实用！防“会虫”手册，媒体人公关人都需要！
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导读
作为媒体转型的一个重要变化和趋势，由媒体主办承办的论坛、峰会、沙龙等各种活动越来越多。而总有一些不务正业的人，冒充嘉宾或记者，参加各种会议，骗吃骗喝骗礼品骗劳务骗关系，把会议和活动变成了他们的生财之道，这些人就是通常说的“会虫”，要做重点防范。
如果是预算多的高大上会议，建议聘请相关会务公司提供服务，从嘉宾管理、观众报名到现场签到入场，会务公司会用一系列技术手段保障参会人员的“纯净”。本文讨论重点是公司或媒体自身承办的预算较少的中小型会议。
12月初，《传媒茶话会》对话北京商报社副总编辑江丽，阿芙市场总监姜承明，新浪集团公共关系战陶陶，年糕妈妈公关总监宣宁，取各家之所长，为您奉上最实用的“防会虫”宝典。
会虫“混会”目的不同，对会议造成的伤害也不尽相同，大致可分为以下几类。
冒名顶替型
这类“会虫”最常见。手里攥着或真或假的名片，冒充媒体或企业人员，穿梭于各大会场。不但骗吃骗喝，甚至还可以骗取会议主办者的“尊重”，获得活动方为嘉宾准备的礼品或劳务。甚至出现过一个“会虫”常年冒充同一人的情况。
02
顺手牵羊型
这类“会虫”最可恶。常常会趁人不备，窃取与会人员或会议组织者的各种贵重物品，是需要重点打击的对象。
03
借船出海型
这类“会虫”最有迷惑性。往往衣着光鲜、举止得体，他们的最大特点就是尽力往嘉宾席或者前排靠近，一有机会就和与会嘉宾攀谈——其目的是推销保险、理财或者介绍自家公司，寻求商业合作。
04
无业游民型
同业里最“low”的。混吃混喝，领“普惠”性小礼品，有的还会在会后捡水瓶和活动资料卖废品。常见于大型展会。
无论是骗吃骗喝还是冒名顶替，“会虫”都会对会议和活动造成伤害，一方面主办方会遭受一定的经济损失，另一方面，会破坏嘉宾的参会体验。
值得警惕的是，“会虫”已经从最初的单兵作战渐渐发展成了一个产业，甚至出现了养“虫”专业户，或称“会头”。“会头”手里掌握大量会议活动资源，可以随时调遣、委派不同年龄的“会虫”参加各种会议活动，谋取利益。他们有组织有纪律，花样繁多，防不胜防。
魔高一尺，道高一丈。以下14条防会虫小妙招，供大家参考。
01
与嘉宾保持沟通
负责接待的工作人员最好与接待嘉宾有过前期交流，有嘉宾的电话或微信，随时掌握嘉宾动态。如有人表示是代替某位嘉宾而来，立刻联系原嘉宾确认。如果人手足够，可尽量将嘉宾细分，每个工作人员只负责几个人的对接，增加有效交流的概率。在签到时，也可要求签到嘉宾向前期对接人员发送微信消息，证明身份。
02
小心签到表“泄密”
曾经发生过这样的情况：某会议主办方打印好签到表，于会议开始前放置于签到台上。签到表上单位、姓名、电话等信息一应俱全。此表被“会虫”拍到并扩散，引来多位会虫冒名顶替。由于能够熟练报出电话号码、职务等信息，会议主办方并未警惕，多份礼品被冒领。
建议媒体及企业，签到表只写嘉宾单位，隐去职务姓名等具体信息。签到表不要随意放置在桌子上，以免被“会虫”偷拍扩散。签到时签到表朝向自己。
03
定向接待，分工明确
同一场会议或活动邀请的嘉宾身份有所不同，可能包括了VIP嘉宾、企业代表、媒体等等，应分开签到，并尽量安排对该领域熟悉的工作人员负责签到。
04
提前打印照片，熟悉嘉宾面相
对于重要参会嘉宾，签到台工作人员要提前备课。可以搜索并打印照片，提前熟悉，并带到签到台备用。
05
注意语言技巧
嘉宾来到签到台后，可以先询问对方来自哪个单位，对方回答后，不要按照邀请名单主动报出人名，比如“您是张三老师吧？”这样的问法很容易被会虫钻空子。正确的方式是：“请问您的姓名职务是？”让其自己报出，与名单核对。如有不符，暂缓礼品、劳务等发放。
06
设立内部沟通暗号
当遇到不请自来的人时，可以对同事说“那边还有一位想要参会的老师，但是他不在我们的名单之内，你负责接待一下。”其实是发出信号：“这个人要盯紧。”再如，可以准备不同的资料袋，一份只放相关文字资料，一份放文字资料和礼品。如发现是“会虫”，可以说“把文件给这位老师”，如不是，则说“把资料给这位老师。”
07
活用现代科技手段
比如建立微信群，制作电子邀请函，或者利用一些活动平台发放电子门票。通过二维码验证入场。
08
警惕一唱一和
会虫之间也会打配合。常见的有，一人走过来与正在签到的另一人打招呼，并聊着某个会议或对方单位的情况，达到互相证明的效果。如果和邀请名单不一致，要及时联系原嘉宾核对。
09
不要迷信名片
名片印刷没有门槛，基本是想怎么印就怎么印，所以名片不是证明身份的充分条件。曾经出现过这样的情况：某一会虫常年冒充某一媒体记者，直到某次会议上，“李鬼”被“李逵”捉了现行。网站编辑身份常被冒用，需多加注意。
10
控制宣传信息量
以内邀嘉宾为主的高规格会议，公开宣传时可以不提会议地点，通过短信或微信单独告知嘉宾。
11
沉着冷静，不慌不忙
“会虫”多在会议开始前的签到高峰期趁乱一拥而入，这时不要慌张，仍需确认好每一个人的身份。对行为举止奇怪的嘉宾多加注意，比如东张西望，找理由不拿名片，对礼品过分关注等。
12
签到负责人很重要
签到台至少安排一位有经验，对重要有嘉宾了解，对活动签到有经验的人，不要完全由新人或实习生负责。
13
中途离场嘉宾要注意
有些会议是在结束后发放礼品，因此会有“会虫”在签到结束后溜入会场，再假装中途离场，向工作人员索要礼品。这种情况下，同样需要核实嘉宾身份，不能放松警惕。
14
总结经验，记录传承
会议结束后，如果遇到了会虫，造成了损失，要及时开会总结，避免下次出现同样的错误。建议制作文字版的“内部活动接待手册”，规范管理以及活动操作流程。
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