如何在工作中避免琐碎、重复而又低效的沟通？
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审计两三事陪伴你的又一天
写给屏幕前的同行：
审计不容易，但我们希望与你一起记录审计途中所经历的点滴美好，忘却艰辛，做个快乐的审计人。
2019年2月24日，这是审计两三事的第25篇文章。
能不能一次把话讲清楚？
最近忙季，工作节奏很快，加班如火如荼地进行着。
昨天晚上，我们一群人在会议室做后期，同事小王要写审计总结，但由于没有直接参与项目，就问旁边的项目负责人小李：
你们是什么时候去项目现场的？
1月25日。
小王敲打键盘，在项目开始日期上填上1月25日。小李继续投入到自己的工作中去。
不一会儿，小王继续问：
你们去了几天？
3天。
小王在项目结束日期上填上1月27日。小李显得有些不耐烦，毕竟正在思考较为复杂的问题，但回答后还是成功转回了思绪。
又过了一会儿，小王接着问：
哪些人去的？
婷婷、莉莉和我。
小李有点不高兴地回答。因为思路再次被小王无情地打断了。
接着，小王又问：
工作怎么分配的？
你能不能一次把话说清楚？
小李终于忍无可忍。
我在一旁看着乐了，笑着对小王说：
小李说得有道理，大家都在忙，思路被打断，再转回去会降低效率，除非有着急的事情，不然可以晚点说，说的时候，尽量一次性把话说清楚。
小王低头，不好意思地说：知道了，知道了。
语言：思维表达的窗口
上面提到的同事小王，虽然工作态度还算积极，但是大家对他的评价普遍不高。为什么呢？
因为小王做事情不够上心，沟通能力又欠缺，交付的工作成果总出现这样、那样粗心的错误。久而久之，在大家心里，他被定义为“一个不怎么靠谱的人”，也就没人敢将重要的工作交付给他。
这样导致的不良后果就是：小王和同级的同事比，得不到相同的待遇，比如大家会把简单的工作交给他，而难度稍微高点的，会分配给其他人，甚至一些比小王晚进公司，但是比他靠谱的人。小王在工作上得不到提升，慢慢就会失去职场竞争力。
从上面的小事可见，小王的语言让我们初步判断他是：一个不怎么会沟通、工作能力一般的人。语言，是思维表达的窗口。如果你的思维富有成长性、创造性，说出来的话也会有启发性、逻辑性；而为了让别人更好地理解我们内心的想法，语言组织能力、事情描述能力、逻辑思维能力都显得非常重要。
也就是说，我们首先要成为一个独立思考的人，努力搭建好思维窗口；其次，勇敢去尝试表达，用精准的语言，让更多人了解我们的内心。
怎样才是高效、良性的沟通？
毫无疑问，上述的沟通琐碎、低效。如何在工作中避免出现这类情况，保持良好、高效沟通呢？
首先，沟通需要换位思考。
几年前，在和同事讨论工作问题时，我总是没等对方说完，就据理力争，急于表达自己的观点。大概年轻气盛都不会太沉稳。逐渐随着年龄增长、经验积累，我开始认真去思考，沟通的意义在哪里。
沟通：并不等于说服。所以，我们根本没有必要举例第一、第二点来说服别人赞同我们的观点。沟通，是一个双向的过程。只有明白对方想表达什么，你才知道应该如何回应。同样，在沟通时考虑对方的处境，比如对方正在忙着思考问题，这时候沟通会打断对方，沟通过程中对方可能会有抵触心理，倒不如晚一点，等对方有空了，再作沟通。
其次，沟通需要积极主动。
这点涉及到人的性格和对工作的态度。有些人比较内向，很多事情不愿意主动沟通，经常被动地等待别人来问。而有些人的工作态度差，有些事问也不问就自行做主。
第一种短期无法改变，只能通过长时间刻意练习才有可能改善。另外，沟通的另一方创造良好的沟通环境，也有利于改变。第二种，显然是消极主动，会产生负面影响。短时间内，可能因为不主动沟通，少很多麻烦事，时间长了，会慢慢发现，好的机会，已不再属于你了。因为缺少积极主动沟通，你已经失去了职场竞争力。
最后，将单纯的文字语言和对应的处境结合去理解背后的意思。
怎么理解？举个简单例子：有一天，老婆生日，但老公很晚还没下班，老婆心里不高兴，给老公打电话，说这么晚了为什么还没回家；老公说在加班，老婆说：那你别回家了。
那你别回家了。从字面意思就是：你加班晚点没事，不回家也可以。但是带入上面的语境后，我们知道是老婆生气了，其实意思是你怎么忘记我的生日，还这么晚回家。
在简单沟通时，一般单纯的文字语言能反映直接的意思。但在复杂事项的沟通中，有时候我们对对方回复的理解，和对方真正想要表达的意思，真得天差地远。
带着误解的沟通，一定不会高效。所以，还不如在第一次沟通时，记得反问一句或者强调一下：刚才你说的意思是xxx？我的理解对吗？
分享：简单的沟通tips
关于沟通技巧的书，汗牛充栋。这里分享一些我在工作中积累的，不那么教条的小tips：
1、选择合适的沟通方式和沟通场景
沟通分为当面、电话、网络通讯工具等。重要、紧急的事情，我会选择当面沟通，关系较为熟悉，我就直接打电话；关系一般，会提前发短信、微信等，问是否方便接电话。
需要告知许多人的事项，我会在群里统一说清楚。在QQ、微信里说的时候，我会一次性把话说完，而不是蹦出很多条。说的格式大概这样：
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当出现一些复杂的工作问题需要讨论，我会思考哪些人和该讨论主题有关，并且和他们敲定时间，安排现场讨论或者电话会议，尽量减少信息因在不同人之间转述而引起的误解，从而提高沟通效率。
2、制作沟通备忘录
之前写过一篇文章，关于如何在工作中，尽量避免犯第二次同样的错误。沟通也是如此。有兴趣可以点击链接：
我们无论再努力、再厉害，也会遇到因为不良沟通带来的问题，小到彼此误解，大到损失订单、经营失败等。因此，沟通无小事，我们必须学会从错误中吸取教训，逐步提高沟通能力。
我的沟通备忘录大致长成这样：
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空的时候，我经常会将这些积累的备忘录拿出来看，温故而知新。
或许我们不是那种天赋异禀、异常聪慧的人，但通过坚持不懈的努力，保持每天比一般人多一点点进步的信念，岁月一定不会亏待我们。加油，和你一起共勉。
上述就是我对工作中常规事项沟通的一些心得。但实务中的沟通，会出现更多复杂的情况，还涉及到人际关系的处理、组织团队的管理，是一门值得投入时间研究的学问。
最后，明天还要早起出差，就不多说了。如果觉得上述分享还不错，记得帮忙转发、点击好看！
审计两三事，与你一起分享审计的乐趣。
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