财务机器人案例专题一【人才&实务】
【案例一】报销流程自动化
(1)案例背景
近年来，RPA自动化的理论和技术日益成熟，加速渗透到各行各业中。某信托公司通过财务机器人代替传统的人工操作，提升服务水平，引领信托业财务机器人应用潮流。
对该信托公司财务报销而言，一方面公司每年有大量增值税发票需要处理，发票的票种繁多，传统的人工审核方式效客低质量不稳定。另一方面为加强合规控制，财务人员设置了复杂严密的报销流程，单据发起人需要耐心填报各种单据信息，财务人员更要细心地悉数复核。繁杂的报销流程，不仅影响员工日常工作，而且时常由于其重复性和机械性导致低效率。
(2)报销流程自动化
为解决报销流程的痛点，公司实施了自动化解决方案，财务机器人的应用助力公司打通业务流程，极大提升了业务效率。
该公司报销流程中的财务机器人运作如下:
登录报销系统，查询需要审批的报销单;
选择报销单，下载发票附件;
从图像中识别发票信息，输人税局平台中自动输人验证信息进行发票查验;
核对报销单，追加审批意见和附件;
审批或驳回报销单。
全天待命的财务机器人能够自动检查待审批的报销单，提取其中的发票图像，完成发票识别、真伪校验、信息输人，并自动生成自然语言的审批意见，邮件反馈给申请人和财务人员。相应地，通过票据影像化、结构化、数据化，企业对费用的内审管控也可在线高效便捷完成。
(3)报销流程自动化收益
报销流程中的财务机器人上线后，审批流程的响应速度加快到几近实时，填报和审批的时间至少节约50%,发票的识别准确率提升至近100%，审核的精细度、时效性得到了大幅度的提升。
如下图所示，将报销流程自动化实施前后的工作情况进行对比，可看出财务机器人应用的极大优势。繁琐重复的信息输入和校验工作交由财务机器人完成，报销申请人员和审批人员从此得以摆脱手工重复性工作，投入更多精力于高附加值的工作中，极大提高了员工的自身价值感和工作满意度。
【案例二】发票与订单核对流程自动化
(1)案例背景
不论在哪个企业，发票到付款流程都非常关键，而且具备较高的风险。发票到付款流程涉及许多人工对账和团队之间的沟通工作，在这个手动流程中，企业需要花费大量时间来梳理发票、核对发票与订单的一致性，并处理付款事宜，可能不能保证按时付款给供应商。
某IT公司采购部每年要与数千家全球供应商打交道，管理的交易金额高达数十亿美元。这些交易每年会生成约200万张发票，采购部必须立即处理这些供应商发票，并支付相应的款项。他们以电子方式接收发票并支付资金，但有时因为发票与相关采购订单之间的不一 致，财务部门无法按照发票上的金额支付资金。而消除这些流程障碍需要大量人工干预，这又会耽误发票的处理。
(2) 发票与订单核对流程自动化
该公司采购部通过财务机器人的应用，自动执行发票与采购订单的核对流程。为了做好实施准备，针对流程的每个步骤进行了一次动作研究，设计最可行的解决方案，从而提高利益相关者的价值、效率和生产力。
实施项目分为三步:
设计流程图，包括现有的流程和未来的流程;
创建概念验证;
开发机器人，机器人将自动识别发票和采购订单之间价格和数量的不匹配或异常，为采购商提供下一步行动建议，以便解决未结发票问题。
(3)实施RPA的收益
该公司采购部利用财务机器人完成大量重复性任务，自动执行发票与订单的核对流程，从而节约时间和精力，提高处理质量，并规避风险、加强管控力度。
实现自动化后，机器人管理着95%的发票只有不到10%的发票需要人工处理。因此，采购商可以专注于更高价值的任务
自动化流程能够让核对流程保持全天候进行，极大地节省了时间。
通过加快处理发票，缩短发票周转时间，每张发票的处理周期从32分钟缩短到了90秒。
发票自动验证，有效规避了人工查验的疏漏和风险，提高了发票处理质量。
【案例三】增值税发票开具流程自动化
(1)案例背景
某行业领先的低压配电及工业自动化全面解决方案供应商，产品广泛应用于电力、能源、建筑、工业、基础设施、冶金和航天等行业。
目前，该企业在中国大陆拥有超过10000名员工，应品销往50个海外国家。随着企业规模不断扩大、销售业务不断拓展，公司财务部门专职负责开票的员工每月需要收集全国600 余家销售客户的数万份销售记录，按照客户的需求开具5000余张增值税发票。每到月末，财务部门需要加班到深夜，以完成平日3~4倍的工作量，保证月结顺利结束。
(2)开票流程自动化
在开票过程中，财务人员需要收集并识别符合开票标准的销售单类型，再根据客户需求选择特定金额的销售单，从SAP系统中导出待开票的数据，经手工修改特定要求后，导入发票管理系统中完成开票操作，并将开票完成的记录回传进SAP,才能最终完成一份开票操作。为了提高财务部门人员配置的合理性和有效性，该企业基于如下标准，设计相应的程序，运用RPA优化了财务开票流程。
在充分了解客户需求、全面梳理业务流程的基础上，对复杂的事务进行优化、顺序调整或合并，以期达到减少人机交互次数、缩短跨部门跨业务等待时间的目的。
在拆分细化复杂事务，形成模块化流程的基础上，对简单的流程规范操作步骤、定义执行标准、统一管理模式，以期获得最佳运营秩序和规模效益。
在操作环 节结构化、操作步骤规范化的基础上，进行机器人自动化设计、开发和测试，并对自动化运行的结果进行记录，以期达到解放重复性劳动力、实时监控运营情况的目的。
(3)开票流程自动化的收益
运用RPA进行增值税发票开具后，每个开票流程可由20分钟缩减到5分钟，每个全职员工每天的工作时间可缩短6小时，效率提升75%，而且在月末关账的峰值时段，机器人7 x24小时的不间断工作能够很好地缓解财务人员的工作压力。
自动化实施后，大多数开盘才做由财务机器人自主完成，财务工作人员只需负责在发票打印完成后审核盖章，从机械的劳动工作者转变成了机器人的管理者，提高了财务部门人员配置的合理性和有效性，达到了人力资源和工作强度的“削峰填谷”。
本文内容摘取自《财务机器人——RPA的财务应用》第六章
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