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如何准备论文答辩:(1)博士生



通过论文答辩是申请博士学位的必要甚至是决定性条件。为此,不能简单把论文内容拷到PPT里去掉一些非正式段落,而需要对内容进行重新组织且依据答辩过程的特征准备PPT和报告。这里介绍一些关于PPT和汇报的形式上的建议,供参考。对于科学层面和内容深度方面的建议,则需要与导师协商。 


目录
  1. 做好以评委为中心的心理准备 
  2. 构建适合宣讲的PPT的页面风格
  3. 前三页PPT:首页、简介与内容提要 
  4. 特别注意引言的要求 
  5. 核心内容的重组建议
  6. 结尾的艺术 
  7. 控制好时间


1

 做好以评委为中心的心理准备


论文答辩具有评委职能全答辩流程严谨答辩过程等特点。以第一个特点评委职能全为例,除了一般的答辩委员会成员外,还有至少两名会行使其他它职能的委员。


1. 论文评阅人:答辩委员会成员中至少有一名论文评阅人,该评阅人对论文较为熟悉,可能提出更细致深入的问题。不仅如此,该论文评阅人还会向答辩主席介绍你的工作,这对书写答辩决议有重要影响。为此,准备PPT时,最好参考评阅人的评阅意见。


2. 分学位委员:答辩委员会一般会包含一名分学位委员(即答辩后参与审议你学位的成员),该委员将在分学位审议会上依据你的答辩表现简介你的工作,以便其他分会委员投票时有依据,因此你的答辩能留下可圈可点的印象十分关键。  


当然,其他答辩委员会成员也不能忽视。在任何情况下,准备PPT时,需要以全部评委为中心。为此,需要知晓以下几点:

  1. 评委是来听你报告的,不是来读你的PPT的。

  2. 不能按照课件的形式准备PPT,即不能把评委当学生,而应该把评委当考官。

  3. 评委是来挑问题的,不是来贺场的,虽然最终通过后都会给与祝贺。

  4. 答辩时不仅需要通过宣讲PPT来展示自己的工作,而且需要回答评委的提问。


为了突出以评委为中心,需要精心准备PPT和汇报,让PPT适合讲,避免由于讲得不到位、重点不突出而增加回答质疑的难度。正因为如此,有必要事先了解评委的可能提问形式(更多要求见研究生答辩| 回答提问的技巧)。
  1. 针对一个具体问题或术语要求提供进一步解释。用尽可能简洁的方式解释。注意,这是最常见的问题。
  2. 问你一个常识性或专业知识问题。依据你的知识掌握程度回答。
  3. 指出你工作的不足,建议你未来考虑。简单致谢并答应未来可以考虑。
  4. 指出一些错误,要求你改正。一定要致谢且答应改正。
  5. 对你的工作做一番评价,不明显指出有什么问题。简单致谢。
  6. 评委之间产生分歧,提问转为争论。不抢话,不介入争论,除非有评委邀请你介入争论。
  7. 要你指出你的最重要贡献是什么或再次总结一下你的工作。你需要预备好你的回答。

其它需要注意的地方:

  1. 回复问题时,应目视提问老师回答。
  2. 不要对评委的提问进行评价,如不要说“这是一个很好的问题”,“您的知识真渊博”。
  3. 对于明显无关的问题或错误的问题,注意礼节。
  4. 自己心里不知道的问题,先停顿一下,表明你在思考,最后简单回复对不起,确实不知道。
  5. 回答问题时言简意赅。
  6. 如果你在汇报过程中出现评委提问,尽量快速回答,如果做不到,可以申请汇报结束后再考虑回答,以免耽误汇报和打乱思路。


除了以上七个问题,还可能有一些其它问题。例如,本文末尾的参考文献【1】给出了一般答辩中遇到的20个常见问题。你可以依据这些可能的问题(有的问题不一定相关)提前做好准备。 


2

构建适合宣讲的PPT的页面风格


虽然内涵重于形式,但好的页面风格不仅会留下好的第一印象,而且更容易表达你的思想。这里给一些建议,供参考,更多建议可阅读PPT六条注意事项


1 突出每一页幻灯片的主题并将其用作标题
尽量不要使用内容提要的大纲作为标题。每一页幻灯片应有一个与本页内容密切相关的主题作为标题出现。例如,介绍某一条结果时,以主要结果作为标题。不同主题的内容应分配到不同页面之中。一个大的主题则可以分配到不同页面之中。这如同论文的大纲,可以起到导航作用,评委看到标题就大致了解你当页的内容了。
2 可以用短语替代长句子
为了避免一页的文字太多,可使用包含关键词的短语句来交代你的意思。这些短语单独出现时并不要求满足语法规则,但你演讲时,需要采用完整的满足语法逻辑的句子。
3 优化排版

优化排版后,不仅视觉效果好,而且更容易理解。建议排版时考虑如下几个方面:

  1. 统一文法风格,统一文献引用风格,统一字体(至少对于相同内容,统一字体)。
  2. 注意字体大到让最末排的观众能看得清主要元素。
  3. 一页幻灯片有不同内容时,按某种逻辑顺序(如时间、重要性、繁简等)排列内容,且逻辑顺序按由左到右由上至下匹配。
  4. 尽量下载一些经过排版设计的模板,在其中填写自己内容。例如,一些资源可以提供为引言、文献、方法、结果和讨论等专门设计的PPT模板【2】。
  5. James Hayton给出了制作PPT的其它一些要求【3】。这些要求涉及避免花哨的背景、尽可能避免使用动画、翻页注意事项等。

4 控制图形、表格与公式等对象的数目
除非用于对比或关联,一页幻灯片尽量不超过一幅图形(可以包含子图)。一幅图占的页面尽量不到半页。一页幻灯片不能有太多数学公式,只放关键的公式,可以用文字或口语介绍其推导、意义和作用。
5 条目可定位
如果使用条目排列内容,建议不用大点作为条目符号。用数字或字母序号容易定位,这样,评委提问时,可以明确指出是第几条,否则还需要数数。例如,上面关于优化排版的五个条目并未使用数字类序号,这样不利于定位。James Hayton【3】给出的三种条目风格(图1)值得借鉴。
图1 条目的三种风格【3】
6 使用不同语气区分不同来源

使用不同语气区分对通用知识、文献知识和自己的贡献的交代。例如:

  1. 对于通用知识可以使用“我们知道”启动介绍

  2. 对于文献知识可采用“据某文献研究”启动介绍

  3. 对于自己的贡献可采用“我们得到”、“我们给出”或相似短语启动介绍。

 

3

前三页幻灯片:首页、简介与内容提要 


评委会聚精会神听最先出现的三页幻灯片。如果起始的三页幻灯片效果不好,就会对余下的演讲不抱希望。


1 首页与开场白


首页幻灯片的质量会给评委留下第一印象。好的开场白让你接下来更顺畅。起调不宜太高,就像唱歌起调太高会唱不下去一样。念首页幻灯片时,尽量不要看屏幕,而需要面对评委。一般不会记不住题目、导师姓名和自己的姓名。



博士论文答辩报告

用醒目的字体给出论文题目

学生:姓名

导师:姓名+职衔

学科:(一级学科名)

单位:(院系或对等机构名称)

日期+地点 


建议的开场:一边用诚恳的表情环视一圈答辩委员会成员,一边念“各位答辩委员会老师,你们好!我论文的题目是...,我的导师是...老师(职衔高的应将“老师”改为“职衔”,如“我的导师是...院士”)。现在向各位评委老师汇报我的具体工作”。







不建议的口语:“欢迎各位老师参加我的汇报或答辩”。(欢迎词应该是主持人说的)


2 论文工作简介


论文工作简介可概括本论文面对的问题是什么,问题的来源是什么。概括论文开展了什么工作,必要时指出目标是什么。图2是论文工作简介示例。
图2 论文工作简介(D Goldenberg,年份不详)

建议:论文简介所包含的信息应尽可能简练,以一分钟的时间交代完,最后接一句口语“下面是具体内容介绍,先看内容提要”,并翻到下一页内容提要。


3 内容提要


第三页是内容提要。不超过7个条目。核心内容的标题应尽量揭示主题或重要结论(不能写成第n章)。用数字序号(而不是点号)区分不同条目。在每一条目对应的内容出现的起始位置,应重复出现内容提要一页,并将对应条目的颜色加深。


内容提要

1. 引言 

2. 核心内容1的标题

3. 核心内容2的标题

...

n. 结论与展望




口语建议:以“报告分为如下几个部分”开始,接着念完各条目,最后是“下面介绍第一个方面引言”。







4

特别注意引言的要求


引言的目的是交代问题的来龙去脉并给后面介绍核心内容进行铺垫。书面论文的引言需要从引言的逻辑结构介绍三部分内容(论文引言的逻辑结构)。对于PPT演讲,也需要突出这种逻辑结构。


第一部分是研究背景及其意义以第三者的角度从背景引出需求,从需求牵引研究主题。这部分内容可以用一页PPT展示。如果研究主题涉及比较重要的专业术语或概念,则可用另起一页对具体术语或概念进行适当讲解,必要时采用示意图。注意,这部分不要提本文研究内容。
第二部分是研究动态围绕研究背景中的需求和研究主题,交代研究动态。可以按不同的小主题来归类介绍研究动态,也可以按研究历史、重要节点贡献和近期研究等分类介绍。无论什么方式,需要重点交代一些将被本文利用的观点、结论和方法,最后适当指出不足(指相比于前面指出的需求还有什么不足)。 注意,在这部分,不要以本文的研究结论评判别人的研究。
第三部分是本文工作按顺序交代:为了满足背景中的需求,现有研究遗留了什么需要进一步研究的内容;本文将研究其中的什么内容;本文的研究目标;本文的研究思路(或理论框架)。本文工作介绍尽量不要超过2页,其中研究思路最好是单独一页。 



本文研究思路(或理论框架)

你的研究就像要在地图上找到一个要到达的目标,你给一个卫星地图,在上面清晰地标明了路径和关键切换路口,哪里该换乘什么交通工具,哪里有崎岖。

可以指明你采用了什么方法(现有的、改进的、自创的),经过什么主要步骤,突破什么关键问题,获得什么结果,分析什么,等

研究思路一定要简单明了,让评委获得了一个概要,接着往下听就轻松多了。介绍研究思路时可以减缓语气


引言的介绍常见的不足是,引言的三部分内容各自为政,没有形成逻辑关系,没有理清问题的来龙去脉和建立上下文关系。具体而言:

  1. 研究背景中未指出需求,未牵引出实现该需求的研究主题应该是什么。
  2. 研究动态讲得太细,但没有提炼要点,没有围绕背景中的需求介绍动态。
  3. 本文工作没有呼应研究背景中的需求,没有结合研究动态遗留的研究内容来引出自己的内容。

5

核心内容重组建议


研究方法、研究结果和研究结果的分析是核心内容。书面学位论文有足够的篇幅展开这些内容,但PPT不能太长,尤其不能事无巨细地在这里介绍。为此,需要重新组织内容


组织核心内容的标准形式与建议

第一类安排方式:第一部分交代方法、第二部分交代结果、第三部分讨论结果。这种方式中规中矩,适合这三部分内容权重接近的论文。

第二类安排方式:按解决的问题进行分类。这种方式适合解决了几个不同的重要问题的论文。

第三类安排方式:先交代完成做了哪些工作,接着按顺序交代主要贡献。这种方式适合包含几个特别重要的、特别新颖的贡献的论文。


其它建议:

  1. 不要将论文中的全部内容不加区分地一章接一章地拿来介绍,好像在快速宣读书面论文一样。
  2. 突出重点和难点,尤其突出意外的发现,突出自己独到的思路。
  3. 在核心内容部分适当引用相关文献,尤其是用到的别人的方法,有不同于别人的结果和超越别人的地方。
  4. 依据本文原创、别人的观点和常识等区分语气。详细要求见构建适合宣讲的PPT的页面风格第6条。


6


强调结尾的艺术


你在介绍核心部分的内容时,由于复杂程度高,难免会有一些失误或者卡壳,但这些不足可以通过好的结尾(通俗地说)“捞回来”。结尾是你的结论与展望,此时,你可以像背书一样念为此精心准备的PPT,以避免卡壳和失误。



结论、展望与致谢

首先概括论文工作:概括论文针对什么问题、做了什么工作、有什么最重要的结果、是否实现了目标等。

清晰地提炼创新点:以条目形式罗列主要创新点,数目不要超过4条,并指出这些创新点有什么重要性或作用。创新点是指带来了什么样的新知识,可以是创造了什么新知识、完善了什么现有知识和拓展了什么现有的知识。见对知识做出贡献的三种类型(讨论稿)

给出展望:指出论文工作的不足、提出了什么值得进一步需要开展的工作、个人有什么打算。

最后可列出致谢对象:可以在最后一页列出致谢对象作为结尾。此时不一定需要念致谢,可以等待答辩委员主席宣布答辩决议后致谢。

结束建议:结尾时面向评委,结束语不要拖泥带水,不要侃侃而谈。

建议结束语:我的汇报完了,谢谢各位老师!

不建议的结束语:欢迎各位老师批评指正。

不能采用的结束语:千万别以会议主持人的口气“命令”各位评委提问。例如,结尾时不要说“现在请评委老师提问”。提问应由答辩主席来宣布。



7


掌握时间与时间分配


各单位对答辩人汇报PPT的时间可能有所规定。例如,清华大学研究生工作手册“二、博士学位论文答辩程序及有关要求”第3(4)条“规定,由答辩人报告学位论文的主要内容的时间为约30-45分钟。


如果答辩流程规定了宣讲PPT的时间范围,那么建议取最短时间。例如,如果答辩流程规定用30-45分钟宣讲PPT,那么尽可能按30分钟演讲时间来准备PPT。
那么如何分配各部分时间呢?.

由于核心内容的组织存在前述的三种不同情况(见核心内容的重组建议),因此很难统一地规定各部分所占的时间。凯特.海默恩(Kate Hemeon)将内容分成研究目标、文献综述、整体思路、研究方法、发现和建议几个部分,提出的相应的时间分配为【4】:

  1. 研究目标:2 分钟
  2. 文献综述和整体思路:5 分钟
  3. 研究方法:5 分钟 
  4. 发现:10 分钟 
  5. 建议:5 分钟


如果按上面的构成分配时间,那么再加上开场白和其它一些时间,总的时间应控制在40分钟以内。


在时间分配上,不管得到什么建议,需要将主要时间留在那些能打动评委,让他们记住要点和能突出你的特点和贡献的内容上,而不应机械地为了平衡各部分要素来分配时间。


在回答问题时也需要注意控制自己回答问题的时间。尽可能言简意赅地完成一个问题的回答,避免绕圈子和将自己绕进去。




Di Pierr提供了准备答辩的更多建议【5】。她在提建议前写到:


对许多博士生来说,博士论文答辩——博士研究的顶点——存在于遥远的未来。但如果不给出警示,他们会自认为这是一道屏障。他们想知道,作为研究生,他们将如何或是否会设法完成这一“最后的表演”,并作为真正的学者进入学术领域。


学生们从来没有像他们所希望的那样为这场活动做好准备。这一通过仪式作为一个神秘和未知的事件,一个哥特式的恐怖(gothic terror)在他们面前时隐时现。


当然不应该是这样,一些预先的考虑和准备将会大大增强信心。以下建议(见下面的二维码)将有助于学生控制这种令人紧张的感觉,并将其转化为令人兴奋、难忘和快乐的事件。


Di Pierr提供的准备答辩的建议【5】




本文参考文献[1] List Of 20 Common Thesis Defense Questions You Should Be Prepared For,http://www.artistswithavision.com/top-20-questions-frequently-asked-during-thesis-defense[2] Slide Team, Example Dissertation Proposal Presentation Powerpoint Presentation Slides, https://www.slideteam.net/example-dissertation-proposal-presentation-powerpoint-presentation-slides.html[3] James Hayton, How to design outstanding powerpoint slides January 27,2016,https://jameshaytonphd.com/quick-tips/how-to-design-powerpoint-slides-for-academic-presentations[4]  Kate Hemeon, M.A. Preparing for a Thesis Defense,http://www.msvu.ca/site/media/msvu/DefensePreparation.pdf[5] Marianne Di Pierro,Preparing for the Oral Defense of the Dissertation,ASQ Higher Education Brief January 2010,http://asq.org/edu/2010/01/career-development/preparing-for-the-oral-defense-of-a-dissertation.pdf


本文原载于如何准备论文答辩I: 博士生(2020.4.18),本次重发对部分内容略有调整。


(完)

撰文 | 学位论文写作工作组

排版 | 琳月

校对 | 白博士

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