一文掌握投标要点：法律服务投标“三篇九步法”
The following article is from iCourt法秀 Author 毕宝胜、陈正刚
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法律服务投标业务一直是比较繁琐、复杂的律师业务，作为初次接触法律投标业务的新人，少不了对于流程及规范的不熟悉，如何快速掌握投标业务的要点？本文作者将专项诉讼类法律服务投标总结为“三篇九步法”，希望对你有所帮助。
”文 | 毕宝胜 北京德恒律师事务所合伙人
陈正刚 北京德恒律师事务所律师
本文由作者向新则供稿
一、知彼篇
第一步 熟悉文件、定位需求
第二步 对照标准、锚定得分
第三步 及时沟通、避免偏差
二、解己篇
第四步 分工协作、重点突出
第五步 读者友好、换位思考
第六步 逐项检查、交叉复核
三、制胜篇
第七步 装订密封、准时响应
第八步 模拟演练、精准述标
第九步 投后复盘、成长提升
我国政府及公共采购活动已经进入制度化和法制化轨道，通过招投标流程确定法律服务供应商也变得更加常见。招标文件往往动辄几十上百页，程序要求、商务要求、技术要求纷繁复杂。常见的标准化法律服务投标流程可以参考下图所示：
初次接触法律服务投标工作，堪比一个超大型项目，流程、内容相对繁杂，而且需要在较短的时间协调大量文件资料、配合团队同事完成投标，实属不易。故此，本律师团队特将专项诉讼类法律服务投标总结为“三篇九步法”，希望有所裨益。
法律服务投标的本质就是先去理解招标方，然后再寻求被招标方理解，谓之“知彼”和“解己”；当前面两大事项完成后，剩下的就是如何将前面的成果完美呈现，从一众投标者中脱颖而出，谓之“制胜”。
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知彼篇
所谓“知彼”，就是指理解招标方的需求和要求，这就要求投标人首先要完全熟悉相关文件，包括招标信息和招标文件。上述信息和文件可以从各大采购平台网站主动获取，也可以是招标方发出投标邀请。
从发出招标信息到开标，时间一般不会太长，想要在短时间内做好标书，是一项不小的挑战。所谓知己知彼百战百胜，首先要做的是充分了解招标相关信息。
1. 熟悉文件、定位需求
资质要求优先考虑。在获取招标信息、招标文件过程中，一定要认真研读资质要求和废标条款，如果资质不满足或触发废标条件，一切准备工作都将付诸流水。在此阶段还要注意提交时间和提交形式要求，预估准备时间是否充分，并结合团队情况、服务内容，比如专业领域、办案成本等因素，综合评估后确定是否参与投标。
招标范围重点分析。务必注意招标文件中“项目概况与招标范围”，通过该内容可以大致了解项目复杂程度、需要提供的法律服务范围等关键信息。前述关键信息，是整个招标文件中技术要求的核心内容，一定要反复推敲，确保理解无误。
在该步骤中，最好由经验丰富的合伙人或资深律师结合实务经验，分析招标方需求、给出指导性意见，再由律师负责具体落实。对于需求的理解，不能停留在字面上，更要能够结合背景信息，探求真实的需求，避免方向跑偏。
为了有效把控该步骤，可以根据招标文件制作一份《招标基本信息表》，后续准备文件过程中，可以作为指导文件，参考如下：
2. 对照标准、锚定得分
除了“最低价中标法”外，招标文件中通常会规定非常详细的评标办法。以“综合评估法”为例，招标文件中会通过表格的形式将各项评分点列示，并附有相应的得分点、评分标准。
把评分标准比喻为“靶心”一点都不为过，各项文件的准备都需要向评分标准看齐。对于不经常投标的律师团队来说，在这一阶段主要耗费时间的工作是针对商务要求文件的准备，往往需要提前向所内申请资料，比如管理制度、财务信息等材料，或者向其他团队寻求协助，比如人员资格与业绩证明。
在诉讼项目评分标准中，法律服务方案和类案业绩占比较高，应当重点关注，这就需要团队做好日常的业绩梳理和留底工作，以便在需要时快速应对。
建议将该评分标准另外添加一列备注信息或打印出来自用，通过对评分标准的理解与该部分文件的预估，先行模拟打分。打分完成后，标示出基础分、差距分、胜负分。
“基础分”是能够参与该投标的律所大致都能得到的分数，这部分分数按照要求准备即可，不必过度紧张；“差距分”往往是与本次招投标需求紧密相关的内容，这部分需要花大力气准备，务必要都能够争取得到满分；对于“胜负分”，往往没有定式可言，需要注意的是要将每个细节都尽量做好，实务中常有仅仅凭借不足一分之差而胜出的情况。
掌握了评分标准后，准备文件时针对性必须要强，一定要抓住“得分点”，能得尽得。招标需求各式各样，很难有恰好符合要求的情况，在不具备某些标准时，如果有相接近的材料，可以在不违反废标条款的前提下，尽情展示“肌肉”，赢得“印象分”。
为了有效把控该步骤，可以结合招标文件制作一份《投标模拟评分表》自用，用以指导如何准备文件，参考如下：
3. 及时沟通、避免偏差
招标文件体系庞杂，少部分招标代理机构在制作法律服务招标文件时，忽略了法律服务与商品采购等其他类型的区别，难免出现个别条款表述不清或理解困难。尤其是考虑到法律服务的具体标准难以界定，语言文字的表达有自身固有局限性，更容易导致语焉不详。
如果对于招标文件相关要求理解有歧义，可以按照程序要求招标方澄清。对于招标过程中的部分简单的程序性事项，为了提高效率，可以直接与招标联系人沟通，但需要注意掌握分寸，禁止打探内部消息。
对于团队内部理解有分歧的情况，建议集体讨论，并咨询经验丰富的团队，切忌盲目猜测招标文件的真实要求。招标过程中，招标方、代理公司、投标方其实是合作共赢的关系，只要是在允许范围内，对于能够顺利推进招标的事宜，各方都会尽力配合。因此，不要拘束，及时沟通。
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解己篇
“解己”是指在理解对方思路和担忧的情况下，通过恰当的形式展示自己，让对方充分了解自己。对于招投标而言，只有在充分理解招标方需求的前提下，才知道努力的方向。中标讲究的是契合度、匹配度，除了了解招标方之外，如何将自己完美展示，也是极其重要的努力内容。
1. 分工协作、重点突出
投标文件的整体篇幅少则上百页，包含的内容庞杂，准备起来耗时耗力，且不容易出彩。且要记住：世上无难事，只要肯分解。准备投标文件时，前期要做好拆解工作，比如可以将服务方案按照招标文件要求继续细化，在团队内部合理分工，之后再统一合稿、调整。
简单的格式调整、基本信息填写、格式内容填充的工作，可以由初年级律师或律师助理完成。法律分析意见要由资深律师把关，结合案例检索进行分析论证，并报合伙人核定。法律服务方案要在团队日常工作的基础上总结提炼，充分展现团队实力、服务流程、工作内容、质控措施等内容，既是获取高分的需要，也是日后提供服务的承诺，能够体现出团队是否专业、敬业。
对于招标方关注的法律服务思路、服务保障措施、报价方案、服务团队、业绩等内容，在符合招标文件要求的前提下，要尽可能突出重点信息，避免淹没在浩瀚的文字中。可以采用多级标题的形式（一般不超过三级），做好标题的归纳总结，而且标题本身要带一定的信息量。
为了有效分工和把握工作进度，可以参照该《分工计划表》：
2. 读者友好、换位思考
开标之前，投标文件处于密封、保密状态。开标之后，评标委员会需要在短时间内审阅多份上百页的投标文件，还要根据评分标准打分、计分。这个过程与高考阅卷颇有几分相似，要想获得高分，就必须让评标人看起来方便、舒服，要换位思考，做成“读者友好型”文件，切忌连篇累牍搞成“文字轰炸”。
在文件的每个部分，都要注意使用“结构化思维”，也就是“金字塔原理”。简单来讲，就是把要表达的内容归纳出一个中心论点，此中心论点可由三至五个论据支持，这些论据本身也可以是个论点，被下一级的论据支持。行文时，注意结论先行，组织段落要以上统下，对于各个分部要归类分组，采取逻辑递进式表述。尽量以简明的语言表述，避免长篇大论、“废话文学”。格式上要清晰、可视化，多使用图表表达。先重要、后次要，先全局、后细节，先结论、后原因，先结果、后过程，并辅之以思维导图。
站在对方的角度思考问题，更容易获得对方欣赏。虽然法律服务具体、客观的评价标准难以确定，但是通过招投标，也能从多个细节看出来一家律所、一个团队的专业水准、敬业精神、综合实力。招投标就像面试一样，看重的是匹配度、契合度，要注重使用“锚定效应”，而前面所讲的评分标准就是符合契合度的明确指引。另外，在制作投标文件时，要把招标要求“翻译”一下，提炼背后真实的需求或者更高层次的需求，揣摩招标人看重的最核心内容。
要贯彻“大处着眼，小处着手”的指导方针。整合投标文件时，务必要对照着评分标准逐一对比，确保将能得到的分数都得到。还要注意多争取印象分，比如提供业绩证明，除了常规的附上委托协议、判决书之外，最好可以针对该业绩写一个简要介绍，突出重点。做到逻辑鲜明、重点突出、行文流畅、图表精美，让评标委员爱不释手。文件风格的打磨是长期而重要的工作，团队要有意识地积累和改进。
多做换位思考，考虑到评标委员的便利。比如，为了方便评标委员会打分，可以随投标文件附上《评分导引表》：
3. 逐项检查、交叉复核
复杂的事项适合清单式管理，指针对某项活动，通过分析流程，建立管理台帐，并对流程内容进行细化、量化，列出清晰明细的管理内容或控制要点，然后按清单执行检查、考核。对于复杂的投标来讲，更适合采取清单式检查，并结合同事之间的交叉复核，避免出错或遗漏要点。
为了避免出现纰漏，可以制定一张《投标文件整体检查表》作为工作指引，该指引不能一蹴而就，需要经过多次投标活动的检验，并持续完善，适合的才是最好的。
对于投标文件的整体检查，可以依据下表进行，实际操作时要注意结合具体情况予以调整。
对于投标文件的分项检查，可以参考使用如下《投标文件重点分项检查表》：
在落实以上整体、分项的检查时，建议采取交叉复核的形式，可以避免遗漏关键内容或出现低级错误。
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制胜篇
经过前面六个步骤，投标文件在主要内容上已基本准备妥当，接下来要按照招标文件完成文件盖章签字、装订、密封、邮寄或邮箱发送、上传系统等环节。部分招标需要现场述标、谈判、答辩，因此在熟悉招投标文件的基础上还需要多加准备。最后，不论是否成功，都需要复盘，处处留心皆学问，投后反思，可以从该项目经历中学习到更多有价值的内容。
1. 装订密封、准时响应
招标一般不会接受活页文件，大多数要求胶装，因此应当严格按照招标文件的装订要求进行装订、密封，做好文件保密措施。即便没有装订的具体要求，投标之前也要注意考虑简洁、美观、装订牢固、翻阅方便等细节，比如通过检查细节，避免装订耗材划伤读者。律师的专业不仅仅要体现在具体的法律问题上，更体现在每一个细节的把握。“颜值也是生产力”，使用彩色打印，做好目录及文件索引表（单独放），还可以在重要篇章前附上不干胶便签纸，方便翻阅。
签字盖章方面，要注意检查具体要求是加盖单位公章，或法定代表人（委托代理人）签字等不同形式要求；如由委托代理人签字的，是否附有法定代表人授权委托书；投标文件签字盖章应避免不完整或关键字迹模糊、无法辨认；加盖的公章在指定位置，注意规整，且骑缝章要覆盖每一页。
对于纸质文件密封或电子文件加密，严格按照招标要求落实即可。一定要注意的是，通常会要求报价函单独放。
文件装订密封之前，可以参照该《装订密封检查表》：
招投标通常以电子数据系统接收电子版投标文件，或者要求开标时间之前将纸质版投标文件寄送、交付到指定地点。因此，发送文件时，需要考虑不可控因素，以免延误或其他意外情况导致未能在指定时间到达指定地点或系统。
前期制作分工计划表时，也需要根据开标时间倒推制定分工、计划，确保提前完成，并留有一定的时间富余量。
2. 模拟演练、精准述标
部分项目要求现场或线上述标、答辩、谈判磋商，评审委员会在查阅投标文件后会要求投标人按照要求陈述，内容通常包括律所及团队介绍、对于项目的理解、法律分析意见、服务范围及流程、类似经验或业绩，有时候还会要求阐述对于行业的了解以及避免类似法律风险的改善建议等内容。
述标人应当是经授权的合伙人或资深律师，需要具有娴熟的沟通表达、随机应变能力。述标前，最好准备详细、简要两个方案，通常建议分别准备5分钟和15分钟两个述标版本，述标时根据具体情况采用详细或简要的方式陈述。需注意的是，简要版本并不是简单的删减、阉割版本，反而是需要花费大量时间精力仔细总结、提炼的版本。要能够简要而不失重点地陈述投标人的优势，结合评分标准，向评标委员会突出契合度。
述标之前，可以参考以下《述标准备表》做好准备工作：
通过评标委员会的提问，可以检验投标人是否准备充分，尤其是涉及到个别尖锐的问题，如何灵活应对，并非一日之功，需要日积月累和刻意练习。述标、开标过程中，要对评审委员会、律师同行保持高度尊敬，本着学习的态度平等交流。另外，还可以专门记录下同行的报价，通过对比各家报价，指导自己在报价方面更加精准。
3. 投后复盘、成长提升
复盘是在项目办结之后，对自己的整个办理过程进行重新推演，回顾目标，并对结果进行分析，列示出成功或者失败的原因，并总结经验教训，内化为能力。不论投标结果如何，都应该组织参与人员认真复盘总结，继续发扬优势，尽快补足短板。
虽然大部分投标文件内容（尤其是商务部分）具有重合性，但也不要把每一次的投标理解为机械地粘贴复制，反而要把握好每一次学习和进步的机会。法律服务招投标在流程与要求上都较为复杂，且能够反映出律师团队对于案件的整体理解、把控，也能够体现出律师团队的工作风格、敬业程度。
投标活动既是对于主要负责该项目律师的能力考查，也是对于律师团队配合能力的检验，对于律师或团队都是一次难得的锻炼机会。同时，投标也代表了律所、团队、律师的水准。即便没有中标，也是一次展示和宣传的机会，能够积累潜在客户。
投标复盘不仅能够教会我们下次投标如何做，也是团队内部自我审视、剖析的机会，可以关注到写作与沟通方面的问题，根据投标的结果，还可以指导团队下一步努力方向，以期待之后可以“有投必中”。
做复盘时，可以参照下面《投标活动复盘表》进行复盘总结：
成功中标、签订合同后，正式意义上的法律服务由此开始，需要注意服务过程中要严格按照合同履约，做好委托事项。同时，要以不低于投标文件中的承诺自我要求，努力提供优质的超出客户预期的法律服务。
若未能成功中标，也不必过度纠结，是否中标除了律师事务所和律师团队实力之外，还有一些相对灵活的评判标准，失败的因素是多方面的。但从失败中吸取到经验教训，内化为自己的能力，做好每一件看似枯燥的事情并汲取力量，才是律师发展的长久之计。
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