影响企业费用60%的采购方法:战略采购
战略采购的好处就在于充分平衡企业内外部优势,以降低整体成本为宗旨,涵盖整个采购流程,实现从需求描述直至付款的全程管理。
战略采购是一种有别于常规采购的思考方法,它与普遍意义上的采购区别是前者注重要素是“最低总成本”而后者注重要素是“单一最低采购价格”。所谓战略采购是一种系统性的、以数据分析为基础的采购方法。简单地说,战略采购是以最低总成本建立服务供给渠道的过程,一般采购是以最低采购价格获得当前所需资源的简单交易。
战略采购要求公司确切了解外部供应市场状况及内部需求,通过对供应商生产能力及市场条件的了解,公司可以战略性地将竞争引入供应机制和体系以降低采购费用。另外,战略采购还通过协助公司更加明晰了解内部需求模式,从而能有效地控制其需求。通过深入有力的价值分析,公司甚至能比供应商自己更清楚供应商生产过程和成本结构。有了这种以数据分析为基础的方法,公司在供应商选择、谈判及关系维持管理方面获得重大支持。最后,战略采购使公司重新定义如何与供应商交易,永久降低成本基础和提高供应商的价值贡献,从而确认成本降低。对很多公司而言,外部采购占公司平均费用的60%—80%。所以,这部分的支出哪怕是微量减少都将对公司盈利带来相当重大的影响。
通过采购量的集中来提高议价能力,降低单位采购成本,这是一种基本的战略采购方式。目前虽有企业建立集中采购部门进行集中采购规划和采购管理,以期减少采购物品的差异性,提高采购服务的标准化,减少了后期管理的工作量。但很多企业在发展初期因采购量和种类较少而进行集中采购,随着企业的集团化发展,在采购上就出现分公司各自为政的现象,很大程度上影响采购优势。因此,坚持集中采购方式是企业经营的根本原则之一。
通过扩大供应商选择范围引入更多的竞争、寻找上游供应商等来降低采购成本是非常有效的战略采购方法,它不仅可以帮助企业寻找到最优的资源,还能保证资源的最大化利用,提升企业的水准。
制定明确的采购流程有助于企业实现对采购的控制,通过控制环节(要素)避免漏洞,实现战略采购的目的,流程可采用的要素有:货比三家引入竞争,发挥公开招标中供应商间的博弈机制,选择最符合自身成本和利益需求的供应商;通过电子商务方式降低采购处理成本(交通、通讯、运输等费用);通过批量计算合理安排采购频率和批量,降低采购费用和仓储成本;对供应商提供的服务和产品进行“菜单式”购买。
需要注意的是:供应商提供的任何服务都是有价格的,只不过是通过直接或间接的形式包含在价格中。企业可以通过“菜单”选择所需的产品及服务,往往这种办法更能有效降低整体采购成本。
在采购时就充分考虑未来储运、维护、消耗品补充、产品更新换代等环节的运作成本,致力于提高产品和服务的统一程度,减少差异性带来的后续成本。这是技术含量更高的一种战略采购,是整体采购优化的充分体现。
采购产品差异性所造成的无形成本往往为企业所忽略,这需要企业决策者的战略规划以及采购部门的执行连贯性。
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