中闻原创 | 时间管理方法在律师团队管理中的应用与实践

律师可能是世界上最忙的工作，只要有空余时间，律师就会想着再发展多一个客户塞满，再挤出一缕时间，再塞满，再挤出一丝时间，再塞满，直到直到再也做不动了。律师也可能是世界上最特殊的工作，仅出售自己的时间。时间是律师的命，是生命也是宿命。律师需要对时间进行管理，是管理自己的生命和宿命。

律师团队常常面临案件多头并进的情境，需要多线程，同时处理数个文件，同时面临不同案件或项目的当事人、客户以及法官、书记员。此时，高效的时间管理方法在律师团队管理中则显得十分重要。笔者周加志律师投融资团队结合自身执业十五年来实践经验，将GTD时间管理理论应用到律师团队管理中，提高了团队的工作效率和工作质量，在此抛砖引玉。

一、时间管理理论GTD概述

1.GTD的来源与概念

GTD是英文Getting Things Done的缩写。来自于David Allen写的书Getting Things Done，中文版名《尽管去做—无压工作的艺术》。

GTD主要原则为“把一切赶出大脑、放进清单”：大脑负载未尽事宜的能力是有限度的，如果把一切待办事项都储存在大脑中，会使工作步骤变得十分混乱，也会使人感到烦躁不堪。

GTD时间管理理论着力于将大脑中所有的“事项资料”（Stuff）全部存入一些实实在在的工具篮（inbox，比如清单）中，并且利用这些工具进行逐步处理，从而使大脑从各种待办事项中解脱出来，把精力集中在正在完成的事情，提高工作效率，做到快工作、慢生活。

2. GTD的五大步骤

1) 收集

在收集阶段，需要将能够想到的全部待办事项和资料罗列出来，并将所有事项资料储存在大脑之外的某个地方即工具篮或清单中。工作篮应当唯一，并定期清空。

2) 加工处理

在加工处理阶段，需要将工具篮中储存的待办事项依据“可否付诸行动”的标准进行评估。经过加工处理之后，可得到8个自成体系的结构，分别是：垃圾、备忘录文件保留备查、参考资料、工作、工作计划、等待让别人处理、日程表、后续行动。

3) 组织管理

在进行组织管理时，需要明确哪一项是重大事件，按照“先后顺序”或“重要程度”等标准进行排序。

4) 回顾

对所有清单需要每周进行回顾和查阅，及时更新各类清单，确立各个事项的重要程度，清洁、清楚、实时和完整。

5) 行动

行动需要考虑以下4个因素：环境（事项的处理是否需要某一明确的地点）、时间（现在有多少时间）、精力（现在有多少精力）以及重要性（目前最重要的事情是什么）。

二、时间管理理论GTD在律师团队

管理中的应用

1.待办事项清单化

GTD中的清单作为各种待办事项的汇编，能够指导每一步行动。把待办事项列在一张清单上，经常查阅，将确保针对每一项任务制定出恰当的行动方案。

本着最简单才是最长久的原则，笔者所在的投融资团队所有管理事务通过围绕一张A4清单完成，是的，一张A4纸完成所有。团队制定了极简模板的《待办事项清单》，团队成员每人一张纸的清单，所有案件事务的安排通过唯一清单完成。

客户的新工作任务到来后，由合伙人律师分解成可实施的小任务，分派飘入各人的清单中，团队各人手持清单、有目标的工作，完成后划掉清单。每天下班前团队汇总每一张纸的清单，汇总过程就是小结和复盘过程，合伙人就可以清楚分析出当日的工作表现、人工效率、项目进展。清单还记录了每人完成的任务总数，这个数字每天跳动变化累加，数字越大，对应着助理能力级别的提升、团队待遇的变化、团队特权的获得。

2.区分事项优先级

“区分事项优先级”这个思想贯穿于GTD理论的始终，需要明确哪一项是重大事件，按照“先后顺序”或“重要程度”等标准进行排序，比如分成四类：重要且紧急的事件、重要但不紧急的事件、紧急但不重要的事件、不紧急不重要的事件。很奇怪的是，决定人一生的，是“重要但不紧急”的事件，并不是“重要且紧急”的事件，这个很费解。

笔者所在的律师团队在日常工作中，感觉四个分类还是太复杂 ，一步简化为“大事”和“小事”的分类，对待办事项的优先级进行区分。“大事”这一类别通常包括重要且紧急的事件、重要但不紧急的事件，“小事”这一类别通常包括紧急但不重要的事件、不紧急不重要的事件。对待办事项的优先级进行区分，有利于团队有效地安排自己的时间，作出轻重缓急的安排。

3.工作步骤流程化

在GTD理论中，将所有的事项和资料进行加工处理之后，需要制作“下一步行动提示清单”和“日程表”，构成每日行动管理的核心结构。对于重复度高的清单，就要固定化成为工作流程表。

笔者所在律师团队总结自身工作经验，对特定工作内容制定出规范化的工作流程，并归纳成文本形式，对于重复度高的清单，固定化成为工作流程表。比如，团队制定了的尽调工作指引、发债工作指引、投资工作指引、常法工作指引、诉讼工作指引、执行工作指点、发律师函工作指引、甚至报销贴票指引等工作流程，将重复工作固定流程化，提高效率并控制质量。

4.参考文件归档

在GTD理论中，所有的材料经过处理之后会产生“参考资料”这一部分。“参考资料”将被放入独立的文件夹备用。

在律师工作过程中，往往会积累大量的相关资料，而且常常需要进行多次查看核对。笔者所在的律师团队便将上述参考文件归档方法应用到工作实践中。按照“时间-工作主题-参考文件”的标准对参考文件进行整理，分门别类地存放于独立的文件夹中，并和项目底稿的工作要求结合，实现参考文件归档和项目底稿的一次成型。

声 明

本文仅代表作者本人观点，不可将其视为中闻律师事务所及其律师出具的正式法律意见或结论。如需转载或引用文章中的任何内容，请邮件联系我们：[e-mail]；如您有意就该议题进一步交流或探讨，欢迎在公众号后台留言。