当我们使用文献管理工具时，我们到底在管理什么？｜十月编辑部在看

有效的文献管理能够将分散的信息系统化地组织起来，构建便于检索与利用的知识体系，为研究者提供快速定位所需资料的能力。然而，有很多人在使用各种工具来整理文献资料时，只是将文字有秩序地放在某个地方“吃灰”，并未有效地思考和吸收文本中的信息。在这种情况下，文献管理工具，似乎仅能减轻我们的焦虑情绪、补偿我们一些微不足道的安全感。那么，当我们使用这些文献管理工具时，我们所管理的到底是文献还是工具？又或者我们仅仅是在机械地重复着一个特定的操作过程？

本期在看邀请小编们分享在文献/知识管理过程中的思考，希望能为正在浩瀚文章海洋中正感到苦恼的朋友们提供一些有益的参考。

——社會學會社原创组

“过度依赖工具而非信任自己的认知能力，让我变成了文献管理软件的奴隶。”

@洋芋片：我做过很多文献管理的尝试，建立文件夹、使用Zotero、MarginNote等软件、把文章打印下来存进文件夹......在这个过程中，我逐渐发现，自己把大量的时间花在了排版、总结文章框架，以及学习使用软件的各种教程上。一段时间之后，我并不记得文章的论点和结论是什么，只是模糊地记得我曾经下载过它的pdf文件，并且阅读速度很慢、读起来很辛苦。我觉得我在读文章的时候总是有种焦虑感，我害怕自己会遗忘那些关键的概念和论点。

过度依赖工具而非信任自己的认知能力，让我变成了文献管理软件的奴隶。我曾相信，只要日复一日地坚持向它“投喂”文字，它就会凭借强大的记忆力和缜密的信息关联能力，回馈我不断涌现的写作灵感，帮助我节省重读文章的时间。但现实情况往往是，即使我做过非常详细的总结与摘抄，在写文献综述时，我仍然需要回读原文中需要引用和对话的内容。这让我之前整理笔记的过程看上去仅仅是在熟悉软件的操作方法，把软件里的笔记内容变成了向未来的自己展示、炫耀的漂亮摆件。

“目标置换”是在组织社会学中被广泛讨论的概念，指行动者在追求一个目标的过程中，因为过于关注实现目标的手段、技巧等问题，导致渐渐忘记了对原有目标的追求，而让手段、技巧变成了新的目标。我在使用文献管理工具时，原本是想管理文献中的信息，但是由于我的管理目标过于笼统和模糊（只是想着读完，而不是思考我要读什么，比如文章的观点与我的观点之间有何关联），导致我所管理的对象逐渐变成了管理工具的存储空间。

后来我调整了思路，仅在阅读笔记里摘录关键词便于检索，摘抄的内容直接复制粘贴在文档里，不做过于细致的整理，这样既可以节省阅读时间，又能保证阅读时思维的连贯性。这里以我现在最常使用的OneNote为例：页面里有3个分区，分区1是大的类别，用来区分不同功能，比如我会把专著和期刊分开整理，还会重新建一个分区单独归纳阅读过程中遇到的中英文学术词汇。分区2是文章名，也可以按作者名来整理。分区3就是具体的笔记内容，除了摘抄之外，最多是简单记录一下自己的思考。 

再完美的文献管理工具也只能起到辅助我们的作用，最重要的是保持探索欲和提出问题的能力，相信自己的记忆力和能动性。

@阿蛋：我之前是差生文具多，文章没读几篇，文献管理app倒是下载了一大堆，但是后来发现操作太麻烦，反而让我的拖延症更严重了。简单的记录，重在阅读过程，引用的时候也一定能轻松找到出处！

“看上去是我们在使用文件管理软件，实际上是软件和文献管理了我们。”

@有云：以前我会把文章放在Cubox里，但放进去之后我几乎一次也没再看过，我现在就不怎么用文献管理工具了。软件有固定的使用程序和步骤，如果要使用文献管理软件，就只能按照它规定好的方式去管理，只能由着它来。

我曾经问过我的导师会不会做阅读笔记，他说自己大多数时候都不做。我好奇他这样还记不记得住读过的内容，他说，一切本来都会被我们遗忘的，只是看遗忘的内容或多或少而已。有些时候，看似是你把它们遗忘了，其实它们并没有真的消失，而是藏在了你的记忆深处。我又问他，如果是要做参考文献，记不住该怎么办。导师又说，当你达到了一定的阅读量之后，自然就会有一个自己的问题意识，它会一直伴随着你。就像天空中的星座一样，你每读过一本书，就会变成一颗星星，定在夜空中。定点的星星逐渐变多，互相连成线，就变成可以指引方向的星座了。

图为星座和星空的摄影作品。[图源：starwalk.space]

我们在使用工具的时候可能被工具使用了，也就是说看上去是我们在使用文件管理软件，实际上是软件和文献管理了我们。一篇文章的用处是应该是使用者决定的，比如这篇文章跟我的理论模型相关，我就去看它在理论建模的过程当中有哪些缺陷；比如这篇文章讨论的内容跟我要讨论的内容相关，我就去看二者之间有什么区别。但是我们在使用文献管理工具时，受制于工具本身的使用规则，很多时候容易把阅读笔记做成文章归纳和框架整理，而这些根本不是使用者真正要用的东西。学者从文章当中读到的不只是知识层面的积累，还有作者的问题意识和我自己的问题意识，这只能靠阅读者自己的大脑来思考，任何软件或者AI技术都无法代替。

@阿蛋：我原来整理阅读笔记，感觉就像哆啦A梦吃下了一片记忆面包，只需要完成机械的特定动作就可以了，但是真正到写作的时候，还是无法避免要回到原文和笔记再读一遍。但是那些让我读完之后有收获的文章，在我很多年都没有重读的情况下，仍然启发着我去探索出新想法，这大概就是问题意识的能力所在。

“也许当你把市面上的笔记工具试用一圈后，你会发现，用得最顺手的还是word+手写”

@麻酱：在被石墨文档莫名其妙吞掉码好的字后，在被腾讯文档的排版丑到后，我放弃了国内的笔记软件，寻求新的工具。最开始尝试的是Notion，可以灵活拖动的模块，可以图文并茂的排版，让人感受到类似于搭建个人网站的乐趣。工欲善其事必先利其器嘛，于是我开始研究别人的模板，为页面设计漂亮的封面和图标……等等！你的初衷不是为自己找到一个写作和做笔记的地方吗？当我在Notion本身上花费的时间已经远远多于处理文字工作的时间，我意识到自己本末倒置了。

图为在Notion上存档网络文章的页面截图。

再加上自己即将进入新的学业阶段，需要进行大量的文字工作，我希望能为自己找到一个简洁、便捷、可以让我迅速专注于写作的工具。这次我找到的是Obsidian。

Obsidian的特点是基础的页面干净，格式简洁，适合处理纯文字。目录结构和我们最常用的“文件夹-子文件夹”这种模式比较接近，但同时又结合了双链功能，可以方便在不同页面之间跳转。它可以插入图片但不是那么方便编辑，没有余地去搞一些花里胡哨的设计，反而让我因此更加专注于文字本身。

图为投稿人在Obsidian上的笔记。

还有对我来说非常重要的一点是：文档会以markdown格式存放在本地，而市面上其他常用笔记软件（包括石墨、腾讯、金山、notion等）往往是存放在云端，因此查看与编辑文件都依赖于联网，以及笔记软件公司的良好运营（不要太快倒闭）。对于一个研究生来说，写好的论文丢失可是要命的事，而Obsidian的本地化存储让我感受到，我的资料是掌握在自己手里的。通过onedrive，我在不同设备之间同步了Obsidian的数据，同时利用网盘实时备份存放数据的本地文件夹，偶尔再手动拷贝到U盘一份——这三个步骤足够让我对自己的数据安全放心了。

 而Notion也并没有被我完全抛弃。结合网页剪切插件，我把平时在网络上读到的好文章收藏起来，作为自己的在线资料库，需要时通过关键词搜索相关内容。另外，它图文并茂的排版很适合写在线日记，我会把工作与学习之外的日常记录在Notion上，并把相关的照片也贴进去，保存下珍贵的回忆。

图为投稿人在Notion上写日记的页面截图。

以上分享并非安利，只是想说，重要的是明确自己的需求，让工具为我们所用，而不是让我们去适应它。也许当你把市面上的笔记工具试用一圈后，你会发现，用得最顺手的还是word+手写。没问题。适合自己的就是最好的。

@阿蛋：其实不同软件所擅长处理的信息类别也不同。从麻酱的投稿内容来看，似乎Notion更适合作为手帐用途，储存图片类、创意类的信息；而Obsidian的页面更加简洁，能够帮我们高效简洁地处理知识密度比较高的文字信息。有时我们感觉一直在管理软件而不是文献本身，也可能是因为没有用到合适的软件。

@林猩：Notion用户确实沦为了备份奴TAT，但是只有本地储存就没法多设备使用了，果然鱼和熊掌不可兼得555

“即使记忆碎片终将消散，我也希望它们留得久一点。”

@林猩：感谢蛋蛋组题，我一直认为思维管理工具是非常个性化的，相互借鉴的可能性不大，但Notion又确实是个好软件（怎么又有打广告之嫌），如果能让更多有需求的人从Notion获得帮助，未尝不是一件好事。

在我看来，Notion作为一款笔记软件的主要优点是：1.内部引用功能完善；2.无需费时排版，即可保证美观。而主要缺点是：对网速要求较高，偶尔会崩溃，需要及时备份。

我认为Notion的主要用途是整理碎片记忆与感想。相比于传统的笔记，它可以让我们的记录有文本资料佐证，并嵌入不同的思考主题中。作为译者，我每天要阅读大量主题不同的书籍，也必须要利用碎片时间读书，只能按天写日记：

每一天的日记中，我会将阅读的书目与重点段落如实记录，辅以我的感想。如果是互联网文章，还可以直接在书名处添加超链接，以便随时查阅。而后，我以日记为基础数据库，利用Notion的其他模块总结提炼零散的思维。

譬如以特定文本为线索：

当我意识到某些文本探讨的议题有共通之处，又可以利用其他模块记录与该主题相关的内容：

Notion的功能太丰富了，这里无法一一介绍，每个人都需要探索适合自己的方法。我很早就知道这款软件，却也是前阵子想扩大阅读面，才感到有必要使用线上笔记。大家切勿为了用软件而用软件哦~

@阿蛋：林猩的整理思路非常适合有碎片化阅读习惯的朋友！我以往经常是东记一句西记一句，而并没有一条组织这些信息的线索，时间长了也很难回想起来，而notion强大的链接信息的能力可以帮助我们形成自己的灵感～

“文献管理只是学术工作很细微的一部分，只是知识网络构建与生产的一个小步骤，并不是一切的本质。”

@翰墨：对于我而言，管理文献的过程是一个和自己和解的过程。我曾经迷信很多教程与文献管理软件，看过无数书和视频，希望能将我的笔记和文献如那些教程一样，规规矩矩地放进“抽屉”里，在需要的时候取出来。甚至经常有一种错觉，自己的学术做得不好是因为没有找到合适的文献管理方法，没有很好坚持实践正确的文献管理，因而没法建立足够好的知识体系。乃至曾经为此感到懊恼、沮丧，觉得自己是一个不够努力的人。但我现在渐渐与自己和解，明白了每个人都有自己的知识学习、整理与生产方式，并不需要迷信所谓的教程，相信有一个所谓的足够科学、足够完美的文献管理方法。文献管理只是学术工作很细微的一部分，只是知识网络构建与生产的一个小步骤，并不是一切的本质。法无定法，每个人最终都会确定一种适合自己的（多方面的适合，包括但不限于性格、学习模式云云）文献管理方式。

我目前主要采用的文献管理软件是obsidian。一方面我喜欢不用过多考虑格式和美观度的输入方式，另一方面我喜欢它能够在笔记之间建立链接的功能，更喜欢偶尔展开由笔记链接构筑的网络所带来的虚荣心（哈哈哈 所以说文献管理方式和性格有关）。本质上，在我的思维模式里，文献和各种idea是很难真正有效分类的，仔细的分类总会产生“剩余”，还不如通过链接的方式去呈现各种片段之间的丰富的联系。因为这种认知所以我选择了obsidian。但我觉得其他人会有不同的认知模式，会找到其他更适合自己的文献管理软件与管理方式。希望大家都能和自己和解！

@阿蛋：很喜欢翰墨说的，管理文献其实就是在和自己和解。不论是阅读还是收纳资料，最终都是为了帮助我们思考的。

“我现在的文献管理状态就是，基本放弃精确的目录体系，大致按照课题/项目放文献。”

@见曜：我的文献管理就是养殖业中的散养，有时在桌面上突然看到了不知道什么时候加进来的文献，就像是不小心把自己养的马放生了今天又碰上了。之前曾下定决心学习Endnote，但在一通学习各种教程和攻略之后，我发现最大的困难是不知道把文献放到哪里（爱上一匹野马可我的家里没有草原），我后来才开始意识到建立自己的学术地图本身也是一件需要付出很多努力的事情。后来寻找课堂笔记app的时候开始使用了notion，然后一直用到了现在。对我来说，notion的优势是：1）可以通过设置标题格式来给一篇文章快速创建outline并定位；2）用评论功能可以很快区分原文和自己的批注；3）图片编辑简单又实用，可以快速截图原文或ppt；4）🔗分享可以很快捷把自己的想法分享给别人；5）多人一起完成project的时候，利用notion创建公共空间，可以很方便的记录工作进度和建立共同文献库。然后我现在的文献管理状态就是，基本放弃精确的目录体系，大致按照课题/项目放文献。因为notion转引别的界面很方便，所以一个文献可以同时出现在很多地方，这点最方便的就是读很多章节的书的时候，我一般一本书都会把不同章节放在不同的页面，这样在联系的时候就可以直接定位到具体哪个章节的哪个部分，也不会打乱这个书自己的结构。在写作的时候善用全文搜索功能经常可以发现惊喜：哇原来这篇文章也提到过这个概念——有时候比我脑子好用。

@阿蛋：这种“散养”模式实在是很适合我这样又不太有耐心又容易焦虑的人！行动起来是最重要的！

〇封面为书籍的海洋。[图源：baidu.com]

〇编辑 / 排版：刘璞 / 及影

〇审核：十四 / 悦怿