原创 | 中兴通讯全球财务共享的信息化实践
中兴通讯财务云（下称财务云）是中兴通讯集团（下称中兴通讯）的全球财务共享服务平台，一直致力于建立以中国本土为总部、全球标准规范的财务共享服务平台，业务范围涵盖全球子公司核算、全球应付中心、国际资金中心、全球档案管理和全球管理数据中心。
财务云坚持全球会计政策、会计科目、核算流程、信息系统和数据标准“五统一”原则，搭建了以PTP（Purchase to Payment，采购至付款）、OTC（Order to Cash，订单至收款）、ATR（Accounting to Report，记账至报告）三大流程为核心的财务核算体系，并建立了全球支付工厂，完成对全球财务业务的全面覆盖。
在全球财务共享服务平台的建设过程中，财务云为全球子公司的核算搭建了统一的信息系统平台，其中，影像管理系统、网络报销系统、财务核算系统（ERP）、电子档案系统、资金管理系统之间相互关联（见图1）。所有财务信息均通过信息系统来采集和传递，实现了数据一点录入、信息全程共享，规范了全球分支机构的信息传递路径，保证了核算流程的高效与统一，提高了财务数据的准确性和透明度。
图1 全球财务共享服务信息系统平台
影像管理系统主要解决票据实物流转、原始凭证调阅、离岸处理、业务处理分工和效率的问题，为财务共享服务的实施提供强有力的支撑。影像系统一般包括影像采集模块、影像传输模块、业务处理模块和信息调用模块四个主要模块。其中，影像采集模块包括影像扫描、条码识别和文件分组功能，影像传输模块包括影像上传和影像退回及修正功能，业务处理模块包括任务分配、业务处理和考核统计功能，信息调用模块包括影像调用和数据调用功能。
原始纸质票据的流转需要经过归集、邮寄、分发、接收及归档多个环节，不仅影响业务处理时效，实物的频繁流转也极易造成票据丢失，影响财务档案的安全。为解决这一问题，中兴通讯应用影像管理系统，将原始票据直接在全球子公司进行扫描，电子影像文件上传至影像管理系统，财务云可即时调阅影像文件，影像管理系统检索高效，调阅者可以即时查询。在这种模式下，票据实物只需定期集中邮寄归档，既缩短了业务处理时间，也降低了单据丢失的可能性。在对原始凭证有严格限制的地区或国家，影像管理系统突破了离岸业务的限制，将全球各地的子公司纳入财务共享实施的范围。
网络报销系统主要包括单据制作、单据审批、账务处理、报表查询、个人工作台、基础数据等模块。它有效克服了基于纸面的数据采集方式的种种不足，通过全面、及时、高效地采集信息，使会计信息系统达到支持决策的目的。具体来说，网络报销系统通过设定不同的报销模板，满足不同类型报账信息的需求。员工根据支出明细在报销系统中填写电子单据，员工的姓名、部门、账户等基本信息直接由系统生成。报销系统支持在线审批，业务领导可直接在系统中进行审批，无需进行纸面签批。审批完成后，电子单据流转至财务云，财务人员随机提取审核任务，根据电子影像信息，对员工的电子报销单据进行审核。审核无误后，批量导入ERP 系统，自动生成记账凭证。
网络报销系统将会计信息系统从编制记账凭证提前至业务流程中，将会计信息系统的关注点从记账凭证前移到原始凭证。在网络报销环境下，记录过程的标准化和电子化为会计确认的自动化提供了机会。网络报销系统根据既定的规则生成记账凭证，会计人员只需要维护相应的分类和汇总机制，实现了从数据采集到数据输出全部工作的会计信息系统化，大大减少了会计人员的基础工作量。同时，在业务数据采集的源头进行数据质量的控制，提高了信息的规范性，减少了会计核算过程中的人为错误，提高了财务核算质量。
中兴通讯使用的Oracle ERP产品主要包括总账管理模块、应付管理模块、应收管理模块、资产管理模块和现金管理模块等。其中，应付账款、应收账款和资产管理均是由业务活动驱动产生会计分录，总账模块和传统会计系统则更为相似。财务人员可根据需要及权限范围，选择或切换各责任体系，进行相关功能模块中各项业务的处理。为了满足全球子公司当地个性化的核算要求，财务云对ERP 系统进行了功能优化和改造，在符合集团核算需求的同时满足各国的会计政策。
一是针对使用当地会计科目代码的系统优化。ERP 系统实施过程中，总账管理系统的“账套”好比一个公司的无形账本，有科目表、会计日历和币种三个要素。其中，建立特定的会计科目表是获取业务往来的第一步，它决定了日后制作报表时如何对会计信息进行采集、分类和存储。为了适应组织的特定需要，科目表一般根据公司的业务、报告和其他法定要求定义。为了满足特定国家对会计科目的需求，财务云在ERP 系统内将这些全球子公司账套的科目表进行了优化，使之由集团会计科目段、本地会计科目段和其他辅助核算段组成。这样，从前期会计信息采集、分类、存储到后期会计事项披露等工作全部都可以使用本地会计科目代码和集团科目代码，成功化解了两套科目代码的冲突，实现了真正意义上的一笔会计业务计入两套会计科目的应用。
二是输出本地报表的系统优化。会计报表是企业财务报告的主要组成部分，根据日常会计核算资料定期编制，是企业向外传递会计信息的主要手段。为了出具符合当地要求的会计报表，财务云收集全球各子公司不同的报表模板，确认报表的数据来源，基于模板进行个性化报表开发，最终在ERP 中实现了既能出具符合集团要求的对内报表又能出具符合子公司当地要求的会计报表的功能优化，在降低财务人员的工作量的同时，保证了两套报表数据来源的一致性，提高了会计核算质量。
三是ERP系统同当地核算软件的对接。为了遵循当地国家的法律法规，避免数据重复录入，对财务核算系统有规定的部分国家，财务云实现了ERP 系统同当地软件的对接。具体做法是在指定财务核算系统的情况下，由Oracle ERP 生成数据后，所有核算信息按照规则输出，上传至当地核算系统。当地核算软件获取数据后再生成符合当地要求的会计分录，并出具会计报表（见图2）。
图2 全球子公司ERP系统对接方式
财务云实现全球财务共享后，核算及资金管理统一管控，但异地的会计档案管理又出现了新的难题：企业外部原始单据形式繁杂，信息提供格式不规范，信息采集效率低；原始凭证提交地与核算地分离，周转环节多，传递周期长；票据传递过程缺少监控，不能定位，存在丢失风险；多个地点的票据集中一地，数量大，缺乏系统化管理，调阅困难；内部凭证存储于会计、统计、业务等信息系统中，造成企业数据冗余；很多内部凭证采用纸质介质形式，造成企业资源浪费。
面对这些问题，财务云实施了电子档案管理系统。该系统功能模块包括电子影像、电子凭证、报表查询、档案借阅、库房管理、系统管理等，通过以ERP 系统为基础，与影像管理系统、网络报销系统和HR 系统相结合，将企业自制的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，形成完整的电子档案数据。电子档案系统的实施便于对集团的会计凭证进行有效的管理监控，确保每本凭证均有电子影像文件，减少人为对纸质凭证的调阅频率。同时，在电子档案系统内可以准确定位到全球的会计凭证的物理位置，对实物档案在库房的位置实施精确管理、实现电子资料和实物资料的自动匹配，使得企业的档案管理高效便捷、环保低碳、节约成本，保证了会计档案的安全性。
中兴通讯建立了三级资金管理架构——集团财资管理、区域资金池和国家资金管理、全球资金支付工厂。集团资金管理包括集团资金安排、现金流筹划、资金调拨及汇率管理，以保证全集团资金流的平衡。中兴通讯建立了以非洲的资金池、欧洲的资金池、亚太的资金池和北美的资金池四大区域资金池为基础的全球的区域资金管理，支持集团现金流管理。财务云搭建了全球的资金支付工厂管理全球收支以及监控和对账工作。
全球资金支付工厂将所有资金支付集中，通过标准化、统一、规范、高效的操作，完成从支付指令提出到支付指令发出和授权以及和银行对账。具体说来，系统将来自各子公司或业务单元的各种付款请求汇总，规划出最优付款方案，在完成内部审批流程后，通过统一的银企连接提交付款指令。资金管理系统的支付数据和银行的支付系统无缝对接，待支付的数据自动流转到银行的支付系统，付款结果则自动从银行反馈至资金管理系统内，整个付款流程无人为干预。
全球资金实现了可视即在任何时间点知道全球所有账户中间资金的余额；可控即任何一笔收入和支出都置于监控下并经过授权；可调即在任何一个法律允许的范围内，资金应进行集中使用、互相融通；可回即通过汇路管理将资金安全调回国内。
原创声明
作者：中兴通讯 陈虎 赵旖旎 党梅梅
原载于《财务与会计》2015年第15期
如需转载请引用微信公众号“中兴财务共享”
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