【对话】职业公益人如何通过工具高效解决实际的工作难题？
内容提要
编辑分享：为什么要编撰《公益项目管理工具库》？
编辑分享：《公益项目管理工具库》适合谁用以及它的主要作用是？
编辑分享：如何使用《公益项目管理工具库》？
实践分享：问题日志是什么？具体怎么应用？以及有何使用注意事项？
实践分享：利益相关方沟通计划是什么？它的作用是什么？具体怎么应用？以及有何使用注意事项？
互动提问：《公益项目管理工具库》在社工站服务中的适用性如何？
互动提问：请问有没有对工作优先级有指导性的工具或分析框架？
互动提问：每次评估都好忙，加班熬夜整理资料，这套工具在准备项目评估的时候能用吗?
（注：直播间提问的观众获得的实体书《公益项目管理工具库》已发出，请注意查收噢~）
| 编辑分享：为什么要编撰《公益项目管理工具库》？
要回应这个问题，首先绕不开的，是汉达（广州市汉达社会工作服务中心）血液里的基因——汉达一直致力于在能力建设层面帮助公益伙伴输出专业有效的社会服务，过程中找到了明确的路径——项目管理，并做出许多相关探索——从项目管理培训咨询的服务实践到项目管理相关专业书籍的编撰、编译、发布及出版，再到成为目前国内唯一一家获得国际公益项目全领域管理方法论（PMD Pro）培训及专业认证资质授权的机构。汉达以此为桥梁，与国内一万多职业公益人联结在一起。
在过往的公益服务探索中，我们发现：大部分的公益类机构高层管理者都在思考着同样的问题——如何在促进公益服务有效性的同时，使“问题解决”更高效？无论经验累积多少，个人履历高低，项目团队里的每个人都能成为高效的问题解决者（此处的“问题”既指项目内部管理问题，也指社会问题）。
同时兼具理论性与实践性的项目管理是实现价值交付的根本途径，而工具恰好是公益服务实践的一个落脚点，或者说重要载体。因此，汉达基于PMD Pro的知识体系编撰《公益项目管理工具库》，在第十届中国慈展会的有效公益主题研讨会上首次公开发布并向全国职业公益人开放免费的阅读及下载权限。
| 编辑分享：《公益项目管理工具库》适合谁用以及它的主要作用是？
很多没听过、学过项目管理体系知识的职业公益人，或多或少听说过、甚至是使用过逻辑框架、项目计划书等工具，大多数公益服务经验主义者往往是从单一的某个管理工具应用入门，再进入到系统的项目管理体系中“深造”。
而《公益项目管理工具库》则是全面、系统、简便易用的，围绕整个公益项目周期逻辑来划分工具，手册涵盖25个适用场景、36个核心知识、47个管理工具，它告诉大家在什么工作场景中可以用什么工具来帮助我们高效且有效地推进公益项目的落地，适用于所有的公益/社会服务从业者，尤其能帮助实践经验不够丰富的项目管理者系统地“从0到1”搭建并管理项目。
此外，项目管理不是一个人的事情，而是一个团队的事情。管理者认为容易解决的问题但团队成员可能并不认为，于是双方有了认知上的“信息差”——管理者觉得团队成员能力不足导致效率低下，团队成员觉得管理者不可理喻且得不到足够的支持。这时候，双方就可以应用标准化的管理工具来促进沟通、达成共识。
| 编辑分享：如何使用《公益项目管理工具库》？
值得注意的是，在使用工具的时候，我们要理解其背后的应用逻辑、相关知识并因地制宜地使用，而非照本宣科，生搬硬套。比如问题日志这个工具需要填写很多东西来帮助我们更好地进行管理，但具体还是需要根据团队自己的沟通机制以及项目的实际情况来增减工具表格的填写内容。
遗憾的是，我们很难在一本“简便易用”的工具书中做到“面面俱到”，对每个工具都进行详细的分析讲解及具体应用案例，因此我们后期也会通过视频直播、课程视频、知识文章等带领大家怎么更好地运用这些工具来实现项目的价值交付。
我们也在这里推荐大家同时下载《公益项目管理工具库》和《发展领域项目管理专业指南》电子书，公益伙伴们可以通过《指南》了解项目管理的理论知识并通过翻阅《工具库》在实际工作场景中快速找到适用的工具来帮助我们管理项目。
| 实践分享：问题日志是什么？具体怎么应用？以及有何使用注意事项？
首先要明确的是我们为什么需要问题日志？
答案是一个未解决、会对项目造成巨大影响的问题，如果没有活用问题日志来记录、跟进、沟通、总结，负面影响会不断扩散加深或陷入“重蹈覆辙”。
如公益/社会服务的一线从业者基本会记录服务对象的“反馈”并跟进，但大多没有做好后续的具体跟进记录、形成经验总结、做好团队沟通，这就导致同事A解决了某个问题，但因为一些原因离职了，交接的新同事B再次遇到同样的问题，又要重新摸索解决方法，既浪费时间又浪费人力；
又如因为没有及时解决问题导致不能满足项目在时间期限、成本和进度方面的要求；
或者是项目人员对外沟通不顺畅且没有被识别为问题并跟进解决致使项目承接机构在社区、资助方以及其他对象中间形成不好的声誉等。
根据以上没有活用问题日志的具体情景，我们可以清楚得知：问题日志是一个用来概述项目问题、问题当前状态以及由谁负责解决问题的查阅方便的文档或数据库。它将用来跟踪项目所有问题，提醒项目经理注意任何可能妨碍按照预定时间、预算、范围和质量交付项目的情况，确保项目团队能够采取措施，及时而有效地解决问题。
会议上，主题分享嘉宾张婉琪通过具体的工作情景为公益伙伴讲解问题日志的使用方法，同时指出问题日志是问题控制方面的工具，职业公益人在使用问题日志时需注意：无论遭遇什么情况，首先要识别并记录问题，然后分析并进行有效沟通。如此一来，日积月累，每一个问题背后的经验积累，都是机构可传承的“内功”所在。
| 实践分享：利益相关方沟通计划是什么？它的作用是什么？具体怎么应用？以及有何使用注意事项？
利益相关方沟通计划即使用表格的形式让项目成员对利益相关方的沟通信息一目了然，内部包含利益相关者是谁、项目人员应采取的沟通方法、需要沟通的内容以及跟进的负责人。
这一工具主要是在项目规划阶段制定，能够解决项目中的沟通不到位、信息缺失、跟进疏漏等问题，确保信息传达有效性，保障相关利益方能够及时了解和全面把握项目的进展情况。
主题分享嘉宾艾少丹以X学校社工项目的规划阶段工作为例，列举出不同利益相关方沟通的具体沟通方法、内容、频率、负责人等，并为现场的公益伙伴给出十分接地气的“踩坑”经验分享。
如工具的填写是否规范不重要，是否填写齐全也不重要，工具是死的，人是活的，最重要的是建立起沟通管理思维。通俗来讲，即重要的不是工具的使用（方法），而是工具的逻辑思维（有做这项工作的思维和意识），让自己不会产生“天天只聊天没有工作产出”的错觉，失去了“价值感知”，也让沟通工作更有“成就感”。
其次，建立双向沟通，确认计划是否与利益相关方达成共识，并不断补充完善表格内容。过程中，可明确各利益相关方的沟通需求以制定灵活的个性化的沟通策略，明确团队成员的职责并分层级沟通。
值得注意的是，项目团队在对外沟通的时候要有倾听者/阅读者视角，保持不卑不亢的态度，从容坚定的语气。
| 互动提问：《公益项目管理工具库》在社工站服务中的适用性如何？
少丹：因为我们机构本身也有在运营街道社工站，我自己本身负责的项目里面也有学校社工站，所以我可以给你一个明确的答复：首先它肯定是非常好用和适用的，会让你产生疑问的应该是因为社工站主要是应用及回应资方指定的整个逻辑框架和要求，可能跟我们常规的公益/社会服务项目的框架看起来不那么匹配，但是没关系，你可以根据实际情况先选择一些能帮助自己高效解决工作问题的工具使用，因为我也是在社工站工作的过程中发现了一些效率低下的问题，所以才去学项目管理的理论知识。用好工具，不仅要知道使用方法，还要建立起相应的逻辑思维。当你建立起系统的项目管理思维后，你会发现作为项目负责人，在为机构申请新项目的时候会发挥非常大的一个作用。
婉琪：我同样也是非常赞成少丹的观点，工具是蛮好用的，而且有些购买方他也在要求使用工具，比如在项目申请书里的服务计划要求列明周期内每个月做什么活动，这其实就是简化版的甘特图，又或者是在申请书上要求写上风险预估分析、应对方案等等，这些其实也涵盖了很多工具的具体应用产出，所以我觉得社工站的伙伴还是可以认真学习并因地制宜地使用。
Michael：首先这套工具及其背后的知识体系是针对公益项目编写的，所以只要是公益/社会服务类的项目，它就一定适用。那我们现在有很多项目是相对来讲比较特殊，他可能某一些环节/步骤可能是缺失的，比方说需求的深入分析，这其实会给项目的有效性带来更大的困惑，项目人员在使用工具时好像也变得困难。但是你反推过来，如果能够用公益项目管理的思维重新去梳理我们社工站的服务内容，那可能会对整个社工站服务的有效性有更大的帮助。
| 互动提问：请问有没有对工作优先级有指导性的工具或分析框架？
少丹：我们可以通过时间管理工具中的“四象限法”确认各项工作的优先级，优先完成最紧急最重要的任务，避免因为琐事造成进一步拖延。这个工具非常好用，但也有着操作难点。
一是会思考这个问题的人本身在工作上是“既要又要还要”，对工作任务的等级属性划分可能会比较模糊。
又或者是外部环境的要求，比如在社区的工作会有很多临时分配的紧急但不是特别重要的事情，很容易打乱原先的工作安排。
所以我在工位上贴了6个大字——你先使用工具，当你把这个优先级排出来后马上根据顺序执行，告诉自己要学会拒绝，学会放弃，学会授权。
Michael：关于这个工作优先级指导的分析工具有很多，这些工具的核心底层逻辑都是需要我们学会识别影响因素，然后进行有效的比较、排序，还有一个就是明确你要的结果是什么，如果这两个不明确的话，你是很难做到这个优先分级的。
刚才少丹分享的那个四象限法也是常用的一个工具，它能不能有效应用，取决于我们对影响因素的分析。PMD的专业级项目管理课程里面其实是有一些相关的探讨，其中涉及公益项目管理者的自我管理能力提升，可能我对于自己要做的事情可以分得出轻重缓急，但是我的自我管理能力和情绪上会倾向于让我先去做简单的、更容易达成的，所以慢慢就会把一些很重要但不紧急的事情变成了很紧急的事情，从而造成一些不良影响。所在我们在做好工具应用的同时，也要适当做些自我管理的训练，我觉得这是一个思维锻炼的过程。
| 互动提问：每次评估都好忙，加班熬夜整理资料，这套工具在准备项目评估的时候能用吗?
费费：我的团队和我的项目接受过外部评估，同时也作为独立第三方参与了很多其他项目的评估工作，我觉得工具一定是有用的，但它不是评估之前用来应急的，而是要把工具用到我们的日常项目管理工作过程当中，如果日常管理中用好工具，反而在临近评估的时候，我们是不需要投入太多的时间整理大量的资料。
我不知道大家有没有发现，在大多数的情况下，就是因为我们在过程管理的时候记录的信息不完整、不规范、缺乏系统，所以到了最后项目要评估的时候，我们要花大量的时间把资料整理、提炼出来。
需要注意的是，工具只是一个手段，我们在整个项目管理的过程当中，既要用好工具，但又不能被工具套牢，换句话说就是要建立起项目管理思维，知道如何因地制宜地使用，避免我们为了工具忙忙碌碌写了一堆东西，却没有得到最好的项目成效。
汉达接下来也会基于大家的诉求去寻找行业当中有经验的人来给大家分享工具的应用实践案例，期望将来在运用项目管理促进公益成效达成的路上遇到更多的同行者。
-完-
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关于汉达PMD发展 广州市汉达社会工作服务中心（简称汉达）于2012年注册成立，是致力于为公益人提供支持的能力建设机构。广州市AAAA级社会组织、百强社会工作服务机构，具备广东省政府购买服务职能转移资格。
汉达业务涵盖专业项目评估、社会组织及项目管理咨询、行业能力建设（发展领域项目管理培训及认证考试PMD、各类项目管理知识培训、社会组织战略规划）、项目服务研究（行业发展研究、政府政策研究）四个板块。核心服务覆盖范围在广东省各地，近年来通过研究成果及线上服务逐步覆盖全国，至今已服务覆盖近千个社会服务项目，万余名公益服务从业人员。曾出版《用项目管理释放社工的力量——一本给社工的项目管理工具书》，并印发《关于高效项目管理实践80问》、《财务的力量——关于非营利社会组织财务管理的108问》等书。
2020年11月，汉达正式成为PM4NGOs课程训练的合作伙伴，引入PMD(国际公益项目管理)的系统培训和认证考试。以PMD发展为平台，开展国内地区Project DPro（又称PMD Pro，发展领域项目管理专业）培训和认证考试。PMD发展使命：致力于推广全面、专业的公益项目管理体系，促进本土化应用与发展，实现公益效能最大化。PMD发展理念：让项目管理有据可循 让公益成效明晰可见