“现金为王”货币资金审计探讨(5)：了解货币资金相关的内部控制
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2019年9月12日，这是行走的审计汪第85篇原创文章。
编辑按：健全的货币资金内部控制，能提升企业自身的货币资金管理水平，还能有效降低货币资金审计的风险。这一篇让我们来了解下货币资金常见的内部控制活动。
No.1
货币资金的内部控制活动
说起内部控制，可能很多人会感觉有点烦。因为内部控制涉及到很多流程、框架的东西，同时由于是公司内部制度，一般以书面规范的语言描述出来，让不经常接触的人，了解起来有一定难度。
但其实说白了，内部控制活动可以理解为我们如何去规范企业业务流程的一系列管理措施。在货币资金内部控制活动中，围绕的中心是资金的收、付和保管。不同企业的货币资金内部控制活动有所不同，但基本都符合下述几个原则：
岗位分工和授权批准
现金和银行存款的管理
票据的管理
监督和检查
岗位分工理解起来比较容易，中心思想是：一项业务需由两个或两个以上的人经手。假设我们费用报销，只需要提交报销单据，就能直接打款，这项业务就存在漏洞：比如没有审批过的费用也或不符实际的单据对应费用也能报销。对于出纳经手的事项也是如此。如果出纳同时经手钱，又经手有关货币资金的记账工作，造假就太容易了。
授权批准，是有关业务的权限分配和执行。不同的人员拥有不同的权限，权限规定必须明确，严格执行。最常见的是费用报销时，根据金额、业务的不同，需要不同负责人授权批准。
现金、银行存款和票据的管理，涉及到收付和保管，主要原则是：
收付必须要有对应的单据和审批；
办理独立的收付业务需要岗位分工；
需要独立的人定期核对和检查；
上述内部控制活动，我们是否在审计的过程中予以了充分的关注？是否进场后都没有跑过财务室，了解职位分工，观察会计出纳平时的工作事项，询问业务流程？这些对于实际经济活动的理解，有利于我们将审计程序真正执行到位。
No.2
如何理解具体的货币资金内控活动？
具体而言，货币资金的内控活动是怎样的呢？首先我们需要了解货币资金涉及的业务流程，以下为采购款支付为例说明。
企业采购这项业务流程一般是这样的：
有些公司会事先编制年度采购预算。具体的单次采购，是从提出采购申请开始的。采购申请通过后，需要寻找合适的供应商，谈合适的价格。
国企在选择供应商时，一般采用招投标形式。但采购回扣之类的事项仍经常发生。企业可以采用多人经手来降低此类风险，比如由A选择合格供应商，由B洽谈合适的价格，由C来审批此项采购，由D来检查此项采购中的重要单据和沟通事项。ABCD形成一个采购项目组，这样就形成多人的相互监督和制约。
采购审批通过后，支付采购款时，就涉及到付款审批。怎样的付款审批是合理的，规范的？支付这个动作包括：申请、复核、审批、操作、入账和检查，均需要独立的人执行。一般由采购人员提出申请，采购经理、财务经理和总经理等复核并审批通过，由出纳进行付款的操作，由采购付款会计记入付款凭证，由财务经理或其他财务人员对此项业务的所有单据进行检查和核对。
如果此项业务中申请和复核是同一人，就容易造成低效采购；如果操作和入账是同一个人，容易造成货币资金舞弊；如果检查和前面几项是同一个人，检查就形同虚设。所以，当一个公司业务规模足够大时，这些要求都是必须的。
No.3
有哪些常见的货币资金内控缺陷？
既然谈到了内部控制，那在实务中，一般有哪些常见的货币资金内控缺陷？
一、不相容岗位职责不分离
这点在前面也反复提到了。比如出纳不能兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务项目的登记工作。此处就不再多说了。
二、授权审批制度形同虚设
货币资金的授权审批制度必须严格执行。由于操作人一般是出纳，很多小企业，出纳都是老板娘，或者老板的亲戚，再退一步，至少是老板非常信任的人。因为一般小企业，内控没有那么规范，出纳做手脚的机会很多。如果是一个动了歪心思的出纳，那对企业和老板来说，是最直接的损失了。
三、现金结算比例太高
银行转账都有记录，网银操作也方便、安全。但大额现金发现舞弊的风险就高很多。企业应该要规定允许现金结算的业务范围，对不允许现金结算的情况，要严格执行。
四、印章管理不规范
财务专用章应由专人保管。用章需要提交审批，审批通过才能用印。不同印章应由不同的人保管。
五、相关原始单据使用不规范
原始单据需要连续编号，如果作废需要记录原因。各项原始单据使用时，要符合业务规范。很多企业的原始单据模板不统一，编号不连续，有可能会造成丢失的编号被挪作不当之途。
六、管理层凌驾于内部控制之上
很多小企业，老板和公司的资金经常混在一起，老板将公司的资金当做自有资金的情况比较多。但大企业不允许此类情况的发生，尤其是上市公司，大股东个人资产需要和公司资产完全独立。很多上市公司舞弊案例，都是大股东凌驾于内部控制之上，占用公司的货币资金。这点不是内控本身的缺陷，而是内控形同虚设了。
No.4
总 结
内部控制理解起来挺难的，因为如果自己没经历过，就很难发现流程缺陷。尤其一开始学习这块内容的时候，犹如读天书一般，但当我们经手了这些业务后，会发现这些都是基于业务流程而形成的控制措施而已，很多问号就慢慢迎刃而解了。
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