富阳这所农村小学的“草根式”钉钉原创平台让师生家长最多跑零次
富阳这所农村小学的
“草根式”钉钉原创平台让师生家长最多跑零次
学校概况
杭州市富阳区东洲中心小学,是一所嵌于《富春山居图》之中的山水林间小学。学校有2800多学生、200多教职工,目前形成一个中心,四个校区的办学格局,是富阳区规模最大的小学。
学校管理和沟通的痛点问题
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2015年前,学校因规模大、人员多、校区情况各异等原因,在管理与沟通中存在以下痛点问题。
1.信息量大,管理层级多,信息在传输过程中被稀释的概率非常大,沟通存在很多盲点区域。
2.日常工作,如考勤、审批、数据报送全部是靠纸笔或松散的电子稿形式,工作效率低,数据很难统计和联动。检查记录的本子容易丢失,造成管理数据链断裂,浪费了老师和班子成员大量的时间和精力。
3.在文件流转、家校沟通、文印管理中,浪费了大量纸张,与国家生态建设理念极不相符。
此前,学校用于管理的软件和平台,功能分散、数据割裂,管理和沟通效率不高,远不能满足我校学生多、教职工多、校区多等带来的管理需求,与当前互联网+时代背景极不相称。
我们努力探索切合学校需求和有效解决管理与沟通痛点问题,能积极“简政提效”的扁平化管理模式。
实践与探索
No.1
结构、群组相关联,沟通新模式
让钉钉像一棵会生长的“结构树”
01
学校钉钉结构成为一本活的通讯录。4年来,学校不再复印纸质的通讯录,不仅节省大量纸张,而且方便老师随时随地在线查阅联系人,知晓联系人的所在部门、岗位、电话等详细信息。
建设学校“信息轨道交通系统”
02
学校对信息流进行有效管控、引导。合理利用钉钉群沟通中的“撤回”、“禁言”、“新点赞模式”等功能,引导教师厘清沟通中的“群聊模式”和“单聊模式”,养成单发文件、个别沟通、新式点赞等习惯,彻底解决了目前沟通中存在的“刷屏”、“爬楼看信息”、“资料沉淀不定位”、“沟通存在安全隐患”等弊端,提升了群信息的覆盖率、精准度和反应速度,将沟通规则上升到学校教师的文化认同,减轻了教师、家长在沟通上的负担。
设置钉钉群水印、文件只读模式等功能,防止信息被截屏转发,重要文档泄露,提高了沟通的安全性。
人们常说:“重要的事情说三遍”,我们通过“信息轨道交通系统”的建设,已经实现:“重要的事情说一遍!”。
No.2
“百搭”应用,“最多跑0次”
学校根据管理、沟通的痛点和需求,设计了和组织架构高度关联的应用模块和业务流程,让钉钉像一棵生长的“应用树”。
师生家长都能“傻瓜式”操作,让90%的业务流程在钉钉上自动化运行,让数据多跑路,让老师和家长少跑路。
东洲小学钉钉应用架
搭建“绿色办公走廊”
01
壹
和纸质文件签发、流转说“拜拜”。
贰
审批、检查、记录“一键搞定”。
1.“最多跑一次改革”从审批做起。
各类请假、公出、报修、报销等审批流程,在后台设置多条件下的审批人、抄送人,实现科室联动,教师线上“傻瓜式”操作,全流程自动化运行。教师只要选择请假天数、报销数据范围等,系统自动弹出审批人,线上沟通之后,发起审批,审批通过之后,抄送相关人员。不再需要经历复杂的纸质流转过程,实现“最多跑0次”目标。
审批流自动化
2.“扫码”开会,百分百传达重要信息。
学校会议,通过钉日程发布会议议程,教师扫码签到参加会议,会议内容线上记录,会后导出数据,通过钉钉日志会议绩效模板,对会议绩效进行全校通报,纳入教师工作考核。未参加会议的老师,在线查阅会议内容,会议信息触达率100%,确保所有工作落实到位。
3.线上巡检、数据报送,检查小本本不再中途“失散”。
学校各类检查、调查数据,通过专有群组+日程提醒+日志数据报送应用联动模式,实现定时提醒、定时检查、及时分享、及时沉淀资料。如隐患报告随手拍,一键提醒安保处;校区工作巡查、垃圾分类工作边走边拍边评分;漂流书阅读,值周教师检查评分,一键提交教师群等,极大的提高了检查和反馈的效率。
4.巧用钉盘存储+“在线编辑”,告别“表哥、表姐”。
利用钉盘在线收集文档、文档在线编辑、表单数据收集等应用,实现数据在线化、可视化:在线快速、便捷采集各类数据,减少了师生家长,尤其是管理层和班主任80%的机械性、重复性工作。
5.决策也可以“低碳化”。
线上投票功能,让重大工作更加透明化,推进民主化管理,减少集中开会次数,实现决策“低碳化、高效化。
6.指尖一动,课表和成绩在线化。
教师代调课在线申请、审批,课表实时更新,定时提醒,全校教师课表实时在线;教师代调课内容和实时课表作为公出和请假审批单的必填附件,关联课表和公出请假应用,确保课堂教学秩序,为课堂安全保驾护航。学生三项竞赛、学业德育评价系统尝试线上运行,助力学校德育工作。
7.后勤也有了“高级武器”。
工资条推送深受老师欢迎;食堂员工通过钉钉扫码上传消毒照片;搭建食堂“五常”日查等食堂检查系统;复印审批流程,严格管控纸张流向,减少了三分之一的纸张使用量。
共建家校优育环境
02
壹
爹妈不再困于“爬楼捞信息”。
贰
纸张“满天飞”已成过去时。
家长信、安全教育等全部通过家校通知一键触发到钉钉班级群,家长可以在线手写签名确认,后台导出家长信回执,每年为学校节约纸张5万多张。
学生考勤,班主任一键操作,自动汇总,提醒家长;学生请假,家长发起申请、班主任审批、抄送到门卫,中途离校学生,由家长直接带走,安全、快捷,助力学生安保管理。
叁
大数据助力家校共育。
学生体育达标、阅读等固定动作打卡数据化,跟进学生素质发展和评价,学校正和钉钉公司共创,提升数据权威性,形成学生各类素质数据库。
学生作业通知、通知等高频使用,完全替代了以前的一支笔一个本子登记的模式;班级圈相册和班级话题,让师生家长线上“亲密接触”,增进了相互了解,丰富了家校沟通渠道。
免费搭建属于学校“自己的钉钉”。
03
学校将钉钉“免费部署”进行到“最后一公里”。
壹
百变钉钉—免费也可以“玩转钉钉”。
比如,我们通过组合陪餐群组+数据报送+钉日程提醒应用,自创了全国领先的自动化陪餐流程:定时提醒学校领导、家长代表陪餐,陪餐人员钉钉扫码,填写数据,上传实时照片(照片有时间、地点、人物等信息),自动提交至陪餐群,确保工作及时、真实。
学校通过这种“组合、变换、再组合、再变换”的方法, 把钉钉的各种原生态“协同利器” “协同起来”,衍生出各类应用方式和应用模块,让“东洲小学的钉钉”像一棵会生长的“应用树”!
贰
以钉钉为核心建立APP生态圈。
整合APP,建立钉钉大平台。学校将问卷星、师训平台、全国安全教育平台、症状监测、之江汇资源网站、青骄第二课堂(禁毒)系统等接入钉钉平台,解决了目前存在的师生、家长在多平台、多APP上完成任务的现状,极大地方便了家长。
学校工作安排通过WPS协同文档链接嵌入钉钉,班子成员线上合作填写,一键发送全体教师,诸如此类,不一而足。
在线合作编辑工作安排
叁
落地有声,内部“引爆”钉钉新能量。
学校已经进入钉钉使用的爆发期,开始进入内部共创阶段。通过对原创应用的组合、第三方应用和原创的糅合等各类方法,搭建符合各线工作需求、解决各类工作痛点的应用模块。
如,2019年11月18日,后勤孙洋军老师提出:“能否让食堂员工扫描二维码,实时上传食堂消毒照片到网盘里”?经多次研究,我们在共享文件夹中新建一个《食堂消毒照片》文件夹,对此文件夹进行“权限设置”,获取链接,然后将链接通过“草料二维码”转化成二维码,粘贴在食堂需要消毒的位置,员工就可以随时扫码上传照片了。
共享文件夹+草料二维码+应用嵌入
我们的收获
东洲中小始终不忘智慧校园建设的“初心”—减轻家长、学生负担,以钉钉为平台,实现了五个在线:组织在线、沟通在线、生态在线、业务在线、教学在线,在审批、巡检、家校共育、沟通、教学等领域,较好的实现了高效的扁平化管理和一体化教学工作。
他们用乐高思维搭建符合学校管理特点和需求的大平台,把钉钉单一的协同利器“协同起来”, 逐渐由”软件思维“提升到”平台思维“,真正做到了“玩转”钉钉,这是钉钉大平台和东洲小学个性化管理结合的智慧。钉钉的家校沟通和办公系统的建设,每年为学校节省纸张费用4万元以上。提速、降耗成为工作的主基调,真正践行了浙江省“最多跑一次改革”工作,甚至实现了“最多跑0次”的目标。
信息来源:东洲中小
编辑:杨艺超
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