秘书实务 | 李泳思：浅析《致全县人民群众的公开信》
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浅析《致全县人民群众的公开信》
-文- 李泳思
2018年9月7 日“怀集发布”公众号发布了一则《【扩散】@所有人，这里有封信请你查收！》的推文，推文中题为《致全县人民群众的公开信》，主要内容如下：
基于对秘书学的相关了解和认识，笔者对本则推送内容有以下一些看法：
根据公众号的账号主体信息显示负责运营机构是中共怀集县委宣传部，于2015年9月22日完成微信认证。可见此信息的发布是真实可信，具有权威性。
（“怀集发布”公众号首页）
从公开信内容来看，主要是为了回应关于土地整改工作的群众误解和谣言，并根据相关法律对违法占地、违规建设者进行提醒，具有一定的普法性。
随着网络和科技的快速发展，“自媒体”时代的到来，网络社会治理成为国家社会治理的一个重要组成部分，政务不可忽视网络舆情的管理和应对。因为，通信工具与软件的更新换代，群众能够在阅读新闻，了解社会热点问题中快速、多面、及时地获取信息，但同样也存在不良信息、偏差舆情通过网络进行传播、发酵。
习近平强调，网络空间是亿万民众共同的精神家园。网络空间天朗气清、生态良好，符合人民利益。网络空间乌烟瘴气、生态恶化，不符合人民利益。在信息化快速发展的时代，群众不只是接受者，同样也是信息的传播者，在微信、微博上动动手指，选择转发就能轻易将信息传播出去。随着信息载体多样化，传播速度不断加快，许多消息不胫而走，尤其是偏差性舆情，如果不管不问或迟语失语，网上负能量就会大行其道。我们需要的是一个信息正确、言论正面、观点积极的互联网环境，而非存在虚假信息、网络谣言、网络陷阱的无序网络氛围。
总的而言，政府在群众舆情面前，要做实发事件的“第一定义者”，秘书作为信息处理者，需要不断提高媒介素养，活用政务公众号等新媒体平台，在面对群体性网络事件时，要当好“救火员”，把握好网上舆论引导的时、度、效，尽快了解事实的真相，披露和发布相关信息。
“怀集发布”政务公众号在文章标题都会才有“【】”符号用于对推文内容进行分类，“【】”符号内为推文类型，“【】”符号外为推文标题。笔者翻查了此条推送日期前后，公众号近两月以来（2017年8月1日至2018年10月1日）标有“扩散”字样标题的推文，共24条。“扩散”，顾名思义，就是扩大散布的意思，多指信息的大范围传播。所以，此标识下的内容大致由以下几个部分组成：一是大型活动预告，如：8月2日的【扩散】看省运会，怀集19个镇乡美食特产等着您；二是招聘信息发布，如：8月13日【扩散】包食宿+买社保！怀集最新“笋工”等你来；三是是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，地方性条例，具有指导工作、周知群众等性质的公告、通告、通知等公文，如：9月17日的【扩散】防空警报试鸣通知！九一八，勿忘国耻，实质内容是肇庆市人民政府关于防空警报试鸣的通告。然而，目前公众已存有“活动”、“招聘”、“回顾”专栏，甚至还有“公告”这一分类，导致与“扩散”专栏内容有混杂交叉的地方，推文性质分门别类不明显。
（“怀集发布”扩散专栏搜索结果）
根据统计，扩散类推文数量较多，发布次数较为密集，所以有必要进一步做好文章的分类。笔者认为，应重新制定较为明确的分类标准，可将“扩散”专栏变得更为纯粹，专用于发布公文，提高政务公众号信息服务的指向性，便于读者能够在每日多条推送有所选择地进行快速阅读，获取信息。
3.1
公开信的内容
结构又称谋篇布局，是文章内容排列组合的构造形式，是写作中有了明确住址、恰当的材料之后，要进行的重要工作。从结构上来看，此公开信结构非常清晰，共3段，分别交代了5月以来怀集县土地整改工作现状，网上出现对强制执行个案的异议与不实言论，法律对于强制拆除问题的解释，政府部门希望及告诫，呈现“发现问题——解决问题”的行文思路，符合公文合理、严谨的要求，使读者能较好理解和掌握文章的内容要点。
因此，从内容来看，信件没有明显的错误，但值得关注的是：
第一，怀集县政府发布此消息是为了回应网络偏差舆论，希望群众理解、支持并配合土地整改工作，对于极易转变为公关危机的网络舆情是否以正规的公文文种撰文更佳呢？若是，应该选用何种文种？
第二，若是基于运营者充分发挥政务公众号贴近群众生活，具有较好的双向沟通的优势，以信为载体拉近政府与群众距离，在土地整改法规上循循教导的背景，公开信是否适用？
再则，延伸而论，县级政务公众号在推送涉及公文性质的推文内容，又应如何在语言上进行斟酌？笔者将从下文一一论述。
3.2
文种选择
根据公开信内容，在《党政机关公文处理工作条例》（2012年版）中，能供我们进行选择的文种有二，其一是通报，其二是通告。通报，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。从两者的定义而言，两个文种皆属告知性公文，都是从上至下将某一问题或者事项进行传达，使接受者知道。
在应对土地整改问题，宣传《中华人民共和国土地管理法》和《中华人民共和国城乡规划法》，以及教育违法占地、违规建设者的角度上来看，若使用通报文种，侧向于情况通报一类，行文结构由缘由、概述情况、提出要求三部分组成。缘由为根据上级文件对违规建筑进行拆除和整改，情况则是质疑、谣言、不实言论，要求是遵守法规，依法整改。其中，文章首段“事实评价”部分就应调整至情况概述之后，而且需要准确鲜明、不偏不倚地论述偏差舆论对整改工作的不利影响，方能为文末的提出要求作出有力的铺垫，提供明确的依据。
另一方面，若使用通告文种，偏向于规定性通告，用于公布有关单位或干部、群众应当遵守的事项的，具有明显的法规性，较强的约束力。
尽管通报和通告非常相似，但是在使用过程较为容易忽略的一点是两者受文对象不同，通报的受文对象是有明显传达和指向的下级机关，而通告的受文对象比较广泛，因其普法性强，既可以是单位，又可以面向某个群体、或者公众个人。土地整改的法律法规需要群众遵照执行，才能更好地开展工作，因此，笔者认为应选用通告这一文种，并且根据通告文种写作要求可作如下修改：
第一，简述发文缘由。公开信中用了较长篇幅交代致信起因，而在通告中，缘由一般比较精简，重点在于通告事项。可将开头部分缩减为“目前，我县出现了关于强制执行个案的网络谣言，为落实土地整改方案，对标土地整改意见，保证土改工作的顺利进行。为此，特通告如下……”
第二，罗列法律法规。法律法规是开展各项工作的准绳，在通告中应表述得更为专业、规范。对于《中华人民共和国土地管理法》第七十六条、第七十七条和《中华人民共和国城乡规划法》第六十四条、第六十五条的规定，可分点分行进行罗列，更为清晰地向群众交代土地整改中依法拆除违规建筑的依据。
第三，强调遵守土规。文章最后“提醒”二字在具有严肃性的通告中稍微显得约束力过弱，可直接删除，并将“凡未经批准擅自占用耕地建设……依法追究刑事责任”作为结尾。
3.3
公开信使用适应性
新华字典对“公开信”一词基本解释为：写给个人或集体，但作者认为有使公众知道的必要，因而公开发表的信。
笔者在知网、百度百科、万方数据库等文献平台对“公开信”关键词进行搜索，发现对公开信写作研究较少，在知网上显示仅有4篇关于公开信写作研究的文献，而且时间较为久远。但是在公务员申论考试中公开信写作却是一个常考题。
另外，通过在中国政府网、广东省人民政府门户网站、广州市人民政府门户网站、天河区门户网站等政务网站对“公开信”关键词进行搜索，发现在中央、省、市级以上的政府较少使用公开信这一文种，甚至在中国政府网上的搜索结果显示为0。省、市级别的政府只有少数公开信，如：2017年4月1日，广州市市长温国辉在《广州日报》等媒体头版发表《致全市纳税人的公开信》、2010年5月4日原广东省委常委、市委书记张广宁发出了题为《弘扬五四精神 建设文明广州——在纪念五四运动92周年之际致全市青年的公开信》。而区级以下包括街道、镇、县等行政单位使用频率较高。
（中国政府网搜索结果）
根据笔者的观察和目前不完全统计，初步认为公开信使用适用性主要体现在以下几方面：
第一，使用者多为政府职能部门、临时成立专门小组以及区级以下行政机关。如：2015年4月8日广州市农业局和广州市天河区农业和园林局联合发文的《致全市农业生产经营者的公开信》；2008年5月以天河区文化广电新闻出版局民主评议政风行风工作领导小组署名的《接受人民评议 欢迎社会监督——致天河区广大群众的公开信》。
第二，信件内容多涉及比较重大的问题，具有普遍的指导作用、教育作用和宣传作用。
第三，政府机关公开信的受文对象比较广泛。以单位一把手、领导机关等名义给有关单位或集体发出公开信。此情况在重大事件、纪念活动、传统节日中比较常见，这种信有问候、表扬、鼓励的效果，如“五四”青年节给青年的公开信等。
在一些政务公众号的研究中，许多学者通过调查研究、实地采访、跟踪测试等方法了解到目前政务公众号中语言表达情况，提出了一些建议。如：邓潇丽认为在微信行文上向轻松、活泼转变。政府微信是政府利用新媒体搭建的线上宣传平台，应该要结合新媒体的特点，多考虑订阅用户的阅读体验。罗丹提出政府部门的微信公众号在发布相关的政务信息、政策法规解读时应注重语言运用的灵活性，最大的吸引用户的注意力，使微信公众号能够具有亲和力，实现与网友的互动。程果指出虽然网络化、趣味性和煽情性的语言和内容，能够吸引用户点击和浏览微信公众号的推送内容，但政务更重要的是全心全意为人民服务，全盘网络化、全盘趣味性和全盘煽情性的语言风格并不是政务类公众号信息传播的正确选择。
在与用户关系层面而言，政务公众号是被动的，只有用户主动添加和关注后，才能给订阅者或关注者推送信息，倘若受众在初次阅读体验不佳，对公众号就会失去兴趣，不会持续了解。对于政府部门而言，信息传递的通道就会受到阻塞。所以，在与粉丝进行信息传播的时候，应充分考虑到传播内容的话语风格，提升语言魅力。
本文关注重点在于县级政务公众号如何处理涉及公文性质的推文内容，笔者认为推文语言要，不能秉承政府机关文件给予群众的严肃刻板的印象，应当灵活多变。县级政务部门作为基层机关，是最先接触到群众的，在发布信息时，要想群众所想，通过文章塑造亲民形象。
一方面，对于国家政策、法律法规及重大的事件，要用正规的行文方式地进行信息发布，使其具有权威性和准确性。另一方面，县一级政务微信语言要“接地气”，即在正确理解和传达上级文件内容与精神的前提下，可以适当采用更通俗易懂的表达方式，提高传播信息的实用性、可读性、有效性。
近年来，从中央到地方都十分注重电子政务在新媒体传播方式的创新与发展，由上至下的各级部门都在积极推动“两微（微博、微信）一端（客户端）”的发展。电子政务平台成为政府的传声筒和发声器，群众了解信息的新渠道，政府与群众沟通的桥梁。所以，电子政务平台上发布的公文或者其他代表了政府机关的文章，都必须注意规范性，选择合适的语言表达，多样的表达方式，切实为群众提供有用的信息。
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（怀集县美景）
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图文编辑：泳思
审读人员：怡然
责任编辑：老甘
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