修订，传送Word文档必备功能

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大家好，我是十一。

我们在工作中一定会经常用到Word，并且报告、策划等文件需要发送给不同的人来修改或者给予意见。

比如别人发送了文件想请你帮忙修改，但同时，你想要清楚地显示帮别人修改的细节，这时候Word的修订功能就非常有用了。

 一，修订功能详解

“审阅”选项卡-修订

当你的Word是在修订状态下操作时，你的任何一个操作都会被记录下来，并且是用不同于正文的颜色标记。

被修改的位置，左边会有小线条标记，可以清楚看到有哪些地方被修改了

修改了样式，右边也会有记录

如果你发现你的Word并没有像这样的红色标记，那是因为没有打开“所有标记”

也可以直接点击左边小线条切换“简单标记/所有标记”模式。

如果文档较长，可以打开审阅窗格，修改了哪些内容一目了然

有“水平”和“垂直”两种模式，依据自己的习惯进行选择

修订完成后，保存发回给对方，对方收到的文件就会有标记。

对于修订的标记，要么选择“接受”，要么选择“拒绝”。

当然，一整个文件内容不可能全部都是确定的，如果对某些地方存在疑问，不好具体的修改，这时候需要用到“批注”功能。

 二，批注功能详解

“审阅”选项卡-新建批注

对存在疑问的地方可以插入批注，写出疑问

对于批注，就不是选择接受或者拒绝了，而是进行回复。

为了避免混乱，在回复之前，最好先修改一下用户名，头像颜色会变化，对话更加清晰。

用户名修改：文件”选项卡-选项-用户名

这里需要说明一下，当你的文件在修订状态下保存后，发回给对方，对方打开也会是修订状态。

有的人不知道修订功能，可能会以为是自己的Word出了问题，出现这些奇奇怪怪的标记。

所以，双方都懂得修订功能是理想状态。

那如果对方不懂呢？这个功能就没有用了吗？

肯定不是的，毕竟是微软爸爸。

对方如果没有选择修订状态，而你想要知道他修改了哪些地方，可以使用比较功能。

三，比较功能详解

还是审阅”选项卡-比较

虽然有两个选项，但其实差别不大，选择任何一个都可以。

点击比较，放入需要比较的文档

然后，就会变成这样

这是通过比较，然后生成的一个新的文档，右上角是原文档，右下角是修订的文档。

修改过的地方同样一目了然；并且滑动一个文件，其他文件也会同时滑动。

对于修改的地方，还是同样选择“接收”或者“拒绝”。

文档在修改好后，你认为已经是最终版了，不想再让别人修改了，这就涉及到文档的保护。

四，文档保护

文档保护也有几个级别：

1，完全不想要别人看到，所以进行加密处理

用密码进行加密

2，可能有人知道“文件-另存为-工具-常规选项”：选择加密的方式更加丰富

但从这里设置的限制修改会有一些bug，所以限制修改的话，选择“审阅”-限制编辑。

（三种限制根据需要进行选择）

3，还可以设置成只读状态，文件上方就会有提示，大大减少了对方误编辑的可能。

在“文件”选项卡-保护文档-标记为最终状态

当然，如果还有不满意的地方，点击“仍然编辑”，还是可以进行修改的。

上面这三种方式基本上就够用了。

希望有助，下次见~

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