在各款交活期限压力下不差地活好
这是奴隶社会的第 1711 篇文章
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Deadline 译成中文叫完成期限或者截止日期，也就是必须交活的日子。繁忙的职场人，经常活在各款 deadline 中。偶尔有被它赶死的感觉也不足为奇。完成了一个又来一个，让人着急焦虑放不下，这种种是否听起来似曾经历？别急，今儿个咱们分享点杀出重围的诀窍。
1
承认与各款截止日期为伍是常态
我们生活在一个追求生产力也就是追求产出率的年代。在任何一个追求效率的单位，员工们都是上紧了发条，人尽其用。从个人到所在团队的节奏，都是朝快的方向走的，因为不进则退。
提高效率的有效追踪方式之一就是设定截止日期，按期交活。如果你或你的团队同时担当多个任务，那么经常与各款 deadline 为伍也就不足为奇了。
既然是常态，就没啥可焦虑的。完成期限密度合理的时候，做好计划，按部就班；若突发性完成期限降临，则兵来将挡，水来土掩，想办法应付过去，从心态上先不能被它们打趴下。
2
用好日历提醒功能，合理规划
只要计划得当，绝大多数任务是可以按部就班如期完成的。这个计划有几层意思。如果你是这个任务的主人或者主人之一，而这个任务又相对独立，不受上下游制约，那么你对此任务的完成期限可以有比较大的掌握度，可以按照此任务的紧急重要程度来定期限，并相应做时间安排。
很多时候，你的这个任务是一个更大的任务链中的一个环节，完成期限不一定是你能左右的，要根据上下游的进度要求来定你的完成期限。这种情况下期限松动余地恐怕不大，应该以不拖团队进度为前提来规划任务完成时间。
用手机和电脑里的日历提醒功能可以有效地帮助管理各种期限，降低顾此失彼丢三落四的几率。还可以考虑一个习惯：每个周末，浏览一下未来一两周的到期期限有哪些，是否需要根据工作进程中的实际情况变化而提前或者推后期限等等。
3
大活拆小，降低难度，有助于尽早完成任务
很多时候，任务拖到最后一刻，是因为畏难心理，是因为此任务大，难度高，所以心理上迟迟不愿意开始。
如果能花点时间把任务分解，“大卸八块”，从小目标开始，会帮助克服畏难心理。每天完成一部分，一个硬骨头被分成几块啃，就没那么难啃了。
有些任务，一旦开始，你会琢磨出新窍门，结果任务没你想象的那么难，进度则迅速加快。如果你不开始干，是没机会发现这种惊喜的。
如果这个项目是你领导的，那么很重要的一个关注点就是及早把任务分解合理授权出去，授权有点技巧，一是要早，给别人留足时间去完成任务，二是把交活日期说清楚。如果是重要的大任务，为了保证被派活的人及时干活不掉队，可以设立几个进度节点，你作为项目负责人公布项目进展情况，这样起到侧面监督的作用。
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4
寻找工作中的重复性和参考模板
这世界上没有那么多的工作是完全新颖，完全没做过的。相反，多数的任务是可以从以前干过的工作中寻找章法或者参考模板的。就拿当下年底许多职场人要做的年终总结来说，每年的内容会有不同，但大的章节无非如下几个：
今年主要成绩亮点；
薄弱环节；
关键成功要素；
对今年工作的反思；
对明年工作重点的思考。
根据自己的情况写好一个模板，每年不换骨架只换肉（内容），可以省去许多思考时间，自然不会对交总结的截止期限打怵。类似的有可参考模板的工作任务还有不少，这种用上心思的“投机取巧”往往会帮你事半功倍，应付起那截止日期来也就更可能气定神闲了。
5
用平常积累的万能案例帮忙
无论是面试还是职称晋升答辩，或者是你在业内做出名声了，别人请你去分享经验，等等，如果有例子，不仅会使真实性可信心增强，而且会节省你准备的时间，还能舒缓紧张情绪。把这些例子讲成故事，功夫在平常积累。要凭自己的经验，创出个“万能案例库”，信手拈来就能用。
例如，今年你的一个重要成绩是：在竞品市场份额占压倒性多数的情况下，你带领团队克服巨大困难，成功领导了一个新产品上市了。这个经历可以算作是一个万能故事的基础，据此你可以衍生出至少四个展现你不同能力的故事：
A、你的强大韧性和不服输精神；
B、你的策略性思考能力；
C、你的跨部门协调能力；
D、你的卓越执行力。
这些万能案例故事积累多了，你会笔头更快，口头表达思路更快。不瞒大家说，我写职场邢动力专栏文章，素材基本来自我自己的例子库，所以面临每周二的专栏截止日期，就多了一份从容。
6
针对生疏任务，及早寻求帮助
工作中，总会涉足新领域，接受新任务，有的任务属于完全摸不着头脑的，“这辈子都没见过”的。然而，deadline 已定，你必须杀出一条路，把任务去保质保量完成。这种情况，千万不可拖到最后一刻，因为你很可能落入完全抓瞎束手无策的境地。
正确的做法是：尽早借力，寻找懂行的人求教，让自己在短时间里速成，或者至少摆脱“盲状态”。因为是生疏领域，你对开展工作时可能出现的连带状况也可能完全没有数，请教的时候需要让对方多举例说明。这样，便于你思考可能出现的影响工期的复杂状况，以便你留出一些缓冲时间。
有一条需要注意的，那就是：请教的是方法，并不是让别人帮你干活，所以自己肯下苦功，展现学习能力，学了就立马动手去干是关键。
7
创造大块时间集中做事
重要的有难度的事往往需要大块时间去完成，零打碎敲往往事倍功半。所以，找出相对完整的时间，集中攻克重要任务会减少截止日期带来的压力。完整时间段需要刻意去找，否则，很容易被各种可有可无的会议，不速之客的随意闲聊以及无处不在充满诱惑的刷屏给把时间碎片化了。
关于时间管理，之前我写过三篇文章： 《2018，八条干货让你的时间翻倍》，以及《去精细管理时间，别被时间精细管理》，以及《15分钟的碎片时间可以做什么？》结果前两篇都成了爆款文，第三篇也颇受欢迎。可见时间管理是大家共同的痛。可以考虑从以下几个方面去创造整块的时间：
第一，逃掉一些非重要会议。
何为非重要会议？身处不同的级别，这个定义有所不同。大的方向是：一个会议，如果你非召集人，非任务主角，你没有发言任务，没有大领导在场，以及事后找个人问问就可以补课的，都可算非重要会议之列，而可以考虑逃会。当然这不可一概而论，但用这个方法去筛选基本不会离大谱。
第二，找后援。
下班后单位通常消停不少，为了避免回家后被家务琐事缠身，可以申请家庭后援，躲在办公室集中精力完成任务。这一招使用频率需要掌握好，天天用就算不上找后援了，而成了逃避家务了。
第三，躲起来。
为防止闲人的有意无意地聊天骚扰，可以找个没人的会议室，把自己关在里面，集中做事几个小时，雷打不动，可以把自己逼出效率。
8
必要时申请延后交活时限
我们必须承认，有很多的所谓 deadline 的制定，有些随意性。如果你在那个时段已经忙得不可开交，不妨审视一下哪些交活日期是可以去谈判申请延后的。
这个谈判要尽早发生，不要等到最后一刻。因为等到最后一刻去申请延期，不仅给对方措手不及，而且还彰显了你欠缺计划性，以及你对自己的工作进度对工作的难度欠缺认识。相反，如果早一点去谈判，告诉对方，你手头的很多任务，并帮着分析一下，如果晚交几天，对大局应该没有太多影响的话，别人往往容易产生共情，接受你的建议。这种谈判要注意几点：
第一，既然是谈判，就不一定能谈成。如果对方说，这个工作是整个大项目的瓶颈，这个时限就很可能是不可动摇的，你要做好准备如期交活。
第二，既然是谈判，就要有理有据，态度温和。不要带着情绪去逼宫。要拿出换位思考的态度，替对方分析，如果宽容你几天，如何可以补救，而使大进度不受影响等等。
第三，这种谈判属不得已而为之，而不应该成为常态。只有你在绝大多数时候都能靠谱地按时完成任务，别人才愿意偶尔为你破例。
9
写在最后
我们生活在光速发展的社会，需要在各种 deadline 中博弈胜出。有了对付的招数，就会坦然不少，降低焦虑感。
我想起一段话：同样面对一片海，有人会觉得那是能淹死人的水，有人觉得那是星空和美人鱼的摇篮。真是一切看心态。对付交活期限，也是这个道理。从容的心态，周密的计划，加上爆表的行动力，就一定能在各款 deadline 中不差地活好。
作者：邢军 Julie Xing
山东青岛人，现居美国并任世界五百强企业高管；能说会写粉丝众多的生物学博士。笃信“勤奋自律者无敌”。现为奴隶社会每周二「职场邢动力」特邀专栏作者。本文为专栏第五十五篇。
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