手把手教你复盘，如何吃透一个项目？
文 | FreeCity （转载请注明出处）
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01
引 言
有一段时间，我没有做最前方的一线业务了，更多的工作集中在项目整体的筹划、和客户的沟通、重大事项的解决、底稿和报告的复核等工作上。
刚好有机会，去直接经手做一家单位员工持股计划的资本验证工作，由于一段时间不做，实际操作时，会有一些忙乱和生疏，而且中间还会穿插着许多其他项目的事项，又因为项目的一些特殊情况，而显得没有那么从容。
我打算不放过这次机会，来做个清澈复盘，一方面帮助自己总结和内化，另一方面也和大家来探讨，我们应该怎样来展开具体的验资验证业务，这和我们一般的审计项目，又存在哪些不同。
也希望通过这样的复盘，和大家聊聊，我如何“吃”并“吃透”项目。文章比较长，全文大概接近7000字，因此分为两篇来展开。
02
接到业务需求
首先，很突然，我收到了这一项业务需求。
验资业务一般来说时间较为紧张，相审计项目而言，讲究一个速战速决。所以当接到这项业务需求时，我了解到时间已经较为紧迫，需要迅速去展开。
验资业务一般分为验资和验证。
验资主要是对注册资本、实收资本的变化来进行专项审验，验证则是对注册资本实收资本实际不产生影响，而是对相关的资金到位情况所做的验证，比如可转债债券资金到位情况，我们这次要聊的员工持股计划的资金到位情况等。
还有一种验资业务类型，是对实收资本进行复核，实务中较少出现，一般是基于某些特殊目的所展开，比如拟IPO公司已经改制，但后续审计发现存在调整，需对要改制时的实收资本进行复核。
总的来说，验资业务最常见的增资业务，包括实收资本分批到位，增发股份等，也就是会影响注册资本和实收资本发生变化的事项。
在审验过程中，就要尤为关注这几个问题：
验资事项是否经过恰当会议决议？
验资事项是否具体明确，包括由谁出资，什么形式出资，用来出资的资产是否是出资责任人合法拥有？
验资是否已经落实到位？验资前后的注册资本、实收资本变更情况如何？是否存在抽逃出资的情况？
具体的取证，也是围绕这些事项展开的，比如：
各类和验资相关的会议决议或者政府审批文件：是为了了解验资事项是否经过恰当会议决议，以及明确验资事项的基本要素等；
货币出资，采用银行询证函来落实；实物出资，则需要相关的实物资产权属变更登记手续，相关的协议合同等来证实；以及关注是否存在验资截止日前，和出资方存在的资金往来，有没有可能是出资方利用公司的款项来缴纳出资款等。
这里还有特别注意几个概念，也就是验资截止日和验资报告日。
因为我们是对某个时点的资金到位或者出资到位情况进行审验，所以必须要确认某一个确定时点，并称之为“验资截止日”。
一般来说，验资截止日，不应早于所有款项到达公司账上的那一天。
实务中，由于验资截止日前，账户里的出资款等不能被随意挪动，也就意味着无法灵活被使用，所以一般考虑资金效益等，大家都会选择所有款项到达公司账上的那一天，作为验资截止日。
当然，这也不是绝对的。
针对可转债转股的事项，比如投资者在6月份执行了转股，公司的股本其实就发生了变化。
但在这种情况下，资金没有实际到位，而且投资者转股时间较为分散，一般大家会选择一年做一次可转债转股验资，或者在发生大量集中转股的时候，去执行验资。
这和实际业务的特性有关。而作为投资者，也不用担心，因为中登系统中的股份权属实际已发生变更。
上市股份公司由于其公众性，不会那么关注在工商系统中的具体股份金额和持股比例等。而有限责任公司就比较重视工商系统中登记的股份金额和持股结构了。
验资报告日，则是我们获取完整所有重要的验资相关证据后，可以发表审验意见的那一日。
如果和货币出资有关，那至少应该在银行函证事项办理日同一天或者之后，不然就会出现明显矛盾。
篇幅有限，我们再来讲回具体的项目。
03
明确需求
当收到一个时间比较紧迫的需求时，首先不能过于着急，而是先去明确需求，然后再去着手安排工作。
如何明确需求？
首先，找到客户那边此次业务的对接人。
企业具体执行工作的和整体负责对接的，可能不是同一个人。对接人往往清楚这次项目的关键事项，主要目的以及成果和时间需求等。
所以，在和同事明确项目对接人后，我先和对接人做了沟通，主要了解这次验资的基本情况，具体业务目的以及所需要的时间要求等。
在对接之前，要先做下准备。
比如，此次我们是进行员工持股计划资金到位的验证，那之前团队其他同事也做过类似项目，我会要下报告和底稿并进行参考，了解大致怎么做的。
然后，我再去对接，就对这个项目怎么来做，要关注哪些事项还是基本了解的，不然问的时候，由于抓不到重点，可能会来回反复沟通，降低沟通效率，也会给客户一种不够专业的印象。
在和对接人沟通清楚需求后，我也大致明白了：
公司希望尽快能完成这项员工持股计划的验证。 验证报告主要用来他们去中登系统办理股权权属变更所用。 他们目前在准备资料了（前期同事已经发过资料清单），员工认股款项大约在X月X日就能全部到位。
这就是需求了解的具体颗粒度。
这在一开始就做个清晰的了解，对项目的展开而言，是一项砍柴不误磨刀工的工作。
而清晰了解需求的前提，是基本对这个项目的框架有所了解，然后找对人沟通，并且沟通具体和项目重要相关的事情，要求一定颗粒度等。
04
提前准备
接下来，是做好项目准备工作。
对于此次验证，最重要的现场所执行的程序，就是银行函证。其余就是现场沟通一些细节以及其他资料的实地获取等。
在知晓需求和重点后，在项目实际展开之前，我们需要明确时间、人员、事项和沟通规划以及注意点。
1. 时间：在明确验资截止日后，进一步明确什么时候去执行函证程序，什么时候写完报告并开始走流程，预计什么时候能走完流程出具报告等。
任何一个项目的流程，都是类似的，包括现场取证——报告形成——复核反馈——双方一致——出具报告。
而在这个流程中，有一些是可控的，有一些则是可能会存在意外而不可控的。
计划可能赶不上变化，我们需要提早去做安排。而面对意外，足够的应对时间是保障，所以一般我都会考虑，条件允许的情况下，先紧一些，这样可以留下足够时间去应对意外。
这次客户需求是尽快完成，12月份必须完成。
为了给客户留下可以提交中登系统的时间，以及可能会出现的问题和沟通反馈时间等，我觉得在验资截止日后的一天就完成所有工作，并尽快走完流程，比较妥当。
于是就按照这样的想法去提项目时间和人员需求，做好安排。
2.人员：验资是小项目，一般来说一个负责人以及一个银行函证主要执行人即可。
两个人1-2天基本可以把程序都落实好。所以，参照以往的经验，我安排了一名有银行函证经验的审计员来参与。
3.事项：验资项目中涉及到的事项其实还不少。我会列清楚表格，字段大概包括时间安排、相应事项、对应负责人员、注意点以及备注等。
比如，银行函证事项，其实执行的审计员不太清楚验资相关的函证如何来展开，那就需要提前做好沟通。
这个沟通过程，是你如何把事项和要求描述清楚，然后对方如何来接收这项信息，并且是否理解了这些信息，是否能有效落实到后续的函证工作中去。
这里涉及到事项和要求具体的颗粒度。
如果说得太宽泛和模糊，对方不一定能了解清楚。
验资里的银行函证，一般包括对发生额的函证和余额的函证。
出资者向公司投入资金，这个过程体现在发生额中。我们需要对这些资金缴存情况进行函证确认。
同时，对余额的函证，也就是验资截止日余额进行函证，是为了证实，所有出资款项缴存入这个账户后，在验资截止日，合计的余额都存在在这个账户中。也就是验资截止日资金的存在和完整性。
这和我们平时审计时的银行询证函很不一样。
审计时的函证，包括1-12项内容，我们函证的目的主要为了了解公司在这个银行所有相关的业务，以及这些业务可能会对我们的财报相关科目产生的影响等。
目的不一样，自然执行起来的重点也不一样。
对验资缴款的函证，有相应的专用模板，而对验资截止日的余额函证，我们只能采用一般的银行函证模板，但是可以选择只函证第1项存款内容，2-12项选择不含。
因为2-12项内容函证对我们的验资目的用处不多，而要执行函证也需要做更多的准备，获取相关信息等。
因此，我们选择只函证第1项内容。
除了银行函证之外，我们还需要获取验资事项相关的资料，包括会议决议、出资协议、员工持股计划协议、缴款单、对账单等，进行核对并审验。
4.沟通规划
我们通常是随性地在项目中开展相关的沟通，但事实上沟通区分为形式、载体和相关方等。
我们需要提前来获取共识，比如项目组内部的沟通、项目组和客户的沟通如何来进行。
这次项目，由于我们对客户比较熟悉，项目组人员也比较少，我们采用微信群的方式，把客户和项目组都汇集到一起，直接在群里进行相关事项的沟通。
如果项目组成员比较多，我们还需要建立一个项目内部的讨论组，因为有些事项是项目组内部讨论的，客户并不参与。
也就是我们根据项目的特定情况，并且结合既往对客户的了解，采用了微信群为沟通载体，形式主要通过群内直接的点对点沟通。
群内有公司对接人、财务经理和出纳，以及签字会计师、我和函证执行的同事。
群有一个特点，就是相关内容大家都能看到，免除了多向沟通。
但正因为此群也有一个缺点，就是涉及到的事项太多，可能和有些人员不直接相关，这部分人有可能就会忽视相关信息。
实务中，我们经常会事后诸葛亮说：你不是在群里吗？你难道没看到信息吗？
对不起，可能还真的没有看到。
所以要善于用好沟通群，也要克服相关群的缺点，大群需要有个管控或者综合协调员，重要相关信息需要艾特某些人。
同时，在沟通群的基础上，一些重要事项，我们要求直接电话或者当面沟通。
一些需要来回反馈并确认的事项，我们要求单独沟通并且闭环沟通等。
并且，重要的疑惑和问题，最好就在现场执行程序日，就当面解决。
如果在现场也都是基本线上沟通，那去现场的意义就不大。
总之，沟通要结合沟通对象、沟通目的、沟通需求、沟通效率和效果等整体考虑，并有效展开。
确保整个项目的过程中，沟通是高效且通畅的，或者是当下最优的。
5.注意点
项目总有一些注意点，也就是容易出错的点。
有些点有些靠我们发掘，有些则依赖于前述相同项目的经验积累等。
比如之前项目在执行项目过程中存在什么问题，出现了什么意外状况等，我们如何去提前避免或者在状况发生时，如何去解决等。
罗列出这些注意点，有助于我们更好展开项目。
上述5点，就是我们可以提前做好的准备。
接下来就是具体展开了，我们在后一篇文章里进行分享，也欢迎大家一起探讨。
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