怎么开会才不浪费时间？

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我的第「148」篇原创敬上

大家好，我是Z哥，先祝大家端午节日快乐。节日期间就发篇比较短的文章吧。

人在职场混，开会应该是本职工作之外花时间最多的事情。

相信我们每个人都或多或少参加过一些又臭又长的会议。最差的会议甚至在开的时候让人昏昏欲睡，而开完之后对工作并没有产生多大的影响。如何避免这种情况？最有效的办法是不开会……开个玩笑。

长期以往，我们的工作效率必然是低下的。因为我们自己的潜意识认为“我在忙啊，我并没有摸鱼”。

自从我做管理工作以来，参加会议的频次大大增加，也组织过很多会议。从中提炼了一些高效会议的经验分享给你。（头脑风暴等性质的会议不在本次讨论范围）

对于开会，其实在思路上就已经注定了是否会低效。

很多人认为，好不容易叫来那么多人在一起，就是要趁大家都在的时候讨论问题。

如果整个团队认为这样的想法很正常，你去看，他们在会议上肯定会频繁跑题。好一些的情况是，在次要的方面花很多时间讨论；更坏的情况是，从会议的主题A跑到话题B，甚至是话题C。

所以，开会的思路一定要转变一下，讨论只是过程，不是目的。我们的目的是解决问题。

一旦当会议偏离出会议发起时要解决的问题，就应该要拉回来，不能任其跑偏。

谁来拉？当然是会议主持人咯。所以待解决问题的首要负责人作为主持人最为合适。

但是很多时候有比主持人职位更大的boss参与的话，这个时候会议的把控容易被boss带偏。如果发生这种情况，我建议主持人可以说，“当前讨论的问题我们晚点讨论，一个一个来，先把最先聊的这个问题搞定了。”

所以，第一个高效会议的原则已经出现了：明确开会要解决的问题。并且保持控场。

没有主线的会议将会是一匹脱缰野马，聊到哪全看缘分，而且对与新话题无关的参会人来说就是浪费时间。

除了这一点之外，还有一些其他的细节也有助于举行一场高效的会议，我来一个一个说。

01  会议准备到“就绪”状态

做会议前的准备不仅仅是“有准备”，而是要达到随时可以使用的“就绪”状态，不要等到用的时候才发现缺这缺那的。毕竟在开会的时候，耽误的时间可是要乘以人数的，成本翻了好多倍。

像我平时开会几乎都是用电脑的，所以我会将相关的文件提前在电脑上打开好，避免中途再翻文件夹。如果需要连某个特定的局域网在线浏览的话，会提前10～15分钟到会议室，把VPN连好，把网站打开。

02  明确会议时间

这点很重要，我认为它的重要性仅次于会议主题。

除了会议的开始时间外，我建议再将会议的预计持续时长提供一下，给参会人一个锚点。比如，一场会议提前告知了预计半小时结束，参会人只要上点心，自然会刻意避免聊偏离主题的内容。

03  提前告知议程

提前把议程给到参会人的好处多多。

首先，参会者可以知道整个会议会如何开展，准备工作可以做得更充分。

其次，他也对自己发表观点的时间节点有了预估，不会怕自己说不上话而半路插嘴。

最后，对于只涉及到一部分会议内容的参会者，何时能离席、提前退出会议有所预估。好给自己安排其它的事情。

04  会议结束前总结行动方案

衡量一个会议是否高效的标准很简单。除了会议的时长外，就是会议之后会多少工作是可以开展的。前者越少，后者越多就是高效的会议。

所以，在会议结束前把解决本次会议主题相关的行动方案总结一下，落实到相关的责任人，是一个看似可有可无，却是一个衡量该次会议效果好坏的好方法。

如果发现可以执行的行动方案寥寥无几，说明本次会议的效果不佳。是准备不充分？还是什么其他的原因需要考虑一下，好考虑后续措施。否则这场会议的成果便会不了了之，被大家抛之脑后。

好了，就这么多。总结一下。

本篇呢，Z哥和你分享了我对进行高效会议的一些经验。最最重要的一点是：明确开会要解决的问题。并且保持控场。

其次，还有4点也能起到促进作用：

1. 准备到“就绪”状态，随时可用

2. 明确会议时间，特别是预计持续时长

3. 提前告知议程

4. 议结束前总结行动方案

希望对你有所帮助。

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