【操作指南】自然人税收管理系统操作指南二：人员信息采集

2 人员信息采集

2.1 业务含义

扣缴客户端，用于扣缴义务人为个人代扣代缴个人所得税。按照相关法律规定，为个人代扣代缴税款时需要明细申报，即申报的税款必须具体到每个人。

因此，在进行个税申报前，需要把人员信息添加到软件中，再进行人员信息报送局端。需要添加的人员主要是本单位的在职员工。需要申报的个税通常是工资薪金、年终奖等。当然也包括劳务报酬、稿酬所得等其他个税扣缴。

人员信息采集的信息，主要针对的是《个人所得税基础信息表（A、B表）》，需要登记的相关信息见下图：

图2.1-1

• 证照类型：境内的职员，通常需要用【身份证】来登记人员信息。对于特殊人群也可以使用军官证、士兵证、武警警官证、中国护照等。

• 证照号码：根据所选证照类型填写正确的证照号码。若用身份证登记，身份证号码必须是正确的18位号码。

• 纳税人姓名：请严格按照证件上的真实姓名填写。写错姓名，会给员工未来带来一定麻烦。比如将来无法打印完税证明等。

• 性别、出生年月：若使用身份证、此两项信息会自动根据身份证的信息带出，用户可以不用填写。

• 是否雇员：与单位存在任职受雇关系的人员，填写【是】；否则填写【否】。雇员一般需要申报工资薪金所得，非雇员申报劳务报酬所得等。

• 国籍（地区）：境内人员，国籍只能填写【中国】。

• 手机号码：填写纳税人11位电话号码。

• 人员状态：可以选择【正常】或【非正常】。正常，表示在职人员，需要为其申报个税的人员。非正常，表示离职人员。员工离职后，可以把状态改成【非正常】，填写申报表时，就无需再理会【非正常】人员。

• 是否股东、投资者：若是扣缴单位的自然人股东、投资者，则选择【是】，不选择默认为【否】。

• 是否特定行业：特定行业是指采掘业、远洋运输业、远洋捕捞业。若存在则填写【是】；特定行业可享受月4800元的减除费用。

• 纳税人识别号：纳税人完成税务登记后，税务机关所赋予的纳税人识别号，不可填。

• 任职受雇日期：当“人员状态”为“正常”且“是否雇员”为“是”时必填。

• 离职日期：当“人员状态”为“非正常”且“是否雇员”为“是”时必填。

• 是否存在以下情形：有本项所列情况的，进行勾选并且补充证照号码。

• 工号：为员工在单位的员工编号，不允许重复。

• 学历：下拉进行选择对应学历。

• 职业：可以进行联想模糊搜索匹配

• 电子邮箱：若是雇员则填电子邮箱。

• 开户银行：选择纳税人银行账号对应的开户银行。

• 银行账号：填写对应的银行账号。

• 居住地址/户籍所在地：下拉项选择后，进行详细地址补充。

温馨提醒：

人员信息采集信息中，带“*”号的都是必填信息，其他非必填信息，用户可以根据实际情况选填。

2.2 软件操作

人员信息采集主要包括登记、编辑、查询和其他高级功能。

点击左边菜单：人员信息采集，打开人员信息采集列表。下文详细介绍人员信息采集的功能。

图：2.2-1

2.2.1 人员信息登记

人员信息登记，即是把需要申报的人员信息添加到软件中。目前的添加方式有两种：1、单个【添加】；2、批量【导入】。

1、单个【添加】：

点击【添加】按钮，可以打开人员的添加界面。按照2.1章节所介绍相关业务含义，把相应信息录入正确后，点击【保存】按钮即可添加成功。

单个添加人员的业务场景，适合于本单位人员信息较少的情况。若单位人员信息比较多，单个添加将会浪费很多时间，建议使用Excel批量导入人员信息到软件中。

2、批量【导入】：

当本单位人员信息较多时，可以使用批量导入功能。把人员信息填写到Excel中，一次性导入软件。

点击：导入>>模板下载，可以下载软件中提供的标准人员信息导入模板。

按照模板中的格式，把人员信息填写到模板对应的位置，然后再点击：导入>>导入文件，选择已经填写好的文件，导入到软件中即可。

3、报送登记：

新增人员后，需要将自然人信息报送局端进行身份验证，身份验证通过后可继续办理相关业务。如果身份验证不通过，需要对证照号码进行修改的，必须重新添加人员信息。

温馨提醒：

在进行人员信息采集时，若相关信息不符合规范，在【添加】或【导入】时会有对应的提示。如：身份证号码不满足校验规则、姓名中不能有特殊字符等。在弹出相关提示时，需按照提示要求，更改相关信息为合法信息后，重新保存即可。

2.2.2 人员信息编辑

此处所指人员信息编辑，是指已登记人员的【修改】和【删除】等相关操作。当人员信息已经登记到软件后，发现人员信息存在错误的信息，则需要【修改】人员信息，或【删除】人员信息后重新登记。

什么场景下用【修改】，什么场景下用【删除】呢？

当该人员已经申报过相关报表了，即已经存在历史记录了，则不允许删除该人员信息了，只能使用【修改】功能。

对于新登记的人员，既可以【删除】后重新登记，也可以直接【修改】错误信息。

1、人员信息【修改】

已存在申报记录的情况下，关键信息修改：

• 证照类型、证照号码：此两个信息是不允许修改的。若录入错误，可把人员状态改为【非正常】，重新登记正确的人员信息。

• 姓名：可以修改，但是请谨慎操作。若姓名录入错误，并且已经申报过个税了，修改姓名后，会在税局的系统中形成两种记录。一种是修改姓名前的申报记录；一种是修改姓名后的申报记录。若将来该员工需要去税局打印完税证明，则首先需要做自然人信息变更登记。否则修改姓名前所申报的数据，是无法打印到完税证明的记录中。

• 其他人员信息，都可以修改。

2、人员信息【删除】

对于新登记的人员，若未申报过个税数据，可以任意删除。已有申报记录的，则无法删除。

2.2.3 人员报送登记

人员信息登记完毕后，需要点击【报送登记】-【获取反馈】获取身份验证结果，获取身份验证结果后继续办理后续业务。

2.2.4 人员信息查询

此处的查询，是一个广义的查询概念。包括软件中的查询、导出到Excel查询及打印功能。

1、展开查询条件

软件中的查询功能，是指人员众多的情况下，需要查找某个人员的具体信息时，可以点击【展开查询条件】按钮来展开具体的查询条件，而后按钮名字变成【收折查询条件】。

可通过工号、姓名、证照类型、证照号码等信息，模糊查找相应的人员信息。

这些筛选条件还不够？

点击【高级选项】，可以根据人员状态、是否残疾烈属孤老、是否股东投资者、是否雇员来筛选。

图：2.2-2

2、导出

可以通过【导出】按钮，把人员信息导出到Excel中，慢慢查看。

3、打印

也可以通过【打印】功能把人员信息打印出来查看。

2.2.5 其他高级功能

高级功能主要包括批量修改、自定义显示列、隐藏非正常人员、异常身份证处理等功能。

1、批量修改

当多个人员存在相同信息时，可以通过批量修改功能，一键来完成。主要包括：

• 工号：可以对所有员工进行编号。定义一个工号规则，通过批量修改工号功能，对所有员工进行编号。

• 人员状态：当存在多个人员离职时，可以同时把多个人员改成【非正常】状态。

• 其他更多批量修改功能，请用户自行查阅。

2、自定义显示列

人员信息采集列表中，显示了常用的人员信息。高级用户可以自定义列表中展示的信息。比如：

不愿意看到【性别】信息，可以取消勾选；

想把【国籍】信息排到靠前的位置，可以向前移动。如下图：

图：2.2-3

3、隐藏非正常人员

当人员变动较多的情况下，界面上会显示多个已离职的人员，即人员状态为【非正常】的人员。在申报个税时，已经不需要为离职人员申报了，可以通过本功能，隐藏已离职的人员。

隐藏后，该按钮会变成【显示非正常人员】，再次点击时又会找回【非正常】人员。

来源：个税信息服务