如何严谨的组织一次业主大会会议｜优秀业委会案例赏析之闵行欧风花都

背景简介：

对于一个小区的业委会而言，能否成功召开业主大会会议是至关重要的。一旦业主大会会议的召开流程有不合乎规矩的地方，面对业主的质疑业委会也是百口莫辩，而且重新再一次召开业主大会会议也会耗费更多的时间和金钱。那么，如果严谨的组织一次业主大会，让人挑不出“刺”省掉不必要的矛盾呢？我们以欧都花园的业主大会会议为例，一步步剥丝抽茧看如何召开一次严谨的业主大会。

一、前期准备

首先，在召开业主大会前，我们需要做的前期准备有三个：

①身为业委会成员须先熟悉三个文本：

-业主大会议事规则，了解业主大会怎么开

-业主管理规约

-维修资金管理规约

②收集业主信息：

-业主姓名、楼室号、面积数

-业主代表姓名、楼室号、联系电话

③了解小区情况

-小区主要矛盾

-大部分业主的需求

注：最好亲自去了解小区的情况，切身了解业主的需求

二、召开业主大会的流程

①业委会拟定或有20%以上的业主提出议题

业委会有权拟定议题，但是需要有一个业委会的内部讨论来通过决议。或者，由主任提出，然后其他委员没有意见并愿意在决议上签字。

如果是有业主提出议题，需向业委会提交书面信息，告知业委会是哪20%的业主提出议题。需要签名和房产证。

②公示业主大会会议讨论事项（7天或15天）

公示当中需要说明是出于一个什么样的原因提出这个议题，这个议题包含哪些内容，这些要素都要涵盖在内。譬如提出“物业选聘”，那么就要罗列清楚选聘物业的标准、费用等问题。如果议题事关维修资金，那么需要更详细一些，资金用于哪些地方这些问题都要在公示内说清楚。

还有一点，必须要在公示内写明这个公示是到什么时候为止。

注：公示期间，如果有业主觉得不合理可以提出，然后业委会可以协商修改公示内容。一旦公示结束，就不可再修改。

③公告业主大会会议讨论事项（15天）

在张贴公告的同时还有附一张表决票在后面。公告的内容大致上与公示内容差不多，但是要更详细一些，还需要还该表决形式、开箱地点、开箱时间、等问题都要向业主交代清楚。

此外，根据议题制作表决票时，“是”与“否”要倾向于能把事项进行下去的，如果大家的意见比较分散那么业主大会会议很难召开成功。业委会最好在表决票上打上防伪标记（例如业委会的印章），防止有人浑水摸鱼。

④分发表决票

分发表决票时，所有收到表决票的业主都应当签收。业主代表则应写明自己的姓名、楼栋号、收到了多少份表决表，然后签名写上时间。

表决票上还应注明几号投票截止，好让业主看清楚一面不必要的麻烦。

如果分发表决票时业主不在家，则可以采用邮寄和信箱的方式。通过信箱送表决票时记得拍照录视频证明表决票确实有被投入信箱，视频照片中应明确有门牌号，以及塞表决票到信箱这一动作要清晰可见。

注：无论表决票送没送到都要送回业委会，防止业主代表送票不到位。

⑤公告未当面送达表决票情况

不论是以哪种方式送达，必须要在业主大会召开前一周左右公告哪几户不是当面送达的。如果有寄丢的情况还可以为业主提供自取的方案，注明几月几号前来领。

⑥布置会场，开箱统计

开箱的所有工作人员都要有一个公示，这是一个必须的流程，唱票监票是谁。万一有一个不到位，会有业主大会重启的风险。

现场布置参考如下，可以多布置监控摄像头以防有人闹事。

统计表格参考如下：

此外，如果业主大会会议讨论的是比较敏感的事项，譬如改造停车这种可以做一个更详细的表格。详细记录每一幢楼的同意反对情况，如果某一幢楼的反对意见较大还以可以协商居委一起去了解情况，以防日后施工造成更大的矛盾。

⑦公告业主大会表决结果

业主大会会议决定事项的公告应包含“建筑物总面积”、“表决票送到张数”、“业主人数占比”、“占建筑物总面积占比”、“截止日期前回收票数”以及“未反馈的票数”等因素。此外，还应写明小区《业主大会议事规则》的约定。

⑧查票

首先，任何一名业主都只能查验自己的表决票，查验时应当出示身份证和房产证。业主大会会议决定事项的公告期结束就不再接受查验。

其次，给业主一个发声的渠道，张贴业主大会会议决定事项的公告边上可以附上一张疑议登记表让业主登记。

以上就是欧风花都小区组织业主大会会议的流程，大家可以多多参考，学习组织一个严谨的业主大会会议。

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