干货：这4种办法，大大提升律师协作办案的效率

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作者按：时间支出是律师办案的主要成本。在团队协作办理刑事案件的过程中，阅卷这一基础性工作，往往耗时不菲。从这一角度而言，阅卷效率的高低与否关乎团队整体投入与产出的比值。

如何能够在保证阅卷质量的前提下，尽可能地减少不必要的时间支出呢？以下是我们在办案过程中达成的诸多共识，在此整理如下，以飨读者。

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文 | 王栋 黄一欣 广东广悦律师事务所

来源 | 约法

- 1 -套用模板，培养默契
部门组建伊始，商业刑事部便在检院《公诉案件审查报告》的基础上确立了本部门审查报告的八项要素。我们在此基础上，制作了审查报告模板。
该模板进一步细化了各项要素的写作要求，固定了各级标题及正文文本的排版格式，同时明确了各类证据的摘录范式，使我们能够在具体工作过程中，仅需直接撰写或者粘贴相应卷宗内容或审查成果，无需再耗费多余的精力处理诸如排版等重复性劳动。商业刑事部案件审查报告各项要素通过套用模板这种方式，不仅能够保证我们审查成果的样式统一、节约一部分工作时间，还显著培养了我们协作过程中的默契，进一步减少了相应沟通成本。
例如，相应审查成果我们都会及时放置在Alpha相应项目中的“05 律师文书-审查报告”文件夹中，方便其他同事调阅；在不同罪名的案件中，明确了各类证据的审查要点，在工作时更加有的放矢。审查报告会统一上传在项目文件夹当中同时，我们发现，随着时间的推进，通过“制作范例→套用模板→形成报告→汇总成果”这一流程，可以逐渐沉淀团队知识成果，积累不同类型案件的审查经验。部门新人在学习和办案时，能够做到有章可循，从某种程度上也减少了部门培训成本。
我们相信，在接下来工作过程中，这种系统化的协作方式会更加彰显出其价值和意义。- 2 -标识重点，减少搜寻在商业刑事部创立的诉讼项目中，重大、疑难、复杂的案件占据了相当大的比例。从检院拷贝的光盘中，卷宗数量不断刷新纪录，每每考验我们的协作能力。
在数量众多的案卷中，如果不能精准界定某份证据在卷宗中的顺序，势必在寻找时大费周折，浪费非常多的时间。为了避免这种情况的发生，我们在阅卷时，双管齐下，取得了明显效果：方法一：编辑文件名称  检院光盘中，文件名称绝大多数是以卷宗序号命名，无法直接反应其内容。我们在进行第一轮阅卷时，会同步将文件名称进行修改，冠以“主体名称+主要证据内容”。这样在后续使用时，可以直接找到相应卷宗。
我们在办案时也发现，广州各地区侦查部门在装订卷宗时有其习惯性做法。以南沙区公安分局查办的团伙案件为例，大多数是按照主体顺序装订卷宗（主犯在前），卷宗材料又大致按照强制措施文书、入所记录、抓获经过、权利义务告知书、讯问笔录、辨认资料来进行排序。修改文件名称，可以更快找到文件出处方法二：提取重点证据  在“从厚到薄”的证据审查过程中，势必会删减大量的卷宗信息，部分关键证据可能会被忽视掉或摘录的内容无法充分反映其原貌（如物证照片、交易合同等资料）。此时，我们会把审查时认为重要的证据单独提取保存。
常用做法是通过“Adobe Acrobat DC”提取出后，统一放置在“02 卷宗资料-重点证据”文件夹。该软件在提取时会自动添加文件命后缀，方便查找文件出处。（部分检院卷宗文档需要输入编辑密码，无法直接提取，可先将文档转换成JPEG或PNG格式后再进行合并）集中存放重点证据，使用时可以做到一键调取- 3 -绘制图表，把握全局在一些复杂案件中（典型者如涉黑涉恶案件），涉及到的人、事、时、地、因、果等细节纷繁复杂，如果想要通过文档摘抄这种单一方式去理清案件思路、有效传达案情信息，势必会事与愿违。
从认知科学的角度而言，我们大脑在面对海量信息时，也难以在第一时间建立连接，建构出相应形象。解决这一问题，我们则是会在案件中通过可视化的方法，努力做到“一图胜千言”。
例如，在拿到《起诉意见书》后，我们会在侦查/监察机关认定事实的基础上，绘制基础事实框架。通过不同颜色、大小的线条、边框、字体，制作相应图表，将游离的人、事、时等各类案件要素串联成统一整体。
在后续审查过程中，也可以将证明某一项事实的证据备注在相应要素旁边，确定相关证据是否达到“确实、充分”的程度。这种做法，能够有效避免证据审查时“只见树木，不见森林”重大误区，能够帮助我们有效把握全案信息。在某国有公司滥用职权罪一案中，可以通过梳理股权关系，清晰界定出涉案公司产权性质在一些复杂案件中，律师的可视化成果也有助于检察官、法官高效地梳理案件信息，厘清控辩焦点。在梳理卷宗信息方面，我们在业界已经见到不少检察官、法官拿着律师可视化成果开庭的案件。在梳理案件事实方面，我们也会在有条件的法院，申请在庭审中展示提前制作的案情PPT。
在广州中院受理的一起涉案金额4亿余元的非法采矿案件中，部门出庭律师通过第二种方法，向合议庭展示上诉人的作案手法，指出一审法院在认定事实方面的重大瑕疵，取得案件发回重审的阶段性成果。法庭庭审过程中也可以申请通过PPT展示关键案情- 4 -善用软件，节约时间
相较于以往打字编辑的耗时耗力，当前各式各样的电脑软件、手机应用已经极大方便了使用者的操作，节省了不少作业时间。我们在阅卷过程中，也会使用各种类型的软件，提高办案效率。白描： “也许是最好用的中文OCR扫描工具”  白描支持批量处理和连接PC，能够直接在电脑上把要识别的图片拖入PC浏览器，在识别后直接在电脑上查看结果，校对，导出，省事省力。这款应用识别准确率很高，在摘录言辞证据时，会极大减少使用者的打字时间。
 白描主要功能屏幕截图XMind ： “Ideas grows on trees”作为一款思维导图工具，XMind早已为众人所熟知。我们除了在研究案情、文书写作时用以梳理思路，在阅卷时也常用它来排列和分组案件证据。
此外，XMind还支持插入“联系”、“外框”、“概要”，方便整理审查成果，在撰写质证提纲时更具有针对性。MaginNote 2/3： “一款会重塑学习方式的阅读笔记工具”  PDF阅读应用数不胜数，但多次荣登App Store推荐榜单的Maginnote，通过将批注、思维导图、学习卡等功能有机组合成成体，使其成为律师电子阅卷的最佳选择。
该款应用适用于Mac、iPad和iPhone，如果再配以一支Apple Pencil，使用苹果全家桶的你在阅卷时会深深爱上这款应用。其他操作软件  除了上述应用之外，我们还会使用“Days Matter”这类倒数日应用计算办案期限；
使用“讯飞语记”来将语音转录成文字，使用微信自带截图以及“Pico”、“Annotable”这类应用完成图片标注；
使用“ProcessOn”或者“Office Visio”来制作的可视化图表；
使用“Quicker”来快捷操作如截图OCR、一键查询企业工商信息。Quicker：Windows常用操作捷径工具- 5 -以达成目标为原则，灵活应对各种变化
行文至此，我们大致梳理了针对重大、疑难、复杂案件的常用协作方法，但对于卷宗数量较少，案件事实清楚以及一些自愿认罪认罚的案件，上述方法却有一种“杀鸡使用牛刀”的既视感。
尽管我们不吝于“狮子搏兔，亦用全力”，但团队成员的每一分钟工作时间都应当得到珍惜。但凡能够高效完成证据审查这一基础性工作，其实都在我们接受的范畴之内。所以，达成目标才是首要原则，其次才是考虑减少不必要时间支出。但节约时间总是相对而言，在内部协作过程中，一些看似无用的工作（例如文档管理）非但不能减少，反而要不断加大投入。看似矛盾选择的背后，其主旨却高度统一，即帮助团队中的每一位成员更好地胜任工作。
专业化竞争时代已然来临，我们坚信只有强强联合，才会让每一位团队成员在职业生涯中走得更远。现代管理学之父彼得·德鲁克（Peter F. Drucker）在考虑如何发挥知识工作者最大效用时，建言要掌握自己的时间、发挥他人的长处、做出有效的决策（参见其《卓有成效的管理者》一书）。
对于团队而言，高年级律师与低年级律师在办案经验与时间资源、任务数量与办案成本上的不均衡，是团队发展的原生性障碍。
参考德鲁克先生的建议，我们在思考如何解决这一问题时，方法也不外乎增加有效工作时间（例如加班、吸纳新成员）、减少团队任务耗时（例如避免重复劳动，降低零产出任务）、保留和传递办案经验（例如内部分享、知识管理）。
作为我们实践上述方法的阶段性成果，本文也希望能够得到读者的批评指正，从而进一步改进提升。
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