间管理的本质不是管理时间，而是管理自己，这款软件恰好能辅助我们管理好自己。

如何使用滴答清单？

一个完整的任务，必须包含几个要素：时间、地点、人物、任务、优先级，这是这款软件新建任务时的基本界面。

我们来做下基本的认识：1."张三-深圳-腾讯-Java-一面"：这是我自己对于任务的一个规则定义，姓名-地点-公司-职位-事项，核心是在事项：面试辅导、一面、二面、薪资流水提供、offer回签等等，一目了然；
2.时间：某年某月某日选定之后，需要注意的是选择时间点，还是时间段？
如果不需要自己全过程参与的一般选择"时间点"，再设定一下提前多久提醒，就OK了；而自己是主角需要全程参与的，就选择"时间段"了，这样可以有效分配自己的时间。

时间点：时间点更多的是清单效果与提醒功能，每天有很多临时性的，琐碎的事情，很容易忘，随手记一下，就能让每天都过的井井有条，不耽误自己的事情，也不耽误别人的事情。

时间段：可以把时间切割为30分钟一小块来管理。一颗一颗的。上午的周例会时间定在9:30-10:30，时间颗粒度为1h；下午的周报，时间颗粒度为30min。时间颗粒度，会随着你的时间越来越值钱，一定会变得越来越细。

3.设置重复：值得一提的是，该软件还有一个"设置重复"的功能很好用，比如每周五都要提交周报，每天都要领英加10个好友，周一到周五猎聘打卡领券，都可以通过不同的规则一次性设置好对应的重复，以后每天都会有对应的提醒了。
4.优先级：事有轻重缓急，我们肯定都需要优先解决重要且紧急的事情，那这款软件有123个优先级排序，每个优先级设置后会有对应前缀勾选框颜色作为提示；
5.收集箱：我目前将我所有的事项分为了四类"家人&朋友"、"学习&成长"、"工作&财务"、"生活&健康"。如果仔细看，我这里可以分成8项，不过目前我还不需要更加细致的分类，以免为了分类而分类，现在每个分类也都有各自的颜色，月视图当中一目了然各个维度的事项分配情况。
6.界面显示：看下面这张截图，是整个手机界面的截图，这款软件可以不用打开软件，直接在桌面添加插件，左右滑动，可以看到每天的日程。

以上，是这个软件新建任务最基本的操作流程，它也支持语音输入，也支持公众号输入，还有其他的输入方式，非常方便。

还有很多功能，比如番茄钟、打卡功能等等，都值得我们去摸索、使用、养成习惯。

这就是我人生的课程表，每天需要做什么都很清晰，时间在手，天下我有！

使用的是工具，提升的是能力

使用滴答清单，也分了不同的阶段，不同阶段对它的认识和理解也不同，最开始是2018年的时候，知道了这个软件，下载用了一下，感觉好像也没啥用，就卸载了。

真正重拾，是2019年看到很多介绍它的文章，我发现同一个软件，别人为啥都在夸？为啥别人用的就那么好呢？于是就开始重新尝试。

第一阶段：最开始就新建任务，也不去分类，也仅限于工作，还没有啥执行，感觉也就那么回事，对工作好像也没啥改善。

第二阶段：开始观察、模仿别人在文章里的使用方式与习惯，开始使用优先级、分组、时间段等功能，也从工作衍伸到了学习、生活等方面，使用感受也仿佛从黑白世界到了彩色世界。

说到这里必须要引入一个工具：GTD工作流。

GTD是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是：把事情处理完，是一个时间管理的方法。

GTD的核心理念就是必须记录下来要做的事，然后整理、安排、去执行。

它的五个核心原则是：收集、理清、组织、执行、回顾。

收集：把脑子里浮现的所有事件，大到完成人生大事，小到提醒老板审核流程，只要出现在你的头脑里的事情，都收集起来。

此时我们可以在滴答清单中，建立一个"收集箱"，将我们所有想到的事情都放进去。

理清：按照自己使用习惯与实际需求，建立如"工作"和"生活"等文件夹，理清这个事情需要放到哪个文件夹里，以及有些不需要做的事情，都删除掉，再根据事情的价值重要性进行排序，也就是设立事情的优先级。

组织：经过理清阶段，所有的事情都按照流程进入到了属于自己的"最后归属地"，针对每一类事情，有我们自己的处理方式。比如工作栏里有好几个都是需要电话沟通，那就集中来做，比如委派他人有3件都是同一个人，那就做好"标签"，布置下去并跟踪。

执行：按照自己的工作习惯，或者重要紧急程度等，对需要完成的工作迅速去做。完成一项在APP上点击一下，随着"叮"的一声，完成！

回顾：没有回顾，多半这个流程会半途而废，最后不了了之，我们需要定期（起码每周）对我们的整个系统进行回顾，对各个分类里的事件进行回顾，确保执行的流程和分类标准是通畅的。

比如每天下班看看有哪些没完成的，看看是加班完成还是设置为明天的待办。

你会发现上面我使用滴答清单的逻辑就是依照GTD思路进行的。

第三阶段：有意识的将时间管理四象限、九宫格、5S整理归纳的一些管理理念与软件结合使用，将记录转变成规划、记录、复盘、优化、规划。

这个阶段，我又用到了另外一个工具：PDCA循环。

PDCA循环是一个质量管理工具，是美国的戴明博士提出与应用在质量管理领域，所以又称之为戴明环。PDCA的四个步骤分别为计划（plan）-执行（do）-检查（check）-处理（act）。

这个工具基本可以用到任何一个工作流程当中去，而且刚好可以与GTD工作流进行衔接，单纯的GTD是追着时间跑，加上了PDCA循环之后，才开始有了计划，工作也就有了目标，自然也就更加有效率。

第四阶段：尝试将一些理念形成思维模式，脱离APP，迁移到日常工作、学习的模式当中，助力自己的思考。

此时，对于滴答清单的使用，已超越时间管理的理论束缚，逐渐有了自己的体系和认知，意识到时间管理最重要的是记录和检视，记录是为释放大脑记忆的负担，检视则是自我行为的自省与优化。

不查看回顾，则提醒无用；不检视复盘，则只是记录，永远只是追着时间在跑，而我们要的是对于时间的那一点点掌控感。

很多人都是一直在想，思想上的巨人，行动上的矮子，往往停留在开始之前，很多事情，总想着尽善尽美，方案没想全，事情就不开始。

可是你不知道，只要你开始了，就会有很多种方法去完成，很多种方法去完善，我们要保证的是我们的时间流向与重要目标是一致的。

高手的效能策略是：开始比完善更重要，完成比完美更重要。