巧用2个Excel函数，提高采购工作效率

Excel中有两个函数，让我们领略到Excel函数的威力，一个是VLOOKUP，另一个是SUMIF，这两个函数 对采购做报表和数据分析有极大的帮助！

为什么是这二个函数？

因为查找引用、条件求和在我们日常工作中是最普通的需求。

在Excel中能满足这二个需求的函数并不只有这二个，比如用LOOKUP、INDEX+MATCH也可实现查找引用，有时甚至比VLOOKUP更好用。用SUMPRODUCT也能实现条件求和，并且还可多条件求和。但VLOOKUP和SUMIF是最常用、最简单易上手的。  

VLOOKUP为什么重要？  

因为它可极大的提高我们的工作效率。给你讲一个我身边的真实案例吧！

十五年前，我原单位，办公室比较宽，每个人除有一个办公桌外，还有一个电脑桌，电脑桌在挨墙而放，办公桌围在中间。平时也不是太忙，那时电脑不能上网，所以大家如果不是要用电脑做表格或账务处理，一般都是坐在中间的办公桌前。

有一位老大姐，负责材料、成本，每个月总有那么二天，都会坐在电脑桌前，很少移动。那时候我刚到公司没多久，和她不太熟，也没怎么交流。后来比较熟了，有一天我顺便问了一句，为什么每个月那几天都那么忙？她回答，要更新部品的最新单价呀。  

你知道那二天她坐在那是干什么吗？在忙着查找复制数据：在部品课拷过来的部品单价表格里，用鼠标点击查找，输入部品编号，点击查找，然后右键复制其最新的价格，再将其粘到她的表格里。周而复始，循环往复，二天之内都在重复以上机械动作。二天啊，整整二天，我知道情况后，告诉她可以用VLOOKUP函数，并教她如何使用。她这项工作就从二天减少到半小时。

你说，VLOOKUP对她来说，重要不？

有时候招聘或面试特别要求候选人会用VLOOKUP，其实这可做为一个筛选器，就象招聘时要求有大学学历一样。如果会用VLOOKUP函数，说明你用过Excel，还会常用的函数，至少说明你Excel水平不会差到哪去。仅此而已，并不是VLOOKUP有什么特异功能，让人力资源如此看重此函数。

vlookup函数的语法格式

=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)

=vlookup（在数据表第一列中查找的值，查找的范围，返回的值在查找范围的第几列，模糊匹配/精确匹配）

参数Lookup_value——在数据表第一列中查找的值，形式可以是数值，文本，字符串或引用。  

参数Table_array ——查找的范围——table_array 的第一列中的数值是否按升序排列——决定模糊匹配还是精确匹配。

参数Table_array （查找的范围）的第一列必须是第一个参数Lookup_value（在数据表第一列中查找的值）所在的列。

参数Col_index_num——返回的值在查找范围的第几列。 

Col_index_num =1时，返回 table_array 第一列中的数值； 

Col_index_num =2时，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。 

Col_index_num 小于 1或者大于table_array 的列数都会导致vlookup函数返回错误值。

参数Range_lookup ——模糊匹配/精确匹配。FALSE（0）省略为精确匹配。TRUE（1）为近似匹配。

VLOOKUP应用举例：

如下图所示，查找个厂商配件的价格。

1.输入公式=VLOOKUP(B2,$E$3:$H$7,2,FALSE)

1. 参数Lookup_value——在数据表第一列中查找的值（火花塞）

   参数Table_array ——查找的范围（E3:H7）

   参数Col_index_num——返回的值在查找范围的第几列（2这里由厂商决定，日本丰田在第二列）

   参数Range_lookup ——模糊匹配/精确匹配（由于table_array 的第一列不是升序排列，精确匹配）。
   
   

2.如图所示，由于参数Col_index_num——返回的值在查找范围的第几列（它的值在变动，例火花塞=2，变速箱=4，引擎=3）

输入公式=VLOOKUP(B2,$E$3:$H$7,MATCH(A2,$F$2:$H$2,0)+1,FALSE)

通过match函数确定参数Col_index_num的值。这时只要在C2单元格输入公式，下拉就能得到所有查询值，不要像上面一样去判断。

SUMIF还可以用来对于不同commodity的汇总统计，一个采购预算报表可能几千行采购产品，如果每个产品定义了相对应的commodity code. 可以很快统计出来每种commodity的采购额分别是多少。

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