What？忙季不加班？提高审计工作效率的办法在这里！

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审计不容易，但我们希望与你一起记录审计途中所经历的点滴美好，忘却艰辛，做个快乐的审计人。

2018年11月14日，这是审计两三事的第10篇文章。

放平加班的心态

在事务所工作过的朋友都知道，每年的1-4月，由于上市公司的年报需要集中在每年4月30日前报出，因此大量上市公司年度审计工作必须在1-4月完成，导致审计人员加班现象普遍，加班强度佷大。在网上找了些段子，就是专说事务所的加班情况的：

但是，既然无法避免，那如何正确看待加班呢？和大家分享一下我的经历。

从2011年开始做审计，到现在，我一共经历了7个年报，在每年的1-4月份，除了法定假期外，我基本没有双休周末，天天晚上加班的节奏。

每年的12月末，我都会情不自禁地内心发怂：年报又要来了，该怎么办，自己能吃得消吗？但每到4月末，年报结束时，我都会对这4个月的工作进行复盘、总结，当我看到自己惊人的成长后，这一切都是值得的。

每个年报，总会偶尔有那么一刻，工作的辛苦和情绪的压抑会像火山一样爆发，我也曾经哭过，在客户办公地的洗手间，在行走于车站的路上。而在发奋做表格、整理数据、回答问题的时候，也避免不了做一些无用功而加班到深夜。我也会责怪自己能力不足，但只有经历时一头深深扎进去，出来时才能云淡风轻地看待这些过往。

在一个个年报的过程中，我不断调整心态，也渐渐发现加班其实没那么可怕，我对于加班的思考逻辑是这样的：

1、首先，提高效率，尽量不加班；

2、如果一定要加班，合理安排时间，对项目标记优先顺序，保证休息；

3、遇到项目紧急情况，提高加班强度，以保证工作完成为目标；

4、自己能接受的加班，欣然接受；自己无法接受的加班，向上级提出意见。凡事有商有量，切忌用情绪处理工作事项；

5、学会适当放松，利用通勤时间和碎片时间，讨好自己。

但对于如何游刃有余地面对加班，提高工作效率，我还有更多实际的想法，在下文中和大家分享。

学会管理你的时间

对于管理，最重要的莫过于管理时间、管理精力和管理情绪三方面。在这里重点讲述管理时间。

时间会流逝，我们看得见。我看过柳比歇夫《奇特的一生》，看过李笑来的《时间的朋友》，看过“吃掉那只青蛙”、“番茄钟工作法”、“五色时间元”等有关时间管理的各类书，也在工作和生活中逐一实践过，但最终发现，最重要的莫过于三点：

1、审视内心的自己，究竟愿意将时间安排在哪里。当你计划把时间都安排在复习CPA上，但实际却每天不停地刷社交网络时，问问内心的自己，是不是觉得考CPA对自己来说，并没那么重要？当我们知道内心真实的需求后，才能利用时间管理的方法论高效执行工作，做到知行合一；

2、开始很难，所以对于开始，不要考虑太多，直接去做，也不要想放弃，坚持半个月-1个月，再考虑是否放弃。有时候，我们觉得看书很重要；但是就是无法控制自己。脑海里会闪过很多念头，这时候不要多想，拿出书，坐在书桌前，开始看，坚持半个小时，休息，再继续坚持一个小时，休息，渐渐地，你会发现做超出舒适区的事情，也没那么难；

3、时刻给自己鼓励，爱的拥抱。时间管理需要长时间的自律，需要跳出舒适区去拓展自己，对于脑力、精力以及意志力都会有很大的消耗，所以导致我们很难坚持到底。但在这个过程中，我们时刻记得讨好自己，充值精力值，减少做需要消耗很多精力的事情，才能将有限的精力，留给我们想要做到的事情。

在了解上述三点后，对于所有时间管理的具体方法，我们都可以很淡定地去看待，去选择，去尝试一种或几种，直到找到和自己契合度很高的方法。

比如说，吃掉那只青蛙，告诉我们世界服从二八法则，努力去完成最难的那部分工作，今天的任务就基本完成了。所以，每天清晨，我都会先努力完成最难的工作，或者总是记挂在心里但搁置很久的工作，接下来的一天心理上会觉得轻松不少。

又比如说，工作和生活，需要对其标注优先级。当孩子要面临升学时，生活可能更为重要；当年报阶段，工作可能更为重要。而在工作中，一些项目马上就要出具审计报告，就相对更重要些；一些项目还在复核等待阶段，就可以暂时放一放。

所以，深刻理解时间管理的三点原则，去寻找适合你的方法，当你不再成为时间的奴隶，而是时间的主人时，你的内心，也会觉得平和、充实而喜悦。

理工科思维助你提升工作效率

审计这个工作，是会计领域社会学科性质的。从业人员虽然部分是理科出生，但自从开始这个工作，思维很容易定式，以社科思维、文科思维来考虑问题，有很大局限性。

用理工科思维来提升工作效率，强调在处理重复性工作时，多用理工科思维，寻找本质，思考简单的算法，实现目标。

比如，我们在处理50张同种类型的表格时，需要将50个excel放到同一个excel中，一张张放置，50次也能做完，在电脑不崩的情况下，30分钟能完成，但下次遇到一样的情况，或者当表格增加到100个时，我们还是依样画葫芦吗？这个时候，我们运用简单的编程，或者百度下迅速实现的方法，就能在瞬间将这个任务完成，而且下次执行或者表格增加时，也能在瞬间完成。这种思维对工作效率的提升，积累起来效果很明显。

另外，理工科思维也让我们易于冷静，遇事先考虑事情的复杂性和解决方案，而不是遇到事情就扑进去处理，结果发现效率很低，悔不当初。如何去编写处事的最佳算法？是理工科思维经常思考的问题。当我们在审计过程中，遇到重复性、工作量大的工作；或者程序化经常性的工作，多用理工科思维提问：有没有什么办法，能让我们提高工作效率？

淡季多充电 提升业务能力

审计是专业能力运用很强的工作。CPA考试中包括会计、审计、财务管理、战略管理、经济法和税法六方面内容，实际工作中也确实需要用到上述六方面知识。除此之外，我们还需要跟进准则的更新、监管的核心以及宏观经济、上市公司的情况。凡是在事务所工作3-5年以上的人，都会具备这样的职业素养：终身学习，和知识做朋友。

我们处在一个有动荡的时代中，也只有时刻学习，才能提升专业能力和服务水平。忙季的时候，要完成项目出具审计报告，难度已经很大，再去临时抱佛脚学习专业知识，提高专业素养，真得是天方夜谭，也容易力不从心。但是淡季时，我们却有大量的时间，可以提高专业能力，从而赋能下个年报，提高下个年报的工作效率，形成良性循环。

在淡季，事务所也会有很多的培训，从部门培训，到各级人员的职业培训、继续教育培训，这些培训机会都是有经验的人分享知识，一定要把握住这些机会，及时给自己充电。

除培训外，我们要重点关注自己薄弱的地方。每个人都有自己的短板，在工作的时候，仔细留意，你很容易发现你的短板，记录下来，需要立刻解决的，找时间马上解决，可以缓一缓的，记入笔记本，在淡季的时候，重点强化提高。

对于级别较高的从业人员，比如项目经理以上，需要时刻关注并学习监管动态和准则制度的更新。这些在工作中是指导性的方向，而作为项目经理，要带准项目节奏，才能提高整体工作效率。

总有人说，淡季也没有时间啊。好不容易不需要加班了，要放松一下啊。适当的放松是必须的，但是整天埋在社交网络或购物网站中，在我看来犹如吸取精神鸦片，太多反而会影响身体健康，一定要适宜，适可而止。

一切客观的原因都是借口，对于真正想要学习的人，心静下来，一台电脑、一本书以及一支笔，就可以学习了，哪怕每天半小时，积累下来，也会有惊人的小成就。

项目结束后及时复盘

复盘，原是围棋术语，对于工作复盘，最早是柳传志提出来的。复盘是指从过去的经验、实际工作中进行学习，帮助团队有效地总结经验，提升能力，实现绩效的改善。

复盘和总结存在区别。总结强调结果，总结是对一定时期的工作或某个事件的梳理、汇报，每个人依自己的习惯和悟性，对已经发生的事件、行为及结果进行回顾、描述，通常并没有固定的模板和结构，并不必然包括对目标与事实差异原因的分析，以及经验总结等要素。但复盘具有明确的结构与要素，必须遵从特定的步骤进行操作，不仅回顾目标与事实，也要对差异的原因进行分析，得出经验与教训，这样才能算是一次完整的复盘。

举个栗子，有个人力资源公司在上个月组织一次中小企业的校园招聘活动，由于校招活动准备不充分，致使个别用人单位招聘不理想，但是仍顺利完成了既定目标。如果只关注结果的话，这似乎是一次圆满的活动。但如果关注过程和结果的话，我们就会把那些可以改进的点一一记录下来，引导企业找到解决的策略，促使以后工作更高效。这就是复盘的意义。

在审计项目工作中，我们也可以时常进行复盘。比如这个项目结束，我们可以进行团体复盘和个人复盘。团体复盘，从项目建项开始，到最后出具报告的过程中，每个环节梳理一遍，是否能采用更好的方法，实际采用的方法是否值得改进，结果和预期的差距在哪里，能吸取哪些教训来改进流程和精进决策。对于复盘的系统操作方法，我会单独写一篇，和大家分享。

团队高效协作

众人拾柴火焰高。协作高效的团队，既能赋能个体，个体的努力又能对团队形成反哺，提升团队绩效。

团队管理是一门科学，是组织行为学研究的内容。组织行为学是综合运用与人有关的各种知识，采用系统分析的方法，研究一定组织中人的行为规律，从而提高各级主管人员对人的行为的预测和引导能力，以便更有效地实现组织目标的一门科学。

审计工作是项目制，项目由团队执行。团队中分为各个专业层级的人员，密切搭配，做好自己的职责工作。一个完整的项目成员包括项目合伙人、质控人员、项目经理、助理人员。项目经理负责审计现场的外勤工作，项目合伙人把控项目整体进度和人员安排，质控人员对项目质量独立复核，助理人员完成项目具体的分派工作。

但是项目绩效如何能实现高效？首先，要统一项目成员的价值观。我们有时候很难定位清楚自己的工作究竟是什么？对于审计工作来说，许多项目的基本目标就是通过团队协作，对客户的财务报表按照制度和准则规定的标准审计，对报表是否是公允反映企业的经济状况和盈利能力发表意见。在工作中，大家要为共同的目标努力，这也就要求每个人在具体工作中，需要结合这个目标来实施审计程序，不要脱离大方向。

另外，信任和配合很关键。项目经理要分派助理人员能胜任的工作，信任他的能力和态度，给予鼓励和支持；助理人员努力完成分派的工作，超过能力范围，需要及时提问，提高自己的被信任值。大家彼此信任、互相配合，沟通的效率也会提高，因为信任度、配合度高，沟通的层级和次数就会减少。

最后，团队目标的实现，同时也是个人价值的实现。我们每个人在团队工作中付出的努力，很难等效对比，但我们可以对比自己在不同项目中的付出和收获。虽然学习和投资，都不是投入越多汇报越多，但学习相对来说，投入产出比率更高，我们的用心更容易有好的结果。因此，在年轻的时候，多投资自己，未来一定会感恩现在的自己。

提升沟通能力

沟通能力，是一个人社交的必备技能。对于个人来说，沟通能力界定在三个方面：

1、如何理解别人真正的意思？

2、如何表达自己真正的看法？

3、用何种方式链接彼此，让你我的沟通桥梁通行无阻，理解对方的实际想法。

刚入职场的从业人员，由于专业知识和经验受限，往往不能清晰表达自己的看法，导致经常被企业的老会计“鄙视”。然而他人的鄙视是我们努力的动力源泉。对于事物的理解，首先要去界定这是什么，为什么，怎么样，怎么做等要素。理解中的疑问，可以先向项目经理或者其他高级别的人员提出，内部看能否解决。在向客户要资料或者提问题时，尽量具体，可以采用填充括号的方式预演，比如：我想拿科目余额表。可以这样来填充：

我想（什么时间之前）（向谁拿）关于（什么期间）（具体到末级明细的）科目余额表。

对于一些业务台账，没有科目余额表统一的名称便于理解，可以这样做：

我想（什么时间之前）（向谁拿）关于（什么期间）（具体到怎样的）收入数量金额明细表，比如（截图形象化表格的样子，或者填写表格的具体要素），因为很多时候你说的表，并不是会计理解的那个表。

对于团队之间的沟通，比如项目经理通知项目成员工作基本安排，也要具体化，并且要收到对方的确认，而不是以发出通知为沟通结束的节点。

比如，通知成员项目的时间和地点，可以这样写：

我们将于（期间）开展XX公司项目审计（验资或尽调，具体的工作形式），具体工作地点是（具体地址），项目的具体安排（时间、工作重点、需要完成的工作），是否外地（外地需要带行李，住宿等），收到请回复。回复完毕才能确认通知到位。

沟通还涉及到专业问题的咨询，项目进度的汇报。而沟通的时候，我们要时刻做到这几项原则：

1、事务所是团队工作，如果不能到场或者不能完成影响团队工作开展，一定要事先通知，及时修补；

2、每个沟通尽量用心，具体化，对于专业问题或其他需要当面沟通的问题，面谈或电话沟通，不要使用QQ等沟通较为低效的通讯工具；

3、沟通需要耐心，切忌情绪化。工作忙碌的时候，大家情绪会有些压抑，这个时候放空自己，不要把负面情绪带入沟通，这会降低沟通效率。

总结

对于上述干货，能读完已经不容易，做到更难。如果你能读到这里，表示你一定是个很乐于学习的人，也有一定执行力，希望一起努力，提升工作效率，做最好的自己。

当我们提高效率后，加班自然会少，至少无用功的加班时间，一定会减少。通过这些节约的时间，讨好自己，放松自己，睡一个慵懒的早觉，晒一束温暖柔和的冬日阳光，我想这会是对我们成长，最好的回报。

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审计两三事，与你一起分享审计的乐趣。

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