不会说话？记住这三个模板，搞定90%的职场沟通
这些场景，你一定不会陌生。
准备了好久的提案，讲了半天，老板不置可否，只让你回去再想想；
跟同事交接工作，明明讲了好多遍，做的时候又出了差错；
跟客户沟通过的事情，过了几天，客户又打电话来追，这才发现双方理解有误……
我在《这些工具，可以将团队的战斗力提高300%》讲过，一个团队能否发挥出高效的战斗力，很大一部分因素，在于「协作成本」。
协作成本里面，最关键的是什么呢？就是沟通。
可以说，一个项目的执行过程，就是不断进行沟通的过程。团队内，团队外，对上级，对老板，对伙伴，对客户……如果这中间有哪个环节失灵，后果可能会十分严重。
往小里说，一项工作对接有误，可能就要重新做，几天的努力付诸流水。
往大里说，跟客户沟通出错，就可能导致整个合作取消，使公司蒙受巨大损失。
那么，如何提高职场沟通能力，让沟通更加有效呢？
分享三个非常基本、但是常常被人忽略的小技巧。
1. 要点法
日常生活中，我们可以随意组织语言，可以旁敲侧击，可以用大量的话语去表述一个意思，但是在职场中，这些情况都要避免。
职场沟通，最核心的一点，就是需要建立「信息点」的意识。
在你跟别人沟通之前，可以想一想：我需要向他传达哪些信息点？如何才能最简练、最有效地把这些信息点传达出来，尽可能降低对方的接收成本？
在这个基础上，再尽量减少冗余信息，提高信息浓度，用最精准的语言，把信息点表述出来。
简而言之，最需要考虑的，是「精简」—— 亦即用最简洁的语言，表达最全面的信息量。
不要考虑过多的修饰、铺垫，这些只会增加对方的理解成本。你要做的是，让对方能够立刻意识到：你要传达一个什么信息，这个信息的内容是什么。
这里面，最常用的一个技巧，就是要点法。
这个技巧非常简单，但在职场中，十分有效。
从心理学的角度讲，人对于复杂信息的理解，最根本的模式是「分类」。也就是说，当你面对一段复杂的内容时，你下意识的第一个反应，就是对其进行分类：
这段话讲了什么？可以分成哪几块？每一块分别讲了什么内容？
紧接着，你就可以把这段复杂的内容，进行归约，转化为有效的「信息点」，从而有序地储存进大脑里。
所以，开宗明义「我要传达什么信息」和「这个信息有几个要点」，可以让对方对接下来的内容有一个心理预期。让对方知道：你要讲的是什么事情，范围是什么，我需要调动起大脑中哪些相关的信息，来更好地理解你要说的内容。
然后，直接表述「信息点」，则可以帮助对方节省「转化」的过程，尽量避免信息的失真。
举个简单的例子：
经理，昨天跟某主播沟通过了，他提出了一些要求，我总结成下面三点：
第一，签约费50万，先付50%，一年期满再付尾款。
第二，打赏所得，平台跟他按55分成。
第三，每周至少直播5次，至少2次首页推广。
（数据是杜撰的）
这个信息的传达，就非常简洁、直接、有效。经理不用去思考主播的诉求是什么，只需要考虑：我能不能满足这三个要求？就可以了。
最后提三个需要注意的点。
1）阐述要点的时候，不要超过4点。因为人的短时记忆只能记住4个单位的内容，超过4点的话，会令对方感到「超负荷」。
2）各个要点之间，在逻辑上必须彼此独立，互不交叉，否则会给人十分混乱的感觉。
3）每个点只讲述一个事情。如果过于复杂，就把多件事情合并成一件，分层次讲。
2. 倒推法
职场沟通中，最容易发生的一个问题，就是站在自己的角度说话，而没有考虑，对方想听到的内容是什么。
这是许多职场新人最容易犯的错误。
例如：当老板问你「某个事情搞定了没有」的时候，很多人第一反应，也许是脱口而出：
「我做了很多努力。我跑了十几个地方，花了多少多少时间，见了多少多少人……」
大家都会有一种心态：我做了这么多，没有功劳也有苦劳，虽然任务没有完成，但老板应该也不会责罚我吧？
这就是一种非常低级的错误：为自己辩解。
老板最想知道的，并不是你做了哪些努力，也不是你有多么辛苦，而是：
任务有没有完成？为什么没有？什么时候能完成？
你为之所做的努力，应该放在后面再说。一个合格的老板，是绝不会不了解详情，就随意责骂下属的。
再举个例子。
当老板问你「昨天客户都说了什么」的时候，很多人会怎么做呢？会按照时间顺序，把客户说的话简要概括下来。
「一开始怎么样怎么样，后来怎么样怎么样，再后来……」
这同样是十分低效的。如果老板想听原文，直接录下来就行了。
老板想知道的，是昨天的会谈得到了一个什么样的结果，这才是最重要的。
所以，当我们进行汇报时，可以遵循这个简单的方法：倒推法。
这其实也是一个「What - Why - How」的模型（社群里的朋友和Live的听众应该知道）。
这样组织信息，可以有效传递最重要的内容，并通过逐步的引导，给老板一个完整的方案。
这才是真正站在接收者立场，从别人角度出发的沟通方法。
这种模式，会极大地提升你的专业性和可靠性。
3. 两面法
你应该听过「电梯30秒」理论：假如你和老板（或者客户），在电梯里相遇了。你应该如何利用这短短的30秒，把你的方案（或者产品）推销给他？
这是一个非常常见的场景。当然，未必是电梯，办公室也有可能。重点是，绝大多数时候，老板和客户都非常忙。如果你不能用最短的时间抓住他的注意力，将你想表达的内容传达给他，也许你就会失去机会。
那么，如何在尽量短的时间内，将你的方案讲清楚呢？
可以尝试这个「两面法」。
你应该已经发现了，这也是一个「What - Why - How」模型。这是最符合认知的结构。
这个方法，需要注意的地方是什么呢？主要有两点。
第一，是 Why 1 和 Why 2 的区别。
前者主要阐述，这个方案的优点是什么？能够产生什么效果？后者则阐述，这个方案能解决什么问题？为什么我们要采取这个方案？
两者结合起来，可以为你的方案，提供强有力的论证。
另一方面，人都是有「损失厌恶」的。用「能够解决什么问题」来作为佐证，会比单纯用「它有什么好处」，更容易吸引注意力。
第二，是可行性。
可行性是什么呢？就是，执行这个方案的难度是什么，需要付出什么条件和资源。
在阐明必要性（Why）之后，用可行性来作结，会有一种「呼吁行动」的效果 —— 在听完必要性之后，对方往往会习惯性地考虑「那这个事情要怎么做？」这时，如果你直接给他一个答案，告诉他：这个事情可以做，而且很简单。就会成为一个强大的推动力。
举个简单的例子。
经理，我认为我们应该做一次事件营销。一方面可以带来更高的曝光和传播效果，另一方面，我们现在的效果推广已经有点疲软了，成本太高，也可以开拓一个新的推广渠道。我认识一个团队，就是上次那个xxxx事件的策划，效果很赞，可以去问问看。
当然，最主要的，还是事先的周密准备和规划。好的内容，永远才是一切的核心。
今天先分享这几个技巧，下次再聊聊比较高阶的一些方法。
希望能帮到你。: )
THE END
- 晚 安 -
我是 Lachel，可以叫我 L 先生
互联网经理人、高效管理达人
知乎 8 万关注、24 万赞作者
LinkedIn / 36 氪 / 插坐学院特约作者
很高兴认识你 :)