专栏 | 如何借助PPT 做好你的报告

读研期间，研究生需要做很多场报告——在课堂上，你要讲PPT，接受任课老师的考核；在课题组，你要做文献阅读报告，并汇报自己的研究进展；在院系，你要参加开题报告、中期考核、毕业论文答辩；在校外参加学术会议，你要做学术报告。今后走上工作岗位后，你还是有机会在PPT 的辅助下，做述职报告或者向客户介绍你们公司的产品。作报告，是一种重要的职业生存技能。

在报告过程中，我们要把自己想讲的内容说清楚，让听众听懂，以达到最佳表现效果。为此，要注重报告的结构、PPT 设计、现场表现，这些都离不开充分的准备。

报告的结构

在组会上，学生往往只是汇报自己近期的实验结果，而不介绍研究背景。这是因为，导师已经很熟悉研究背景，或者学生在前期组会上已经介绍过研究背景。但正式报告时仍需把20% 的讲解时间放在“龙头”和“凤尾”上。“龙头”就是背景介绍。把一个具体的研究放在合适的“上下文”中，证明开展这个研究的合理性。“龙头”的基本套路是：首先介绍具体研究所处的研究领域，说明该领域的重要性；其次，简介这个领域的脉络，举出典型的文献例子；再次，概括前人的研究情况及当前还未挖掘的内容；最后，简短指出——针对文献中的缺漏，你做了什么。“龙头”遵循“倒金字塔”结构，从宽广到具体。报告的“猪肚”约占讲解时间的80%。第一种情况是讲解一个研究工作，那么你可以把“猪肚”分为实验方法和实验结果两部分。另一种情况是讲解几个研究工作，如果这几个研究工作采用类似的实验方法，那么你可以先简述实验方法，再逐一讲解几个研究工作；而如果这几个研究工作的实验方法有较大差别，那么你可以把“猪肚”分为几个小部分，在每个小部分先简述实验方法，再介绍实验结果。报告的“凤尾”比“龙头”更简短，但“凤尾”能给听众一种意犹未尽的感觉。大多数听众听完你的报告，都记不住你的实验细节和实验数据，因而你需要给他们一些“能够带回家的信息”。在报告的结尾部分，你需要总结出几个要点，简述这个研究工作的意义、局限性，并指出后续研究思路。“凤尾”遵循“金字塔”结构，从具体到宽广。总之，报告的思路要清晰，要讲清楚研究背景、研究思路、研究结果及其重要性。

PPT 设计制作的技术

做报告不能“想到哪儿就说到哪儿”，而要借助精心设计的PPT设定报告的内容和进程，提升表达效果。PPT 设计的总体原则是一目了然，就是让听众看一眼PPT就知道大致意思。PPT 设计的第一要求是图文并茂。不能在页面上堆满文字，而要把一段文字转化为几个简短的要点，逐条列出，甚至用图来表达文字信息。但是，页面上不能只有孤零零的一张图，而要在图的旁边或者以小标题的形式在页面配以简短的注解。有些学生喜欢在页面上展示表格，以显示自己做实验的“工作量”，但听众可能会迷失在一堆数据中，不清楚这个表格能引出什么科学结论。你要学会把表格里的关键信息用图来表示，显示数据变化的趋势。至少要用红框或者红色的下划线把表格中的关键信息强调出来，并配上简单的文字注解，让听众能抓住要点。PPT 设计的第二要求是逻辑清晰。比如，你用一种新方法制备了一种材料，在报告的开头，你说别人用了几种方法制备这种材料，这些方法各自有哪些“变种”。于是，你可以像中学语文老师写板书那样，用几个大括号，把这些方法进行分类。除了表示“分类”，PPT 页面还可以表示流程、因果、对比等逻辑关系。比如：在研究中遇到什么问题、你采取了什么方法、最终得到什么结果，这就是一种逻辑关系。PPT 设计的第三要求是要精简。作一场45 分钟的学术报告，准备40 ～ 45 页PPT 足矣。要突出重点、有详有略。比如，你用一两个关键的实验证据已经能够证明一个要点，那么其他辅助证据只需要一笔带过即可。举例时要注意选取典型例子（即注意“剪辑”），不要把你知道的例子都“倾倒”在PPT 中。PPT 设计有很多技巧。大家可以阅读《和秋叶一起学PPT》《说服力：让你的PPT 会说话》《说服力：工作型PPT 该这样做》等书籍，并反复操练。

报告者的现场表现

首先，作报告时，你需要一开始就抓住听众的注意力。一个技巧就是找到你的报告和日常生活、新闻的联系。比如：我曾作了一场关于“研究生师生矛盾及化解对策”的报告。一上来，我就讲到新闻曝出的“研究生师生矛盾”的极端案例，由此引出报告的主体内容。其次，在报告的过程中继续吊住听众的兴趣。有研究表明，听众的注意力在报告开始时最集中，之后注意力快速下降，并维持在低水平。因此，你需要采用某些方法提升听众的注意力。我曾邀请一位人力资源经理到我们学校作有关职业发展的报告。他用抑扬顿挫的声音说话，讲到关键之处，还会突然沉默两三秒。他还在中途抛出几个问题，让学生回答。学生自信地说出答案，他却说大家都没有答对，于是听众期待他的解答。而当一位学生答对时，他从包里拿出一个小奖品，走到学生跟前，把奖品送给学生。做学术报告不用像开演唱会那么活跃，但至少，你可以做以下几件事来调动听众的积极性。首先，要抑扬顿挫地说话，让听众感受到你的激情。其次，增加和听众的视线接触。当面对一群听众时，你要慢慢扫视现场，而不能只是盯着某几个听众。再次，观察听众的体态语言，当他们昏昏欲睡或者频频看手表时，你可以通过提问等方式加强和听众的互动。而当听众表现出困惑时，你可以问他们“哪儿听不懂”，也可以详细讲解刚才说的内容。最后，不要超时。一场学术报告不仅有报告，还有问答环节。一个国际会议有很多平行的分会场，每个分会场都有做报告的时间表，比如你的报告被安排在上午 9 点到 9 点30 分，下一个报告被安排在 9 点30 分到 10 点。有的听众听完你的报告，就到隔壁分会场听别的报告。如果你做报告超时了，那么这不但影响你们分会场的下一位报告者，也会影响想去别的分会场接着听报告的人，听众也会不耐烦。还要注意的是，回答问题时，要等提问者说完了，停顿一下再回答，而不要粗暴打断提问者的话。如果你没有听清楚问题，可以要求提问者再说一遍，或者说：“如果我没有理解错的话，你的问题是……对吗？”回答问题还要简短、抓住要点，一般在一分钟之内解决一个问题。

报告的准备

报告的表现和准备的充分程度相关。我一般在收到做报告的通知后，马上就着手准备。首先，构思这场报告要讲什么，列出提纲。接着，着手准备PPT，然后反复修改。上述两个步骤就能花去我近一周的时间。完成PPT 初稿，我就不担心了，等过了几天有了新的想法，再打开文档，继续修改。这个过程就像是我撰写文稿，精雕细琢，思路也会更清晰。报告者不但要提前准备PPT，还要考虑听众对象以及作报告的深度。比如给市民作科普报告，有可能你讲得太深，以致他们听不懂。但也有可能反过来——有一次我去复旦大学附属小学给四年级学生讲“能源与环境”，讲到煤、石油、天然气的形成，发现很多学生已经对相关知识有所了解，我只能临时加深报告内容。很多学生站在讲台上会很紧张。一个应对技巧就是事先把报告开始后一分钟的“台词”背出来。这是因为，有人发现报告者的紧张程度在报告开始时最大，随后迅速下降。当你顺利说出开场白，看到听众都在认真倾听时，你就能自然地说下去。以前读博士时，我在作报告前会对着电脑屏幕反复试讲。这当然有用，但我反复试讲后，越讲越流利，以至于在正式作报告时，一场 45 分钟的报告，30 分钟就讲完了。作报告之前不但需要准备 PPT 和试讲，报告者还需要提前到达报告现场，调试话筒、电脑、投影仪等设备，和主办方、听众展开互动，进一步了解听众已经了解什么知识、现在想听什么。熟悉现场之后，你就不会那么紧张了。在正式场合作报告之前，还要注重个人形象气质的打造。把头发修剪整齐，喷上定型水，并穿上皮鞋和西装——这不但能给你增添自信，而且听众会感到你就像专家一样，报告的效果也会更好。

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文章刊于杂志7月号

文章作者：马臻（复旦大学教授）

编辑：马亚男

责编：雅琨

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