富阳这所农村小学的“草根式”钉钉原创平台让师生家长最多跑零次

学校概况

杭州市富阳区东洲中心小学，是一所嵌于《富春山居图》之中的山水林间小学。学校有2800多学生、200多教职工，目前形成一个中心，四个校区的办学格局，是富阳区规模最大的小学。

学校管理和沟通的痛点问题

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2015年前，学校因规模大、人员多、校区情况各异等原因，在管理与沟通中存在以下痛点问题。

1.信息量大，管理层级多，信息在传输过程中被稀释的概率非常大，沟通存在很多盲点区域。

2.日常工作，如考勤、审批、数据报送全部是靠纸笔或松散的电子稿形式，工作效率低，数据很难统计和联动。检查记录的本子容易丢失，造成管理数据链断裂，浪费了老师和班子成员大量的时间和精力。

3.在文件流转、家校沟通、文印管理中，浪费了大量纸张，与国家生态建设理念极不相符。

此前，学校用于管理的软件和平台，功能分散、数据割裂，管理和沟通效率不高，远不能满足我校学生多、教职工多、校区多等带来的管理需求，与当前互联网+时代背景极不相称。

我们努力探索切合学校需求和有效解决管理与沟通痛点问题，能积极“简政提效”的扁平化管理模式。

实践与探索

No.1

结构、群组相关联，沟通新模式

让钉钉像一棵会生长的“结构树”

01

学校紧紧抓住钉钉部署核心—通讯录结构，将顶层结构分为行政和学科两大类，然后根据业务流程、组织特点、沟通需求、扁平化管理要求，不断细分，整个学校逐步建立起了“大结构套中结构，中结构套小结构”的通讯录结构。
学校钉钉结构成为一本活的通讯录。4年来，学校不再复印纸质的通讯录，不仅节省大量纸张，而且方便老师随时随地在线查阅联系人，知晓联系人的所在部门、岗位、电话等详细信息。

建设学校“信息轨道交通系统”

02

钉钉所有组织结构形成相应部门群，群成员随着结构调整而调整，形成“铁打的群组，流动的群成员”的群模式。其他和结构不关联的、临时的群组，由管理员的“小号”建立，指定组织活动的老师为“群管理员”，群管理员有增删人员、撤回冗余信息等权限，待工作结束，管理员在后台一键解散，安全方便。由此，学校90%的部门群和10%的临时群，满足各种场景下的沟通需求，有效解决了目前存在的沟通痛点：老师们不明就里的被拉进各类“莫名其妙”的群，不知道信息、资料到哪个群去寻找的问题。每个老师的群后台都非常干净、整洁，各种沟通群高度活跃，节省了老师们因“私搭乱建”带来的沟通盲点。学校为教师、家长建立起有序、安全的信息“高速轨道交通系统”—“信息高速公路”、“信息高铁”。（1）各类固定的大群，基于结构的部门群—“高速路”：统一管控，没有岔路，各行其道。（2）各类固定的中、小群，基于结构的部门群和内部群—“国道”：指定管理员，有红绿灯，大家自觉遵守规则。（3）临时群组，各类内部群—“乡间小路”：车流量小，无红绿灯，岔路多，问题多，允许多问、多讨论，事情结束，群解散。（4）特殊群组，重要发布群—“高铁”，全员禁言，统一发布信息，超速、直达，超高阅读率。




学校对信息流进行有效管控、引导。合理利用钉钉群沟通中的“撤回”、“禁言”、“新点赞模式”等功能，引导教师厘清沟通中的“群聊模式”和“单聊模式”，养成单发文件、个别沟通、新式点赞等习惯，彻底解决了目前沟通中存在的“刷屏”、“爬楼看信息”、“资料沉淀不定位”、“沟通存在安全隐患”等弊端，提升了群信息的覆盖率、精准度和反应速度，将沟通规则上升到学校教师的文化认同，减轻了教师、家长在沟通上的负担。

设置钉钉群水印、文件只读模式等功能，防止信息被截屏转发，重要文档泄露，提高了沟通的安全性。

人们常说：“重要的事情说三遍”，我们通过“信息轨道交通系统”的建设，已经实现：“重要的事情说一遍！”。

No.2

“百搭”应用，“最多跑0次”

学校根据管理、沟通的痛点和需求，设计了和组织架构高度关联的应用模块和业务流程，让钉钉像一棵生长的“应用树”。

师生家长都能“傻瓜式”操作，让90%的业务流程在钉钉上自动化运行，让数据多跑路，让老师和家长少跑路。

东洲小学钉钉应用架

搭建“绿色办公走廊”

01

壹

和纸质文件签发、流转说“拜拜”。

学校通过钉盘存储+群组沟通+任务派发组合的方式，实现上级OA文件全部线上流转、跟踪，构建了任务派发的闭环系统。首先，上级所有文件、会议培训、荣誉获奖公告等，全部下载、编号，分门别类放到钉钉的钉盘相应文件夹中，便于教师随时查阅。其次，组建“OA文件派发群”，群成员含校长室+校办室成员，将编号的文件发派发群，校长线上交办，校办室通过钉钉“任务管家”派发给分线校长，分线校长二次派发到中层科室。该任务跟踪系统，有效组合了钉钉群、钉盘、任务管家系统，资料有沉淀，派发有温度，提醒有时效，对工作进行分类、跟进，建立起了一条工作的“绿色走廊”。

贰

审批、检查、记录“一键搞定”。

1.“最多跑一次改革”从审批做起。

各类请假、公出、报修、报销等审批流程，在后台设置多条件下的审批人、抄送人，实现科室联动，教师线上“傻瓜式”操作，全流程自动化运行。教师只要选择请假天数、报销数据范围等，系统自动弹出审批人，线上沟通之后，发起审批，审批通过之后，抄送相关人员。不再需要经历复杂的纸质流转过程，实现“最多跑0次”目标。

审批流自动化

2.“扫码”开会，百分百传达重要信息。

学校会议，通过钉日程发布会议议程，教师扫码签到参加会议，会议内容线上记录，会后导出数据，通过钉钉日志会议绩效模板，对会议绩效进行全校通报，纳入教师工作考核。未参加会议的老师，在线查阅会议内容，会议信息触达率100%，确保所有工作落实到位。

3.线上巡检、数据报送，检查小本本不再中途“失散”。

学校各类检查、调查数据，通过专有群组+日程提醒+日志数据报送应用联动模式，实现定时提醒、定时检查、及时分享、及时沉淀资料。如隐患报告随手拍，一键提醒安保处；校区工作巡查、垃圾分类工作边走边拍边评分；漂流书阅读，值周教师检查评分，一键提交教师群等，极大的提高了检查和反馈的效率。

4.巧用钉盘存储+“在线编辑”，告别“表哥、表姐”。

利用钉盘在线收集文档、文档在线编辑、表单数据收集等应用，实现数据在线化、可视化：在线快速、便捷采集各类数据，减少了师生家长，尤其是管理层和班主任80%的机械性、重复性工作。

5.决策也可以“低碳化”。

线上投票功能，让重大工作更加透明化，推进民主化管理，减少集中开会次数，实现决策“低碳化、高效化。

6.指尖一动，课表和成绩在线化。

教师代调课在线申请、审批，课表实时更新，定时提醒，全校教师课表实时在线；教师代调课内容和实时课表作为公出和请假审批单的必填附件，关联课表和公出请假应用，确保课堂教学秩序，为课堂安全保驾护航。学生三项竞赛、学业德育评价系统尝试线上运行，助力学校德育工作。

7.后勤也有了“高级武器”。

工资条推送深受老师欢迎；食堂员工通过钉钉扫码上传消毒照片；搭建食堂“五常”日查等食堂检查系统；复印审批流程，严格管控纸张流向，减少了三分之一的纸张使用量。

共建家校优育环境

02

壹

爹妈不再困于“爬楼捞信息”。

钉钉的家校组织和钉钉群，安全性高，班主任和任课教师合理利用钉钉群管控功能，有效避免了信息刷屏、多渠道“信息轰炸”等弊端，随时沉淀学生成长数据，减轻教师和家长的沟通负担。

贰

纸张“满天飞”已成过去时。

家长信、安全教育等全部通过家校通知一键触发到钉钉班级群，家长可以在线手写签名确认，后台导出家长信回执，每年为学校节约纸张5万多张。

学生考勤，班主任一键操作，自动汇总，提醒家长；学生请假，家长发起申请、班主任审批、抄送到门卫，中途离校学生，由家长直接带走，安全、快捷，助力学生安保管理。

叁

大数据助力家校共育。

学生体育达标、阅读等固定动作打卡数据化，跟进学生素质发展和评价，学校正和钉钉公司共创，提升数据权威性，形成学生各类素质数据库。

学生作业通知、通知等高频使用，完全替代了以前的一支笔一个本子登记的模式；班级圈相册和班级话题，让师生家长线上“亲密接触”，增进了相互了解，丰富了家校沟通渠道。

免费搭建属于学校“自己的钉钉”。

03

学校将钉钉“免费部署”进行到“最后一公里”。

壹

百变钉钉—免费也可以“玩转钉钉”。

比如，我们通过组合陪餐群组+数据报送+钉日程提醒应用，自创了全国领先的自动化陪餐流程：定时提醒学校领导、家长代表陪餐，陪餐人员钉钉扫码，填写数据，上传实时照片（照片有时间、地点、人物等信息），自动提交至陪餐群，确保工作及时、真实。

学校通过这种“组合、变换、再组合、再变换”的方法， 把钉钉的各种原生态“协同利器” “协同起来”，衍生出各类应用方式和应用模块，让“东洲小学的钉钉”像一棵会生长的“应用树”！

贰

以钉钉为核心建立APP生态圈。

整合APP，建立钉钉大平台。学校将问卷星、师训平台、全国安全教育平台、症状监测、之江汇资源网站、青骄第二课堂（禁毒）系统等接入钉钉平台，解决了目前存在的师生、家长在多平台、多APP上完成任务的现状，极大地方便了家长。

学校工作安排通过WPS协同文档链接嵌入钉钉，班子成员线上合作填写，一键发送全体教师，诸如此类，不一而足。

在线合作编辑工作安排

叁

落地有声，内部“引爆”钉钉新能量。

学校已经进入钉钉使用的爆发期，开始进入内部共创阶段。通过对原创应用的组合、第三方应用和原创的糅合等各类方法，搭建符合各线工作需求、解决各类工作痛点的应用模块。

如，2019年11月18日，后勤孙洋军老师提出：“能否让食堂员工扫描二维码，实时上传食堂消毒照片到网盘里”？经多次研究，我们在共享文件夹中新建一个《食堂消毒照片》文件夹，对此文件夹进行“权限设置”，获取链接，然后将链接通过“草料二维码”转化成二维码，粘贴在食堂需要消毒的位置，员工就可以随时扫码上传照片了。

共享文件夹+草料二维码+应用嵌入

我们的收获

东洲中小始终不忘智慧校园建设的“初心”—减轻家长、学生负担，以钉钉为平台，实现了五个在线：组织在线、沟通在线、生态在线、业务在线、教学在线，在审批、巡检、家校共育、沟通、教学等领域，较好的实现了高效的扁平化管理和一体化教学工作。

他们用乐高思维搭建符合学校管理特点和需求的大平台，把钉钉单一的协同利器“协同起来”， 逐渐由”软件思维“提升到”平台思维“，真正做到了“玩转”钉钉，这是钉钉大平台和东洲小学个性化管理结合的智慧。钉钉的家校沟通和办公系统的建设，每年为学校节省纸张费用4万元以上。提速、降耗成为工作的主基调，真正践行了浙江省“最多跑一次改革”工作，甚至实现了“最多跑0次”的目标。

信息来源：东洲中小

编辑：杨艺超

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