如何做好活动的风险评估？

近两个月来，似乎所有人都很忙，会展业的金九银十特点仍然比较明显。时隔两个多月，终于等来了雨阳老师的第三篇关于活动风险管理的文章。他长期坚持在活动管理第一线，毋庸置疑工作很忙，但更重要的原因是，作为国内为数不多的CMP之一，他对活动管理品质以及基于实践基础上所提炼成的文章很严谨。

昨天给王新生老师的《展示工程与设计》（第2版）写推荐语时，我写了一段话：能将丰富的实践经验进行系统提炼，并身体力行进行广泛传播，这种置业于学的思路令人钦佩。王新生教授从事展示工程实践三十余年，同时拥有十余年的一线教学经验，是他撰写本书的坚实基础。《展示工程与设计》绝对是一本良心之作！ 

我们期待看到更多业界人士能将丰富的实践经验进行系统提炼，形成文字，惠及大众特别是会展专业的学生。

王春雷

2016年11月21日  

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雨阳老师相关文章：

风险管理的普遍原理应用到会展业的实际工作中时，它是这样一个连续不断的循环过程，这个过程由风险评估、应急预案、恢复正常、和减轻不良后果四部分组成。其中，“风险”是指会展活动中包括参会者在内的所有利益相关方、以及会展活动本身所面临的潜在威胁。“管理”是对风险发生的可能性进行监视、控制、并使风险发生后的影响最小化。

在活动风险管理中，风险被定义为不测事态发生的可能性，而不是“发生”本身。风险一旦失去控制、爆发出来之后，将对会展活动产生不同程度的负面影响。按其发生后的危害程度，常被分为紧急事态(emergency)、危机(crisis)、和灾难(disaster)三种。

在活动目标管理中，活动的风险指的是活动效果的不确定性。可能性和不确定性这两个从不同视角下所说的“风险”， 其实是一回事。风险评估，对应的英文是Risk Assessment，或者Risk Identification，就是要找出一个具体项目所面临的风险之所在，这一次，我们讲风险评估。与风险评估紧密相连的是风险分析(Risk Analysis)，将在下一篇文章中讲述。

对于活动组织方而言，在其所有的工作中，没有比参会者的安宁更重要的事情了，客人的平安健康最让主办方操心。然而，在长期和平、稳定、无忧的生活环境里，活动中的风险问题常常被人忽视，因为很多活动中的风险并没有爆发出来。实际运作当中，在一个活动项目前期策划的时候，就要纳入风险评估，风险评估是活动风险管理中的第一个重要环节，也是国际会展界在遇到各种麻烦、特别是重大事故，痛定思痛之后形成的业界共识。“有备无患”也好，“警钟长鸣”也罢，都是在提醒人们别在失去之后才知道珍惜。依笔者的经验，在活动的举办地和具体场馆确定之后，就要作项目的风险评估。

风险存在于活动的各个环节和整个过程中，包括：财务盈亏波动，准备时间不足，上下衔接脱节，过程重复浪费，流程被迫中断，嘉宾临时缺席，餐饮安全问题，过量饮酒事态，偶然极端天气，参会者体质风险，残疾人特殊要求，供应商延时拖拉，抗议，罢工，火灾，恐怖袭击等。

我们已经知道，没有人能预知所有风险。同样，人们也不会为意识到的所有风险都做准备。那么，怎么来进行活动风险管理中的风险评估呢？为了能在活动风险管理中正确地决策，对一次具体的活动来讲，风险评估就是由活动专业人士和富有经验者一起，通过头脑风暴来确定本次活动中哪些地方容易出问题、哪些风险最可能影响到本次活动的成功举办，其中，哪些风险一旦发生对本次活动的影响最坏、哪些影响次之、哪些又次之。通过这样的办法将活动面临的风险罗列出来，并依次排序。

天灾人祸

美国发布灾害权威信息的国家防火协会建议，做风险评估时，最低限度要考虑两方面的风险：一是自然风险，二是人为风险。自然风险指地质灾害、生物危害、极端气候等；人为风险又分为偶然发生的风险和有意而为的风险。这里，自然风险可以理解为我们说的“天灾”，人为风险则可以理解为我们说的“人祸”，见右图。笔者认为，除了天灾人祸这两个基本点外，还要考虑的另一个基本风险是活动中可能发生的技术故障。

内部风险

美国著名会展专家Tyra Hilliard 教授（CMP）认为，风险评估包括内部评估和外部评估两部分。内部评估是对主办方/承办方内部风险的评估，外部评估是对活动目的地、活动场馆方面风险的评估。内部风险评估包括火灾预防、人员紧急疏散措施、安保程序等，这些是活动组织方内部工作人员的职责，所以属于内部风险评估的范畴。

外部评估时，如果活动场地方已经有现成的这方面的风险评估，活动组织者在活动准备期间也要把它拿过来，和风险团队成员一起再复合一遍，并根据具体情况做相应调整。内部风险评估时，风险团队还要知道主办方/承办方的内部风险政策和风险计划，如买保险要求、财务制度、物料采购制度、员工工作手册、活动注册程序、参会者紧急联络信息的存放地以及怎样及时索取这些信息的方法等。其中任何一个环节没准备好，在风险爆发后都会手忙脚乱，至少会引起恐慌。

外部风险

除了内部风险，活动组织方还需要评估外部风险。比如，供应商的信誉不佳，食品来源渠道违法；一个国际会议的举办地或主办国家政局不稳，已经是恐怖袭击的目标；冬季举办的活动遇到举办地的大雪，造成停水停电，交通混乱，航班取消；马上就到赛事开幕的日子了，场地设施还没安装调试完毕；在活动举办期间，环卫工人借机罢工游行，等等。

为了能够恰当地评估外部风险，活动组织者及其风险团队要知道到底哪些诱因会给活动带来不利影响。多数活动组织者认为，活动前去看看政府发布的国际旅游警示就可以了，其实不然，这种关于遥远地区的旅游警示和活动本身的相关性有时候并不是很高，比如，当地交通运输工人罢工或清扫垃圾工人罢工给活动举办所带来的尴尬，是看了旅游警示也想象不到的。要避免类似的尴尬，需要和活动目的地的相关单位或风险防范部门取得联系，包括当地的会议观光局、警察局、消防队、政府机构等，搜集他们的联络办法和已经掌握的资料，包括电话号码、官方网页连接及其网站内容等，并把这些信息和资料写入本次活动的风险计划中。

另外，活动组织者可能对自己国家的各种风险了如指掌，但对一个国际活动目的地国家的潜在风险却了解不多。这种情况下，经验告诉我们，还是当地人知道的最多，他们可以告诉你什么时候会刮飓风，什么时候容易起山火，城市的某个地方夜间不安全等5。

中国国家旅游局、美国国务院、英国外交与英联邦事务部、以及许多国家的相关部门都经常在其官网上发布旅游警示，这些都是国际活动的风险团队在做风险评估时经常参考的信息资料。如果与本次活动相关的话，这些信息要及时通知给所有参会者以便控制风险。比如当地的食物可能引发某些疾病(尽管当地人吃着没事)、地摊上的小吃可能引起食物中毒、室内的自来水不能随便就喝、某个区域晚上九点后常发生抢劫、某些过激人群可能会对某个国家的公民产生敌意、当地恐怖组织可能把集会人群作为目标等等。

SWOT分析

做风险评估时，也可以用SWOT分析法，即进行这次活动的优势(strengths), 弱点(weaknesses), 机会(opportunities), 威胁(threats)几方面的分析。在SWOT分析中，优势和弱点是本次活动固有的内部因素，包括主办方因素、活动内容及流程因素、参会者因素、和其它利益相关方因素。机会和威胁是活动的外部因素，包括目的地因素、场馆因素、和其它方活动因素(如其它活动方是抗议者的目标，却给你的活动带来影响)等。

通常情况下，用SWOT分析法得出的风险清单，和通过前面说的风险评估得出的风险清单结果非常相似，但SWOT分析法的好处在于，它在风险评估的同时进行了优势和机会分析，所以能让风险团队认识到在风险发生后减轻其负面效果方面的优势，也能使活动成功的机会最大化。

风险种类

做风险评估时，不管是从那个方面入手，一般都是通过头脑风暴的办法，根据某一活动及其参与者的具体特征情况，找到本次活动可能面临的具体风险。活动所面临的风险，随着活动的不同而不同。同样的活动，随着时间地点和参会者的不同也不相同。在通过头脑风暴法列出一次活动可能面临的各种风险之后，接下来就该确定这些风险爆发后可能带来哪些后果了。

一般来说，风险爆发的后果包括以下这些方面：

1. 健康与安全。涉及参会者、活动组织方员工、参加活动的自愿者等在整个活动过程中的饮食、意外伤亡等。

2. 活动流程中断。要考虑和准备如果某风险发生，活动流程是否会被迫中断？

3. 财产损失、场地设施毁坏。风险发生后，是否会造成酒店、会展中心、办公场所的财产损失？

4. 服务兑现。风险发生后，酒店、会展中心、供应商是否仍然能按时、按质、按量提供所需服务，协会对会员的服务是否会受影响或被迫中断？

5. 环境。风险发生后，对环境会造成什么破坏？

6. 经济和财务。风险发生后是否会引发经济损失和财务状况恶化？

7. 合同义务。风险发生后，是否在不可抗力条款下合同另一方不承担任何责任？

8. 活动主办方的信誉。风险发生后，是否会影响到活动组织方的声誉、公信力、品牌等？

并非有意危言耸听，一个活动和做任何事情一样，所面临的风险是多方面的。写到这里的时候，正值我国新一代大型运载火箭长征五号在海南文昌航天发射场 “首飞” 成功，它的发射成功是我们从航天大国迈向航天强国的重要标志。据媒体报道，当日发射由于临时出现参数异常和冷却意外等问题，发射时间几经推迟，从原定的18时发射延迟到20时40分，在这漫长而又短暂的两个多小时里，正是几百项应急预案起了重要作用，在当天窗口期的最后时刻圆满解决问题，才使发射最终取得圆满成功，而这几百项应急预案的基础就是风险评估。航天专家在发射后第一时间公布发射推迟原因的举措备受好评，有评论称：“中国航天需要更多这样的自信表达”。试想，如果没有风险评估和在风险评估基础上的应急预案，在场的科技人员能够自信得“非常镇定，采取各种措施，最终解决问题”吗？

风险评估后，有些风险不适合告诉参与者，因为说出去会引起人心不安。有些风险必须告诉参与者，以便引起客人注意、使客人有一定的准备。在合适的时候说合适的事，这是风险计划中不可或缺的一个环节，因为来参加活动的人听到可能面临的风险后的各种反应，是活动组织方必须提前进行预测和判断的。

风险评估的好处

风险评估的结果，是用来制定应急预案的。有了应急预案之后，就能使风险管理落到实处，这会带来许多好处，比如，但不限于：

1. 所有想到的风险，都有其责任人，出了问题可以追溯。

2. 活动的相关方，特别是主办方承办方人员，对活动面临的风险有预先认识，不会临阵乱了方寸。

3. 提升实现活动目标、实现活动成功的概率。

小   结

风险管理是由风险评估、应急预案、风险应对、怎样减少损失、如何应对媒体、风险管理的效果评估这些模块组成的整个控制过程及其循环，单一一个循环可概括为风险评估、应急预案、恢复正常、和减轻不良后果四个组成部分。活动风险管理的目的是通过顺利的流程来提升活动成功的机会，顺利实现活动的目标。

风险评估的过程，通常是活动专业人士和富有经验者，甚至包括保险公司的代表和财务部门的代表，一起进行头脑风暴，通过头脑风暴列出某次活动所面临的风险清单，也就是本次活动中容易出问题的薄弱环节、脆弱点。要想找到所有的潜在风险并不容易，因为没有人能够预知所有风险，每次风险评估的结果也都不尽相同。不同的活动有不同的风险，哪怕是同一种活动，如果举办的时间地点不同，参加活动的人不同，所面临的风险也不相同。

常见的风险包括人身风险、财物风险、目的地特有风险、场馆固有风险(如偏僻的场馆紧急情况下求医的不便)、流程风险、生意风险等。其中，生意风险中，大家通常首先想到的是财务风险。财务风险指的是和历次活动相比时本次活动收益的波动，即有时候盈利、有时持平、有时候亏本。统计数据显示，大部分已经形成品牌的会展活动，前三届的收支基本都是持平或勉强持平的，后边才开始慢慢赢利。像今天已大名鼎鼎的TED会议，其实第一次(1984年)是亏本的，以至于停办了六年。很多活动项目挺不过三年，这和开发初期的对财务风险的评估直接相关。

来源注释：

1. (CIC9 p59)

2. (CIC9 p60)

3. (PMM p673)

4. (PMM p674)

5. (CIC-IMp39)

6. (CIC9 p61)