国家档案局办公室关于 《电子档案管理办法》征求意见的通知
国家档案局办公室关于
《电子档案管理办法》征求意见的通知
各省、自治区、直辖市档案局，各副省级城市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：
为深入贯彻习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，落实档案法有关规定，我局研究起草了《电子档案管理办法（征求意见稿）》。现印发给你们，请认真研究讨论，提出修改意见，于2023年6月10日前将纸质版及电子版反馈至我局科技信息化司信息化推进处，电子版请发送至指定电子邮箱。
电子邮箱：xtc3015@163.com
国家档案局办公室
2023年4月19日
附件1：
电子档案管理办法
（征求意见稿）
第一条【目的和依据】 为规范电子档案管理工作，保存国家历史记录，推进社会信息化进程，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本办法。
第二条【适用范围、定义】 各级各类档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案管理工作，适用本办法。
本办法所称电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、归档的，对国家和社会具有保存价值的各种信息记录。
第三条【工作原则】 电子档案管理工作应当遵循统一领导、全程管理、安全可控的原则。
第四条【管理要求和效力】 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当确保电子档案符合以下要求：
（一）来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理业务事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、归档、移交等系统安全可控；
（二）程序规范。形成、办理、归档、移交、接收、保存、利用、鉴定、销毁等全过程管理应当符合国家相关法律法规、标准规范规定，并且准确记录、可追溯；
（三）要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合相关标准规范要求。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。机关、团体、企业事业单位和其他组织不得拒绝电子档案的合法合规使用，法律、行政法规另有规定的除外。
第五条【基础保障】 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当配备档案信息化基础设施，建立管理机制、标准规范体系、安全体系、人才队伍，满足电子档案管理的实际需求。
第六条【安全保密】 电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、保密管理、密码管理、个人信息保护等相关法律法规要求。
第二章 机构及其职责第七条【档案主管部门职责】 国家档案主管部门统筹规划、组织协调、监督指导全国电子档案管理工作，研究制定政策制度，建立健全标准规范体系，培养专门人才，推动电子档案安全保管和有效利用。
县级以上地方档案主管部门监督指导本行政区域机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案管理工作。
乡镇人民政府应当将电子档案管理纳入档案工作范围，并监督指导所属企业事业单位、基层群众性自治组织等的电子档案管理工作。
第八条【形成单位职责】 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当履行下列职责：
（一）确定管理电子档案的机构或人员，制定本单位电子文件归档范围、保管期限表和分类方案，负责本单位电子档案的收集、整理、保管、提供利用等，并按照有关规定向档案馆移交电子档案；
（二）将电子档案管理纳入本单位信息化或者其他发展规划，协调档案、文秘、业务、信息化、保密等职能部门共同推进电子档案管理；
（三）将电子档案管理纳入档案工作责任制，建立健全电子档案管理制度和规范；
（四）配备满足电子档案安全管理需要的信息化基础设施，确保办公自动化系统、业务系统具备电子文件归档功能，建设与办公自动化系统、业务系统等相互衔接的电子档案管理信息系统。
第九条【档案馆职责】 各级各类档案馆应当履行下列职责：
（一）负责收集、保管和提供利用各自分管范围内的电子档案；
（二）建立健全电子档案管理制度和规范；
（三）建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统；
（四）对电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源进行集中统一管理。
第十条【争取支持】 各级档案主管部门应当纳入本行政区域有关信息化建设、电子政务建设、电子文件管理、数据管理、保密管理等方面的议事协调机制，积极争取相关部门的支持，共同推进电子档案管理工作。
第十一条【人员要求】 电子档案管理人员应当具备相应的专业知识与技能，定期接受业务培训。
第三章 电子文件的整理与归档第十二条【电子文件归档要求】 机关、团体、企业事业单位和其他组织的电子文件归档应当符合下列要求：
（一）形成、办理等管理过程应当符合国家电子文件管理相关法律法规、标准规范的要求；
（二）办公自动化系统、业务系统应当具备符合有关标准规范的电子文件归档功能，支撑完成电子文件收集、整理、归档移交等业务；
（三）电子文件及其元数据应当一并归档，归档范围和保管期限应当符合有关标准规范，不得采用非开放的压缩、加密、签名、印章等技术措施；
（四）档案部门在归档过程中应当完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等归档程序，以及真实性、完整性、可用性、安全性检测，并由相关责任人确认。
第十三条【电子文件归档格式】 应归档的电子文件应当以通用格式形成、办理、收集，或者在归档前转换为通用格式，具备格式开放、不绑定硬软件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，并能够支持档案馆向长期保存格式转换。不同类型电子文件及其元数据的具体归档格式应当符合有关标准规范。
第十四条【归档电子文件的整理】 电子文件形成或办理部门应当在应归档的电子文件形成、办理、收集过程中完成电子文件保管期限鉴定、分类、命名等整理活动，确保电子文件符合归档要求。
第十五条【电子档案编目】 电子文件归档后，档案部门应当对电子档案进行整理审核、编制档号等编目工作，确保电子档案符合档案管理要求。
第四章 电子档案的移交与接收第十六条【电子档案的移交接收及时间】 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定的移交期限向档案馆移交电子档案。档案馆应当做好接收工作，对于符合有关标准规范中移交期限、移交条件等规定的电子档案，不得拒绝接收。
经同级档案主管部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的电子档案，可以延长向有关档案馆移交的期限。
档案馆可以为未到移交期限的电子档案提供保管服务，涉及政府信息公开事项，应当按照档案法相关规定办理。
第十七条【电子档案移交】 机关、团体、企业事业单位和其他组织移交电子档案应当符合下列要求：
（一）依照有关标准规范对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；
（二）电子档案只保留电子印章的印章图形，不保留数字签名信息，确需保留的，须经档案馆同意；
（三）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交。
第十八条【电子档案接收】 档案馆应当对移交的电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可接收入库；检测不合格时，应当将所移交的电子档案及检测结果信息一并退回，由移交单位重新组织移交。
第十九条【移交接收方式】 电子档案移交接收应通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。不具备在线条件的，应配备符合安全管理要求的存储载体，存储载体的选择和检测应符合有关标准规范。
第五章 电子档案的保管与处置第二十条【电子档案保管】 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案保管应当符合下列要求：
（一）依据国家有关法律法规，建立健全电子档案管理制度和规范，开展电子档案的存储、备份、转换、迁移、移交、接收、利用、销毁等工作。
（二）机关、团体、企业事业单位和其他组织应当配备满足保管期限内电子档案安全管理需要的信息化基础设施，建设专用局域网络或者使用具备必要安全措施的局域网、政务网等，配备专用存储资源，建设符合有关标准规范的电子档案管理信息系统，并与办公自动化系统、业务系统相互衔接，支持开展电子文件归档接收和电子档案存储、开发利用、转换、迁移、移交、销毁等工作。
（三）档案馆应当配备满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施，建设专用局域网络，配备存储资源，建设符合有关标准规范、具备电子档案长期安全管理功能的应用系统，支撑电子档案接收、存储、备份、开发利用、转换、迁移、销毁等工作。
（四）应当制定检测策略，定期对电子档案的可读状况、所处软硬件环境、存储载体保管情况等进行检测，发现问题及时处理，必要情况下及时对电子档案进行转换、迁移。
（五）国家档案馆应当将长期保存的电子档案资源库存储于本单位专用局域网中进行管理。
（六）对电子档案保管条件不符合要求的档案馆，省级以上档案主管部门应当进行协调解决，或者经协商指定具备长期安全保存条件的国家档案馆代为保管。
第二十一条【电子档案备份】 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当制定电子档案备份工作方案，对电子档案、电子档案管理信息系统及其相关数据进行备份，与传统载体档案数字化成果备份工作一并实施，确保全部档案数字资源及管理信息系统完整备份。应当以在线方式和离线方式保存至少三套完整数据，做到“一用两备”。
第二十二条【异地异质备份】 档案馆应当对重要电子档案进行异地异质备份，有条件的可以根据需要建设灾备系统，实现重要电子档案及其管理信息系统的备份与灾难恢复。
国家档案馆可以建设电子档案备份中心，为本行政区域内或跨区域的单位提供电子档案备份环境和相关服务。
第二十三条【电子档案转换、迁移】 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立电子档案转换与迁移制度。应当进行技术需求分析、风险评估，对电子档案和电子档案管理信息系统及相关数据同时进行转换与迁移。转换、迁移后，应当按照有关规定，对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。
第二十四条【保管期限到期鉴定】 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定。对仍需继续保存的电子档案，应当重新划定保管期限并修改相关管理数据。
第二十五条【电子档案销毁】 对经鉴定后可以销毁的电子档案，应当遵守国家有关规定，履行相关审批手续后进行销毁。禁止擅自销毁电子档案。
对销毁的电子档案，应当从在线存储设备、容灾备份等系统中彻底删除，对其离线存储介质实施破坏性销毁，并以电子形式保存销毁清单及记录。
第六章 电子档案的利用第二十六条【开放要求】 电子档案的开放工作应当符合国家有关法律法规要求。
第二十七条【提供利用】 机关、团体、企业事业单位以及其他组织和档案馆应当建立电子档案利用制度，采取有效管理措施和技术手段，实现电子档案便利、高效、安全利用。
第二十八条【电子档案利用服务平台】 机关、团体、企业事业单位以及其他组织和档案馆应当根据不同服务对象和不同利用范围，建立相应的基于局域网、政务网或者互联网的电子档案利用服务平台。
档案馆应当通过网站或者其他方式定期公布开放电子档案的目录。
第二十九条【信息技术应用】 应当充分利用新一代信息技术，不断提升电子档案开发利用水平。
第三十条【电子档案共享】 档案主管部门应当推动电子档案共享工作，实现电子档案跨区域、跨层级、跨部门共享利用。
第七章 监督检查第三十一条【监督检查】 档案主管部门依照法律法规对机关、团体、企业事业单位以及其他组织和档案馆的下列情况进行检查：
（一）电子档案管理责任落实情况；
（二）电子档案管理制度和规范建设和执行情况；
（三）电子档案管理相关系统、设施配置使用等情况；
（四）电子文件整理与归档，电子档案移交与接收、保管与处置、开放与利用等情况；
（五）电子档案管理工作监督和指导情况。
第八章 附则第三十二条【解释权归属】 本办法由国家档案局负责解释。
第三十三条【施行日期】 本办法自颁布之日起施行。
附件2：
《电子档案管理办法（征求意见稿）》
编制说明
一、编制背景
电子档案管理是档案工作在信息时代面临的重要课题，特别是随着数字经济、数字政府、数字社会的推进，电子档案管理实践更是面临新的挑战。新修订的档案法第三十七条规定：“电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。”《“十四五”国家信息化规划》强调提升电子档案管理与应用水平，《“十四五”全国档案事业发展规划》对加强电子档案管理提出具体要求。编制出台《电子档案管理办法》能够进一步明确电子档案管理的基本原则、工作要求、职责划归等问题，对于规范电子档案管理，推动建设以档案数字资源为主体的档案资源体系起到重要作用。有利于进一步推动档案工作走向依法治理、融入“数字中国”建设，更好服务党和国家工作大局，推动实现档案事业高质量发展。
二、起草过程2022年初我们对国内外电子档案管理相关的法律法规与标准规范进行梳理，明确了编制思路、工作方法和整体进度安排。之后编制了电子档案管理调研问卷，并通过网络途径对电子档案形成单位和档案局馆进行问卷调研，分别收回有效答卷1144份和446份，并对收回的调查问卷进行分析，形成分析报告。在此基础上，形成《电子档案管理办法》框架，经多次研究讨论并不断完善，形成初稿。随后召开网络视频会议，分别组织国家档案局有关部门和上海、天津、浙江、云南、山东、河南、江西、福建等档案局馆以及部分企业、机关、高校相关领导和专家征求意见，并根据意见和建议，再次进行讨论修改，形成征求意见稿。
在编制过程中，我们注重与相关法律法规的相关衔接。对新修订的档案法等法律法规和档案标准规范中电子档案管理相关的条文和标准文本进行了梳理和分析，研究了《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国密码法》等法律法规的相关要求。注重援引相关法律法规条文的科学性、正当性，做到电子档案管理立法与其他法律法规的衔接和协调。比如注重与即将出台的《电子文件管理办法》、正在修订的《档案法实施条例》的相互衔接，电子文件形成和办理等环节主要由《电子文件管理办法》予以规范，电子文件归档及之后的电子档案管理各环节则由《电子档案管理办法》予以规范。
三、基本内容《办法》征求意见稿分为八章三十三条。
第一章为“总则”，共六条，规定了立法目的和依据、适用范围、电子档案的定义、电子档案管理工作应遵循的原则、管理要求和效力、基础保障以及安全保密要求。
第二章为“机构及其职责”，共五条，规定了档案主管部门、电子档案形成单位和档案馆的职责、纳入议事协调机制和争取相关部门支持、电子档案管理人员要求等内容。
第三章为“电子文件的整理与归档”，共四条，规定了电子文件归档的总体要求、归档格式、归档电子文件的整理、电子档案编目等内容。
第四章为“电子档案的移交与接收”，共四条，规定了电子档案的移交接收时间、电子档案移交、电子档案接收、移交接收方式等内容。
第五章为“电子档案的保管与处置”，共六条，规定了电子档案保管，电子档案备份、异地异质备份、电子档案转换与迁移、电子档案鉴定与销毁等内容。
第六章为“电子档案的利用”，共五条，规定了电子档案的开放要求、提供利用、电子档案利用服务平台、信息技术应用、电子档案共享用等内容。
第七章为“监督检查”，规定了监督检查相关内容。
第八章为“附则”，共两条，规定了解释权归属、施行日期等内容。
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