物业档案管理内容、存在问题及解决措施

当我们还在为业主大会的召开，业委会换届选举而奔忙的时候，当我们为新老物业更替，物业管理用房的交接而奋争的时候，当我们为公共配套用房的产权，共同收益的享有而拼搏的时候，凝眸一看，我们购买的住房已经到了不得不动用专项维修资金进行翻修的时候了。

倥偬之间不知不觉我们的住房已经“人到中年”（据业内人士透露，普通住宅10年左右建筑质量方面的问题就会显现出来，有必要卖掉旧房子，购买新房子了），有的公共供水系统已经出现泄漏，只见水表转，不见水出来；有的楼栋供电系统出现了短路现象，不得不改用临时性用电；有的安装光纤时才发现，居室内没有预留端口；有的供暖系统一年比一年差，冬季室内温度常常达不到规定标准；有的共用设施设备开始老化，因缺少技术资料而难以维修更换等等。在业主自治的过程中，常常忽略了一件事——物业档案的清查和管理。

一、物业档案清查和管理的主要内容

物业档案是物业产生、变更、管理过程中形成的具有重要价值的应当归档保存的历史记录，主要有以下三大内容：

第一，物业房地产产权产籍档案。在房地产登记（包括产权初始登记、变更登记、转移登记等）过程形成的各种产权证明、证件、文件和历史资料，如《国有土地使用证》、《房屋所有权证》等证明文件；房地产图纸，即反映房地产的地理位置、占地面积、建筑面积、内部结构等的专题地图，主要包括：地籍图、宗地图、房地产平面图等；业主入住后形成的产权资料等。上述档案资料记录的是房地产产权的原始取得及以后的变更情况，是业主自治组织查证共同财产，厘清住宅小区房地产产权关系不可或缺的历史资料。

第二，物业项目开发核准备案资料，物业竣工查验资料，设施设备查验资料，物业共用部位及共用设施设备档案资料等（详见《四川省物业承接验收办法》）。这些档案资料反映了物业的结构、功能、性状、品质、分布等情况，反映了物业建筑物是否符合设计要求、共用配套设施设备是否完备，使用功能是否完善，质量是否合格等重要信息，是物业使用、保养、维修、更新的重要依据。

第三，物业日常管理运作形成的档案资料，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、物业管理服务档案、物业会计档案等。这些资料对考评物业服务管理等级、物业合同履行情况、确定物业服务工作的方向和重点，加强业主自治组织对物业服务管理活动的监督参与提供基本依据。

二、加强物业档案清查和管理的必要性和紧迫性

第一，住宅小区公共配套用房、公共设施设备的管理日益提上业主自治的日程。随着住房制度改革的推进，私人产权日益成为城镇居民住房的基本形式，人们在居住生活实践中日益认识到住宅小区公共配套用房、各种公共设施设备、共有土地及其地上地下附属设施对提高居民生活品质、增加社区生活幸福感、安全感的极其重要性，厘清公共配套用房的产权关系、保障公共设施设备的正常运转，合理使用、开发共有土地及其地上、地下附属设施，需要依据目前我国的房地产认证制度而产生的产权产籍档案资料，依法维护业主因建筑物区分所有权而产生的共同财产及其所派生的其他合法权利。

第二，提高物业维护质量的需求日益迫在眉睫。目前城镇住宅小区实行专业化市场化物业管理已经历了30多个年头，物业的整体状况发生了深刻的变化，一部分曾经崭新的物业小区基本上步入中年，（按30年房龄计算），个别的已经进入老年，即将进入房屋的“老龄化阶段”，一些共同设施设备开始面临更新和改造的需要。这种状况必然使物业维修保养的成本不断提高，甚至需要动用专项维修资金来解决问题。这就使业主和物业服务企业之间本来矛盾纠纷不断的状况更加加剧，如果不能不断提高物业服务质量，降低物业服务成本，就很难平稳度过住宅小区的中老年期，社区就没有和谐安定可言。而物业的维修保养，特别是更新改造，必须依据物业档案资料所记载的原始技术信息，在降低成本的同时保证维修保养、更新改造工程的质量。这就使物业技术档案资料在物业服务管理中的地位越来越不容忽视。

第三，物业服务管理模式的创新面临新的转折。由计划经济条件下的非专业化非市场化后勤管理到市场经济条件下的专业化市场化物业管理，专业化需要科学性、技术性的支撑，市场化需要多样性多元性的条件，业主对物业服务管理的要求也是在这两方面的交汇中得到提升。业主希望不断提高物业服务管理的专业化市场化水平的呼声越来越强烈，这种日益强烈的社会需求要求物业服务管理行业做出新的回应，全社会共同来创新物业服务管理的新模式。但是，增强物业服务管理的科学性、技术性需要符合物业真实情况的技术资料；物业服务管理的多样性、多元化也同样需要以提高物业维修保养水平为物质基础。在新老物业服务管理模式的交替中，必然涉及到物业档案资料的转移和交接，因此，物业档案资料的重要性也日益凸显出来。

三、物业档案归档、管理、查阅和交接等方面存在的问题

尽管物业档案资料具有如此重要的地位和作用，但是它们并没有引起足够重视，在物业档案的归档、管理、查阅和交接等方面都存在着较多的问题。

第一，物业档案管理工作不规范，管理水平低，归档无规则，一些重要的文件没有归档，甚至遗失。

第二，物业档案移交不规范，不能认真查验和移交，有的开发商或前期物业公司甚至把物业档案居委己有拒不移交。

第三，仿冒和篡改档案的事情时有发生，在物管纠纷中，物管方不愿意主动提供甚至销毁篡改物业档案，造成物业档案的凭证危机。

第四，物业档案缺乏公开性，以“商业秘密”为由对业主查阅设置障碍。

第五，物业档案管理法律规范缺失，不能满足解决物业档案归档、管理、查阅和交接等方面存在问题的制度供给。物业档案作为物业财产的一部分，它的属性、价值构成、产权归属等问题缺乏研究，也没有法律规范做出认定；一些行政规章对物业档案虽然归类比较详细，但是对物业档案的承接查验、交接等程序缺乏规定，制度不完善不严密；对于物业档案管理中故意弄虚作假、制造混乱、篡改销毁的行为没有惩戒措施，同时缺乏法律责任的认定。

四、解决措施

第一，确认物业档案的权利归属，认定物业档案的权属为物业小区的共同财产，在社区建立公共物业档案室，由业主自治组织聘用物业档案专业管理人员管理，在首次业主 ( 代表 ) 大会选聘物业管理企业的过程中，与建设单位和前期物业企业办理物业档案接管验收手续，建立物业管理档案为小区物业管理服务的制度。

第二，建立专门的社区物业档案室管理制度，制定物业档案归档细目和细则，培训专业物业档案管理人员，开发信息技术，对物业档案管理实行智能化管理，严格进行物业档案的归档、管理、保持、使用制度和程序，紧要妥善保存既往的物业档案资料，而且要及时清理、分类归档必要的物业日程管理资料，保证物业档案的完整性和有效性。

第三，建立物业档案公开查阅制度，使物业档案能够成为业主维护自己的合法权益，为业主行使物业所有权、知情权、管理权、处置权、收益权服务。

第四，严格物业档案的交接制度，在物业产权人决定更换物业服务企业或改变物业管理方式的时候，任何企业、社会组织和个人都不可以将物业档案据为己有，随意更改、销毁和处置物业档案，保持物业档案的法律效力。

第五，建立物业档案定期查验、评级、监督制度，组织专业档案管理部门、档案管理专家、业主自治组织、业主代表、物业服务企业定期都物业档案的归档、整理造册、存档储存、查阅记录进行检查，对物业档案管理的等级进行评估，等级优秀的给予奖励和表彰。

第六，严禁仿冒、篡改和销毁物业档案的行为，一旦发现要对行为人给予必要的惩戒，对明知故犯屡教不改情节严重者要承担法律责任。

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