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5分钟搞定一天工作,巧用Excel的10个技巧。

2017-06-13 大西萌 一周进步


题图来自:unsplash.com



之前有小粉丝来咨询说,自己是一个大四毕业狗,自己在公司会经常用到excel,然而学术不精,虽然大学里学过皮毛,但是远远不能满足工作上的需求,想请教一下能不能教大家一些工作中常用的小技巧。

 

其实这问题很简单,想要高效处理数据,office软件已经人性化的解决了我们很多问题。

 

别人还靠着鼠标拖动键盘敲打勤奋卖力的复制再粘贴,而我们掌握了excel中的小技巧后,从此让你远离加班的烦恼。

 

今天,跟着大西萌哥哥先学习十个excel小技巧。


 【1】批量处理行高、列宽


单元格的距离参差不齐,有的单元格小到看不清数据,而有的却太宽,这样的单元格难免会影响美观,我们要做的呢,就是把所有选中的单元格都处理为相等的间距



1.    点击行标或列标,选中需要统一行或者列区域

2.    鼠标放在行标或列标之间的线上

3.    待鼠标变化为黑色带双向箭头时候拖拽行标或列标之间的线

 



【2】列宽自动适应内容


统一调整后的单元格,确实缓解了强迫症的压力,但是有的单元格并没有适应内容,那么我们就需要进一步美化,把所有选中的单元格都处理为适应内容的宽度。



1.    在行标或列标上选中所有需要调整的行或者列

2.    鼠标放在行标或列标之间的线上

3.    待鼠标变化为黑色带双向箭头时候双击一下鼠标左键






【3】快速填充数值


工作期间难免会遇到老板让你提取单元格数据的问题,比如根据前面的身份证号,来提取身份证中间的生日以及身份证后四位数




1.    在第一行单元格中手动输入身份证号中的出生日期

2.    鼠标移动到本单元格右下角待鼠标变成黑色十字架后双击一下

3.    点击最下面的“自动填充选项”,选择“快速填充”



 


【4】一次插入多行或多列


有的时候,我们可能需要在已有的数据区域中间插入多行或者多列,来让我去添加更多的数据,大家都知道在行标和列表直接插入是只有一行或一列,那么我们要插入多行或多列怎么办呢?



1.    在行标或列标中选择多行或多列

2.    在选取所在的行标或列标处点击右键,选择插入

3.    在选取的左侧或上面,会插入与选中行数或列数相同的区域

 


【5】快速移动选取数据


学会了插入空白的多行或多列,那要是我们要把选择的数据区域插入到其他数据区域中间,要如何操作呢?




1.    选择需要移动的数据区域

2.    鼠标移动到选取边框线上,使鼠标箭头变为黑色实心状态

3.    按住shift键并点击鼠标左键拖拽,拖到正确位置后先松开鼠标,然后在放开shift键

 





【6】快速定位边缘单元格

在成百上千列的数据表中,想定位到最后一行单元格的时候,我们通常会滑动右侧滚动条,或者使用鼠标滚轮,但是,这都不是个最快捷的办法




1.    选中数据区域任意一个单元格

2.    鼠标放在单元格下边框线上,使鼠标箭头变为实心状态

3.    双击单元格下框线,可以直接跳转到这列数据最后一行

    (或者键盘可以使用快捷键,Ctrl+方向键)





【7】冻结窗格


有时候在众多数据的数据表中,向下滚动下鼠标滚轮,首行的标题行就会被滚动跑了,那么我们应该锁定首行或者首列,让他们不再滚动



1.    视图选项卡-冻结窗格-冻结首行或冻结首列

2.    如果需要同时冻结首行和首列,点击数据区域左上角第一个可滚动的单元格

3.    选择冻结窗格中的“冻结拆分窗格”,若取消冻结,点击“取消冻结窗格”

 


【8】筛选以3和4开始的数字


老板通常会让我们去做许多筛选类型的数据,比如在身份证后四位中,筛选出来以3和4开头的数字




1.    在数据-筛选-筛选搜索框中输入“3*”后点击确定

2.    再次打开搜索框输入“4*”,勾选将当前所选内容添加到筛选器

3.    点击确定后,我们所要筛选出来以3和4开头是数字就展现出来了

 


【9】批量操作数字前加汉字


老板让打印工作表,还要去要把编号显示在最前端,那些天天加班的人会选择一个个去敲打复制粘贴,而那些高效率工作者却是这样做的




1.    选中数字单元格区域

2.    按键盘上的Ctrl+数字1打开单元格格式窗口

3.    选择数字-自定义

4.    在类型中输入代码:“编号:”00

    (注意,这里的双引号,必须使用英文状态下的引号)

 




【10】查找重复值

工作中难免会要筛选一下重复的数据,然而在众多数据中用肉眼去一点一点的看,是相当费力的,同时还容易出错,那么我们应该如何便捷的查找数据列表里边重复的单元格呢?




1.    选取查找数据的区域

2.    点击开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值

3.    选择重复-浅红色填充重复的单元格



 

Excel入门小技巧其实并不难,由浅入深的学习,明确自己的目标,能够解决自己的需求就足够了。

 

如果有什么小技巧想要学习,欢迎来后台留言,大西萌哥哥在下一期专栏中会继续为你们解答。




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