秘书实务|划重点：公文格式应注意的问题(含字体、字号)【转发】

2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》。国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）于2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施。

全国各级党政机关的公文都应该遵循此条例和新公文格式标准。

《党政机关公文格式》将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。

按照《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素编排时需要特别注意的方面

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，版头有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人6个要素，其中前3个和第6个要素不是所有公文都有；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主体有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，版记有抄送机关、印发机关和印发日期两个要素；页码是版心外要素。

1.关于发文字号

发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。发文字号应该注意的问题是括注年份的是六角括号“〔〕”，而不是方括号“[ ]”。正文引用文件名称后圆括号里的发文字号中，一样应该用六角括号“〔〕”。下行文的发文字号居中排列；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

2. 关于标题

公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,容易出现的问题是发文机关名称经常被忽略。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。三个机关以下联合发文，应该列出所有机关的名称，四个以上机关联合行文时，可采用排列前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。逐级多次转发的公文，拟标题时，可直接写所转发公文的标题，但要去掉原发文机关名称，“转发”前冠转发机关名称。如果转发的是“通知”，可只保留一个“通知”。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。

3. 关于主送机关

主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（编排方法见本文中“关于版记”。）

4. 关于正文及序次语使用应注意的问题

公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中结构层次使用序次语应依次为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。特别注意的是，第一层次“一、”后面是顿号，不是逗号，也不是下脚点（齐线实心圆点）；第二层“（一）”后面不能有标点；第三层“1.”中是下脚点，切不可用顿号；第四层“（1）”后面不能跟标点。层次序次语不能反序使用，可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可以选用 “1.”。同一个层次，使用的序次语形式必须一致。另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗号，而不能使用顿号。（非公文材料行文中，有时用外文字母表示顺序，字母后应该使用下脚点，如“A .”或“a .”，切不可用顿号。）

以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。

另需注意的是，序次语后如果使用小标题，标题结尾不应使用标点符号，如果使用句号，将失去小标题的身份，而成为本段的起领句，句号后不宜另起段，应该连续行文。

5.使用附件说明和附件应注意的问题

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，即附件说明。“附件说明”的标注规范：在正文之下空出一行居左空两个字编排“附件”二字，“附件”后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件名称本身也不加书名号；如附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有多个附件，使用阿拉伯数字加下脚点标注顺序，顺序号上下对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号顶格编排在版心左上角第一行（注意！“附件”两字后不加冒号），附件标题居中编排在版心第三行；附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，格式要求同正文。

需要注意的是在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，不在“附件说明”中列出，不按附件处理。

6.关于发文机关署名、成文日期和印章

加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

成文日期是公文生效的时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.关于附注使用应注意的问题

附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明，如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号；下发的公文可在附注处注明公文的传达范围和是否公开发布等。附注不是对公文内容的解释或注释。

需要特别注意的是，附注的位置要在“成文日期”的下一行，居左空两字，用圆括号括入，回行顶格。

8.关于版记

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。

2012版国家标准规定，版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。双面印刷的公文，版记一定要在偶数页上。骑马装订的公文，不管前面的空白有多少，版记也要放最后一面。

9.关于页码

使用阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

10.关于公文字体字号

公文的秘密等级、保密期限和紧急程度  用3号黑体字标示。

发文机关标志  推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目、美观、庄重和不大于上级机关为原则自行酌定，最大不能等于或大于22mm×15mm。

发文字号  3号仿宋体字。

签发人  3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后的签发人姓名用3号楷体字。

公文标题  用2号小标宋体字（宋体加黑）。

主送机关  用3号仿宋体字。

公文正文  一级标题使用3号黑体字，二级标题使用3号楷体字，其他部分全部是3号仿宋体字。非正式文件材料可根据需要做字号调整，字体起醒目作用，不变为宜。

附件说明  用3号仿宋体字。

附件  “附件”二字用3号黑体字。

附注  使用3号仿宋体字。

抄送机关  用4号仿宋体字。

印发机关和印发日期  用4号仿宋体字。

页码  用4号半角宋体

来源：《吉林省第19届全国推普周宣传手册》

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