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新冠疫情之下,大小企业纷纷开启在线办公以求维持运营,在线办公一时红遍大江南北,频频登上新闻。自16年9月成立以来一直采用线上办公形式的EWB,今天为大家揭秘一下工作组小伙伴们线上办公的日常以天下为己任的使命感作为致力于孤儿与弱势儿童线上教育的非营利义工组织,EWB积累了三年多的工作经验。我们的成员来源为五大洲、跨越七个时区的高中生、大学生、博士生、正在任职的专业老师和退休教师。主要通过线上实时授课的方式为特殊儿童(包括法律孤儿、留守儿童等)提供个性化的基础教育课程和辅导课程,以期解决教育资源不均衡、弱势特殊儿童教育被忽视、线下短期义工支教弊端过多等诸多问题。高效率的日常会议EWB工作组的小伙伴散落在世界的各个角落,跨过七个时区的交流除了日常的微信钉钉直戳,相对广泛的沟通讨论便是在部门每周一次的例会上啦。为了方便大家的工作,我们不断探索提升会议效率的方法,下面给大家总结一下。会前准备讨论往往需要头脑风暴发散思维,为了防止漫无边际的脑洞将会议内容拉扯到千里之外,会议前一定要明确会议讨论内容,并定下大概的讨论时间作为参考。组织会议者需要准备好会议议程并发布在工作群里,方便参会者提前了解会议走向并做好相应准备,减少会议过程中不必要的时间浪费。会中分工充足的会前准备并不代表开会时可以随心所欲毫无章法了,会议当中的分工对于提升会议效率也十分重要。我们采用的是经典的组织者、记录者、时间管控者的角色分配。组织者需要提前准备会议议程,并在会议中把控讨论进程,组织与会者发言顺序,推进最终决策。记录者负责会中的会议记录以及会后的整理总结。时间管控者是一个比较灵活的角色,起到督促大家加快会议进程的作用。在EWB的日常工作中,这些角色的人选都不是固定的,让大家都能在不同的角色中得到锻炼和提升并加强每位成员对部门的整体把控。会后总结会议结束后,记录者需要根据会议记录整理成会议内容以及下周任务安排。并在会议结束后尽快发布到工作群中,以记录备案、方便大家的工作安排。专业培训、共同提升EWB成员来自世界各地,有着不同的专业领域。内部小伙伴的资源十分丰富,再加上利用人脉关系邀请到的专业讲师,EWB经常组织让大家共同学习、共同进步的干货满满的workshop,推动全体成员更高效的工作模式。另外,通过总结和沉淀,我们将工作经验整理成工作文档并上传到公用云盘中,创造共有知识,提升工作效率。透明开放的工作环境为了提升资源的利用效率、鼓励团队之间的信任,大部分(除了涉及隐私)的文档都是公开对所有成员可见的。任何成员都可以在云盘上浏览共享文档,随时了解工作进程、获得所需素材及资源。所有的例会都会录屏存档,并且欢迎其他部门小伙伴的参与。作为一帮因为共同目标聚集在一起的小伙伴,EWB尊重每个人的想法,鼓励大家分享自己的想法、反馈和建议。透明开放的工作环境能够提升团队的工作效率,减少沟通成本,更能增强团队凝聚力。分享生活、互相赞美对于成员来说,EWB不仅是一个工作团体,更是一个温暖的大家庭。我们鼓励每个人分享自己的生活,不管是开心的事情还是烦恼的问题,抑或是最近看完的一本书/电影/剧,并努力营造互相赞美的氛围。成员可以在EWB大家庭中找到温暖,找到拥有共同志趣的朋友,收获生活中点点滴滴的快乐。我们不仅有线上影视剧、读书团建群,线下有北美、成都和港澳广深见面小分队,还有7X24不停歇的在线自习室哦!EWB小伙伴的分享Sophy现在想想加入EWB还差两个月也要1年啦,在这将近一年的时间里,或是在刚醒来后睡意朦胧地参加EWB的会议,或是在北美的某个深夜里睡前加入会议,又或是在某个已经打扮过的早晨拨通zoom。虽然有一次轮到我主持会议,结果大家都很有默契地忘记了;虽然好多次参加会议的时候都困得不行,几乎要睡着;但是,和EWB小伙伴在一起的时光都是无比的幸福呀~Xianxing当有朋友最近因为疫情学校开始用zoom上课后,我第一时间教会了她如何开启美颜保持精致并用世界知名景点金门大桥代替凌乱的卧室背景……海荞在IBM开会时间最爱的环节是听大家的脑洞idea。因为部门工作氛围很自由,所以大部分好玩idea都能落地成现实,看到大家一起脑洞的想法真实地落地执行并且make