共享说 | 财务共享的下一站：会计档案集中管理
|前言
ABOUT INTROUCTION
中国石化自2014年实施财务共享服务以来，企业会计实物档案基本形成了共享扫描并临时保管的模式，规模化处理业务的效果已经初步显现。但在实际运行过程中，存在企业档案库房资源不足、档案返回企业的成本较高等问题，因此，集团公司开展档案集中区域化管理的需求日益迫切。
一、必要性分析
集团公司档案队伍整体不足
库房场馆建设分布不平衡
一方面档案员工总体数量逐年减少，年龄老化，档案队伍后续人员接替存在断档的现状；另一方面各企业档案人员及场馆分布不均衡，成立较早的、规模大的企业档案人员和场馆数量多，规模小的、新成立及发展较快的企业档案人员及场馆则相对不足，据统计，约有10%左右的企业没有自己独立的会计档案库房。
会计档案移交成本高、风险大。
移交成本主要体现在快递成本上，按照6元/册的EMS寄送费用计算，共享公司若移交2019年17万册档案，预计将产生快递费100余万元。此外会计档案移交方式主要是集中邮寄，相较于平时按照单笔业务邮寄会计资料，会计档案邮寄移交风险更大。
档案分散管理模式不利于库房节约
企业管理档案是按“单位+年度+档案类型”方式进行存储，都会预留出存储空间，相对于共享按照分册入库流水存放的模式，企业的管理档案库房虚耗较大。
二、可行性分析
国家制度和行业规范逐步成熟。
2017年，国家档案局先后发布了《档案保管外包服务管理规范》和《档案服务外包工作规范》，前瞻性地提出了档案管理外包服务的工作规范和指导原则，为推动国内档案管理外包服务的有序发展和社会专业化分工提供了政策支持和应用规范。
国内外相关企业探索取得成效。
以申江万国数据信息股份有限公司为例，该公司是首批获得中国档案学会档案寄存托管服务指定服务商资质的企业之一，目前已经为银行、保险公司、人事部门等单位开展电子档案形成和实物档案长期保管服务，2018年的营业总收入已近5000余万元。
财务共享深入推广和电子会计档案系统的建设完善，为档案管理变革提供了基本保障。
一是随着财务共享实施，企业的内审外查工作逐步向查阅影像件的方式转变。据统计，2019年集团公司各企业到共享公司调阅实物会计档案的调阅率不足0.05%。二是集团公司基于区块链技术的电子会计档案系统初步建成，预计到2020年底，境内共享企业包含报表、账簿、记账凭证和原始凭证影像的电子档案将全部实现电子归档和存储，电子档案的管理将更加规范、安全、便捷。
三、实现方式
01
在实现方式上
一是企业可以根据自身意愿，委托共享公司开展档案集中管理；共享公司在年度终了后临时保管档案1年，期间完成后续档案整理工作，并逐步将整理后档案移入集中管理库房。二是共享公司根据业务发展的整体规划和自身轻资产公司的特点，委托集团内具有条件的档案承揽单位承接保管工作，实现盘活存量资产的效益目标。
02
在管理模式上
建立“主管部门+企业+共享公司+承揽单位”四位一体的管理模式。其中主管部门和企业可以参照现有财务共享的职责界面开展工作；共享公司发挥共享服务优势、流程管理和业务管理优势，负责建立共享模式下会计档案收集整理、影像形成、入库保管、信息化建设标准的规范，定期开展业务检查，收集企业需求并提出集团档案业务信息化方案建议，发挥决策支撑和业务管控作用；承揽单位负责提供库房和人员，具体承接档案保管工作。
03
在系统建设上
依托现有共享服务自助系统（FSS）和集团电子会计档案系统，通过系统功能提升，实现自助系统面向日常业务处理用户，支持系统信息与实物信息双向检索；电子会计档案系统提供电子档案永久归档存放和检索功能，在自助系统临时保管电子档案期限结束后，接替自助系统为用户提供交互服务及与实物档案的双向检索服务。
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