纪实 | 删繁就简三秋树 领异标新二月花——记上海嘉定法院电子卷宗单套制改革历程
桌上原本堆叠如山的卷宗消失了，代替的是32吋液晶弧面屏。没有来回传递的费时麻烦，没有繁复的目录校对，这里正在进行一场深刻的数字档案革命。
2020年9月，上海市嘉定区人民法院被确定为全市第二批试点法院，同时也是年案件量达万件级以上的基层法院中的试点单位。一场关于电子卷宗“单套制”归档的改革正式拉起帷幕。
改革来了，要怎么办?
什么是电子卷宗“单套制”归档？如何实现电子卷宗“单套制”归档？怎么在短时间内落实和推进改革工作？
为此，嘉定法院第一时间召开党组会议，成立院内专项试点工作领导小组，研究制定实施方案。对外，组织相关干警前往试点单位进行交流学习；对内，选取特定审判、执行团队以及特定类型的案件进行先行试点，并就操作流程、归档标准和技术保障问题召开工作推进会、干警座谈会。
改革势在必行，一切在有条不紊地推进。
删繁就简
开启档案管理新篇章
“归档效率提高啦!”
电子卷宗“单套制”归档改革，即形成以电子档案为唯一归档方式，将确有必要的纸质原件以电子档案附件形式归档的诉讼卷宗归档和管理模式。
与传统的纸质归档模式不同，“单套制”模式下，当事人现场提交的申请立案材料完成扫描后，书记员要就审理过程中产生的相关材料，按照原告、被告、法院、第三方等来源进行分类送扫。如有非纸质材料，例如音频资料等，则需要书记员自行上传至电子卷宗中。相较于纸质归档出现多轮证据时的耗时长、手续繁琐，改革后，新证据可以随时送扫，实时上传，并形成专属IP，即档案材料送扫完毕后，归档系统会根据材料内容自动识别目录和文件名，并生成相应的归档卷。其中的档案材料，书记员可以手动调整顺序、一键修改，减轻了工作量的同时，也降低了归档的差错率。
“档案库房减压了!”
未来电子数据、电子文件将会呈现指数级增长，以追求高效、智能、便捷和环保的单套制归档体系应运而生。过去需要耗费大量纸张的归档工作，现在依靠区块链、元数据、云计算等现代科技，即可实现对电子档案利用周期的压缩，缓解了档案库房的压力，原来的纸质图书馆变成了移动的“电子图书馆”。
领异标新
打造嘉定法院新名片
01
运用可视图，优化流程
为明确试点工作分工，优化试点工作流程，将电子卷宗归档繁复的流程以简易的图表形式概括，对重要的工作内容予以提示。目前，流程图已经更新至第五版。
02
一个百人群+N张汇总表，助力问题化解
为汇总和反馈问题，构建“反馈—处理—上报”的协调机制。摒弃以往“单打独斗”的执行模式，建立微信群，使得各部门能随时“零距离”沟通，有问题能及时得到回复；为避免信息不对等，群内实时更新注意事项，对电子归档中的难点和困惑点进行解释。此外，针对试点工作中的系统问题、需要类型化处理的难题，统一制作“问题汇总表”，做好信息汇总和传达，及时向上反馈，提高试点工作效率。
03
成立专属团队，让扫描“立等可取”
档案材料的扫描速度和成像质量，与电子卷宗整理与归档进度有着密不可分的联系。通过组建电子卷宗采集中心和电子档案整理中心，整合原有社会化扫描人员，依据《外包人员档案安全管理工作规定》《档案数字化加工流程》等制度规定，明确相关工作要求和管理职责。
此外，每个派出法庭都至少配备1名诉中电子材料采集人员，对卷宗扫描“立规矩、定时限”，确保扫描基本做到“立等可取”。
04
制定考核体系，提高归档质量
为更好地规范电子卷宗单套制归档体系，提高归档质量，根据相关政策和规范，制定了有关电子卷宗归档改革的监督考核体系，定期检查抽查电子卷宗归档情况和质量标准，并将考评结果纳入考核和绩效管理体系，形成对推进案件归档改革的有效约束和激励机制。
新目标 新征程
自2020年9月至2021年第三季度，经过近一年的改革实践，嘉定法院从“初步试点阶段”“扩大试运行阶段”，已进入电子档案“单套制”归档“全覆盖运行阶段”。
电子卷宗“单套制”归档改革是深化在线诉讼的基础性、前提性工作，也是倒逼电子卷宗随案同步生成，实现全流程网上办案流程衔接和闭环管理的“最后一公里”。当事人和律师不仅可以直接通过诉讼服务平台进行网上立案、在线诉讼，还能实现电子卷宗的一键查阅，这使得足不出户的“云”立案、“云”庭审和“云”阅卷成为了可能。而“云”的出现，也使其在新冠肺炎疫情期间大展拳脚，做到了疫情防控和审判工作两不误，既减少了人员聚集流动，又充分保障了诉讼当事人的合法权利。此外，审执工作同样实现了全程留痕、全程公开与全程监管，法院的办案质效和司法公信力也进一步得到提升。
截至2021年9月底，嘉定法院累计按电子卷宗单套制归档案件26073件，涵盖全部案件类型。其中，2021年度新收案件结案归档19513件，电子卷宗覆盖率达到100%，试点改革工作得到了稳步推进。
下一步，嘉定法院将继续把电子卷宗“单套制”归档改革工作与正在推进中的网上立案、互联网办案、庭审记录改革、电子送达工作结合起来，实现多头并进，形成多节点、跨时空的现代化审判新模式，擦亮“全流程网上办案体系”这张新名片，同时进一步落实“数据法院”建设目标，借助科技的力量，不断优化司法服务，提高办案效率，切实满足人民群众的多元司法需求，力争形成更多可复制、可推广的经验，为区域建设和城市发展提供更加优质的司法服务保障。
单位：上海市嘉定区人民法院
本期责编：马聪
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