养成这八个Excel好习惯,告别职场小白!
@凯莹
大家好,我是凯莹。
在开始分享今天的干货之前,让我们一起来看一下这张动图:
我想知道,有多少小伙伴做过这个事?
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很多小伙伴(包括我)肯定都做过这样的操作,因为对Excel不熟悉,又想要提高工作效率。
就会跑去百度一堆高效办公技巧,每个都看,每个都用,结果,啥也不是。
其实有些技巧并不是我们使用Excel的最佳方式,甚至有时候会变成我们平时办公中的“绊脚石”。
走过那么多坑,我决心要帮大家避避坑,所以我总结了8条使用Excel的正确姿势。
我平时做素材录制操作,录制不满意要重新操作,就很需要原始文档了,不然每次将已经操作过的内容还原,真的太痛苦了。
尤其你收到的是超级重要的数据,无论是工作表还是工作簿,牢记要先备份。
文档保存:点开“文档”选项卡--点击“另存为”--存到对应的位置且命名清楚
工作表保存:选中要备份的工作表的名称,同时按下Ctrl键,看到向左或向右拖动,直到看到+号小图标,松开鼠标即可,我们就可以进行重命名
02
给工作表起个名字
不要再一个个sheet去翻对应的内容了,花一丢丢时间,重命名一下,方便自己也方便他人,工作表名称最好也是要和表标题一致。
双击工作表名称或者对着名称右键--重命名,就可以改个名字了
03
弄个表格的目录
同事发给你一个文档,打开后看到有十几个工作表的表格文档,你会有什么感受呢?
有时候如果是跨部门协作的话,看到表格的命名,可能都不太明白是什么意思
所以弄一个表格目录,进行链接跳转和简单扼要的介绍对应的作用,是很有必要的,这真的可以减少很多的麻烦!(具体操作可以看一下录屏哦)
04
收到一个表格,要先检查单元格格式
经常有小伙伴会问,为什么我函数公式没问题,但是就算不出结果呢?
这个是因为单元格的数据格式不对。
一旦看到这种单元格上有个绿色小三角的,首先要将单元格格式,转为常规(因为现在数据为文本格式,文本格式下是无法进行);
然后再重新函数的计算。
文本格式转为常规格式的方法有三种:
选中数据--点开“数据”选项卡--分列--然后点两次下一步--完成即可。
03. 使用粘贴选项卡--加
在任意一个空白单元格进行复制操作--然后选中数据--右键--调出选择性粘贴窗口--选择“加”--点击确定即可。
05
输入长数据,出错了
录入身份证信息,或者输入0001格式,会出错,该怎么办呢?
首先这两种情况操作前,要先将单元格格式改为文本格式,或者是在在输入数据前先输入一个英文状态下的单引号,就能正常显示了。
谨记,更改单元格格式,一定要在输入数据前更改好,录入完数据后,再更改是不起作用的哦,因为数据精度已经丢失。
06
为什么功能变灰了?明明上一秒还能正常使用
这并不是因为设置了保护工作簿,而是我们同时选中了多个工作表。那么我们应该,在左下角的工作表标签下,右键--取消合并工作表即可。
07
磨人的合并单元格
有时候我们为了界面好看些,会喜欢使用合并单元格功能,但是使用了之后,会发现会出现挺多问题。
就像是合并单元格区域,进行筛选出现的数据不全;复制的数据,无法粘贴数值到合并的单元格内。
那正确应该要怎么操作呢?
08
打印前一定要习惯预览一下
“盲目”的点打印按钮,通常会遇到不少问题。
建议在打印前操作一点要留意以下两点:
01. 检查打印机,公司打印机很多,每种规格不同,像我平时也要打印快递单,默认的打印机规格是不一样的,所以打印前一定要先看清楚,不能盲目打印;
02. 打印机默认都是无缩放的打印,如果我们需要将长表格打印成一页,那么我们需要手动选择“将工作表调整为一页”,想显示得更好的话,也能调成 “横向”打印;
写在最后
01. 操作前先备份
02.给工作表命名(文件,文件夹同理)
03.表格过多,最好弄个目录页,简单扼要的介绍一下
04.打开表格后,先检查一下单元格的格式,避免后续出错
05. 过长的数据录入,要弄成文本格式再录入或者在前面加一个英文状态下的单引号
06.功能变灰了,可能是选定了全部工作表
07. 尽量避免使用合并单元格
08. 打印前要习惯预览再操作
其实有些习惯,也是我们职场上沟通协作的好习惯,收藏这些习惯,让自己在职场上能走得更加远。
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