柳明专栏 | 从实施医院OA系统看信息化项目如何“穿珠成串”

导读

对于医院信息部门而言，不断磨合熟悉业务、不断提升主导能力、不断赢得用户好评，信息化项目的良性环境自然会逐步形成。

年前拜读了HIT专家网关于浙江大学医学院附属第二医院IT中心许杰主任如何建设医院信息化核心能力的报道，其中提到了以钉钉为门户迭代OA协同办公系统，令我颇有感触。笔者所在医院也运用钉钉作为办公门户，项目起步时间比浙大二院稍晚，2019年4月正式上线。

医院之前的OA协同办公系统局限于电脑端，功能使用比较单一，以阅读通知、内部邮件为主，整体使用率偏低；内部审批依然采用纸质模式，不够高效。再加上OA系统的行政属性较强，此前医院信息部门仅为OA系统提供技术维护服务。 

以“无纸化”作为切入点

就如同外科手术特别关注从哪里切开最为合适，为信息化项目找到合适的切入点也非常重要，通常有主动寻找、被动接受和“冥冥之中”等几种切入方式。

2018年，为了鼓励年轻人为医院管理建言献策，医院“青年管理之家”开始征集管理类研究项目，医院信息部门以“基于钉钉的审批工作流程设计与实现”为题进行申报。但就是这样一个小命题，切中了医院当时纸质审批费时、费力、不易保存等“痛点”，得到了分管信息化副院长的肯定，并迅速进入实施阶段。

成立专项小组，沟通梳理业务流程

项目开始实施后，首先由各职能部门派出联络员共同成立项目专项小组，院领导亲自部署并做动员，要求各部门务必重视此项工作，在规定时间内理清本部门相关审批流程、审批节点等，并提交信息化建设与管理处。

借助院领导的亲自推动，我们很快便将流程收集完毕，开始实际制作。在制作过程中，信息部门与各部门的讨论、交流、反馈也都非常顺利，于是趁热打铁，先期收集到38个审批流程，涉及公务用车、出差、外出进修、资产报废、物资采购、标示标牌制作等多方面（如图1所示）。信息部门采取“先易后难、先核心后外围、先行先试”的原则，依次为流程提出部门制作OA审批流程。

图1

重视培训，掌握系统运维服务的主动权

一个系统使用的实际效果与培训工作的质量息息相关。钉钉办公门户涉及全院职工，能否培训到位直接关系到项目成败。在院办的支持协调下，信息部门首先为院领导进行单独培训；之后连续安排4天时间，每天上、下午各3场，共计24场培训，走遍三个院区，充分考虑到全院职工的岗位类别、班次等，不做限制、自由选择、到点开始、保质保量，确保从管理层、中层至基层的审批各环节未来的运转畅通。

医院信息部门与厂商签订系统维保合同是普遍现象。在合同范围内，医院信息部门遇到新的需求、新的问题，都可以第一时间找厂商进行处理；不过，问题何时能够得到解决是一个“盲盒”，谁也说不准。医院信息部门此时的角色有时比较尴尬，容易陷入被临床催、再催厂商，厂商回复、再回复临床的循环，往往临床部门的耐心与积极性、信息部门的满意度就在这样的来回传递中被消磨殆尽。

为了尽量规避以上问题，医院信息部门必须着力加强主动性建设：一是掌握OA审批流程的制作方法，我们认真学习轻量级的搭建方式，能够做到在没有厂商工程师的情况下自主完成审批流程的制作，自行完成流程的调整或修改；二是深入理解审批流程的实质内涵，审批的核心属于行政管理，信息部门除了制作流程，也需要对流程本身有全面的理解，甚至可以为流程提出部门给出合理化建议。经过这样高效率的运转，我们始终能够快速、即时响应，也获得了职能部门的认可。

顺势而为，拓展应用

始于2020年初的新冠肺炎疫情无疑在客观上成为各类线上应用爆发式增长的助推剂。在这样的大背景下，笔者所在医院将OA的应用场景从行政审批扩展至其他多个方面。

“员工健康模块”是在疫情防控中医院职工健康状况自我申报的主要方式，笔者所在医院自2020年2月启用以来沿用至今。由于院纪检监察部门、人事部门的介入，每日进行员工健康打卡已经成为非常严肃的重要任务。人事部门根据内部通讯录进行督促、统计，纪检监察部门进行追责。

“视频会议”也是疫情期间重要的通讯方式之一。从院周会到医院工作会议，从对口单位远程指导到各类继续教育学习班，为了减少人员密集接触，OA系统提供的“视频会议”功能发挥了重要作用。

根据医院疫情防控总体要求，为了让全院职工能够知晓、熟悉、掌握新冠肺炎疫情防控相关知识，医院通过OA系统进行诊疗方案、防控方案、防护用品使用及穿脱流程的学习及线上考试，要求全员参加、全员过关。

应用成效

目前，医院已经推出OA审批流程141个，覆盖部门30个，产生数据13万余条。通过分析2021年产生的数据可以发现，在审批单数量基本保持向上增长的趋势下（图2），每月审批平均耗时基本呈现下降趋势（图3），助推了行政效能的提升，实现了“数据多跑路、职工少跑腿”的设计初衷，更初步实现了全域、全时、全员的全天候办公模式。

图2

图3

OA项目上线即将满三年，在实际运行过程中，当一个部门通过该系统获得了便利与实效之后，其他部门也会纷至沓来，主动联系信息部门寻求合作。

通过实施这一项目，笔者最大的感受是，信息化项目需要尽可能满足“天时、地利、人和”三要素。但仅仅具备这三要素还远远不够，信息化项目建设如同编织一串项链，其中每一个点位都是不可或缺的组成部分，只有将每一个环节都串联到位，才能让信息化项目璀璨夺目。

对于医院信息部门而言，不断磨合熟悉业务、不断提升主导能力、不断赢得用户好评，信息化项目的良性环境自然会逐步形成。也只有形成了这样的环境，信息部门才能更好地为全院提供信息化服务与支撑。

作者简介

柳明，生物医学工程硕士，南京医科大学第二附属医院信息化建设与管理处高级工程师。入选“十三五南京市卫生青年人才培养工程”，中国医院协会信息专业委员会委员、中国研究型医院学会医疗信息化分会青年委员、中国老年医学学会智慧医疗技术与管理分会委员、江苏省医院协会“互联网+医疗服务”专业委员会委员兼秘书、南京卫生信息学会青年专业委员会副主任委员。

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