会议速递丨第九届“中国电子文件管理论坛”16日上演企业板块压轴大戏！赠论坛全方位报道集锦【果断收藏 慢慢消化】

第九届“中国电子文件管理论坛”15日隆重召开、16日圆满落幕！

盛况回顾，精彩集锦，收藏本篇，应有尽有：

16日报告精彩看点：企业电子文件单轨制管理、单轨制电子文件管理能力成熟度模型

主持人

中国人民大学信息资源管理学院副院长 

刘越男 教授

主持要点：论坛版块继专家破题、政府板块、行业板块之后，今天聚焦于企业板块。

嘉宾发言

1.企业电子文件归档管理回顾与展望

国家档案局经济科技档案业务指导司 

企业档案处处长 蔡盈芳

精彩看点：政策制定者视角，破冰、扩围、再出发

报告围绕困惑、概念界定、问题来源、单轨制破冰、单轨制扩围、新挑战新机遇、再出发七个方面内容展开。

首先，通过对某学校报销规定的解读，发现报销时不但要打印电子发票还要打印验证纸，困惑在于为什么存在和推行电子发票的初衷背道而驰的现实情况？

其次，单轨是业务过程的单轨还是归档保管的单轨？进而对概念进行了界定，以明确讨论对象。蔡处长提出业务领域单轨制问题存在于社会文化、习俗、农村地区信息化程度不高，影响电子发票的推行；档案领域由于对标准规范的理解不到位，造成大量电子文件纸质归档。

OA电子文件归档是对电子文件单轨制的有益尝试，《企业会计信息化工作规范》的出台开启了单轨制的“破冰之旅”，在此基础上继续扩围。修订《会计档案管理办法》、确定企业电子文件归档和电子档案管理的批试点单位，人保财险和中国电信广东分公司等试点单位均取得了很好的实施效果，单轨制扩围取得丰硕成果，解决了一系列业务系统的电子文件归档问题，形成了一系列标准规范，有力地支撑了主营业务流程的优化，培养了一支电子文件管理队伍，有效地提高了档案工作的地位。

在信息化背景下，电子文件管理的挑战在于档案产生环境由局域网转向工业互联网，来源由内部转向内外兼有，格式更加多样，形成系统更加多样，作用更加关键，对管理规律、原理的认识尚未深化。机遇在于法律环境更加健全、社会意识更加强烈、软硬件环境个更加完善、电子档案管理技术更加可信。再出发体现在进行《海关专用缴款书》的打印改革试点。

 2.中国人保档案电子化会计领域应用实践

中国人民财产保险股份有限公司 财务会计部副总经理、财务共享服务中心主任 汪波

精彩看点：“零批次”试点单位视角，会计档案、电子发票和银行单据的单轨制

主要做法：为解决会计档案传统管理方式很难满足财务运作模式的问题，以及纸质会计档案管理不规范，各家公司做法不统一，存在安全隐患，纸质档案成本高，财务部门和档案部门职责不清晰等问题。人保2012向部委申请做会计档案的电子化。通过搭建集成自动化的会计档案管理系统，采用多项综合措施保障档案安全，“收、管、用、存”全方位建立清晰的业务处理流程，完善制度、明晰职责。做法可总结为建系统、优流程、明规则三个关键词。除了会计档案电子化还对开具电子发票、接收电子发票、推行银行单证电子化进行积极探索。

项目成效：一是价值性：工作效能显著提升，会计档案管理能力增强，提升客户体验，大数据应用能力提高。二是创新性：与财务ERP高度集成，电子会计档案安全保管长期可读，实现会计档案全生命周期管理。三是示范性：主要做法具有普遍适用性，多次参与国家部委北京市主管部门有关政策和标准的制定工作。四是经济性，打造绿色账本、倡导低碳环保。

未来展望：国内将掀起会计档案电子化管理的绿色风潮，电子发票将促进国内创立互联网加税务的新业态。

 3.比亚迪文档信息化建设实践

比亚迪股份有限公司 集团文档中心主仼 

王亚兰

精彩看点：民营企业视角，文档管理转型、智能应用场景、攻克技术难关、360度人才知识模型

首先，王主任通过六个方面做全面介绍。一是对企业简介，比亚迪成立于1995年，经过二十多年的发展已经成长为集研发、生产、销售于一体的上市公司企业。其企业文化为竞争、务实、激情、创新。二是文档规模，企业文档工作覆盖集团研发、生产、设计、建设、运营、金融六大模块。三是文档管理模式，2001年在IT产业实行文档一体化管理模式，2005年在汽车产业实现产品文件生命周期管理，2017年在轨道交通产业实现360度多维度文档管理。四是企业单轨制管理，1994到2004年是纸质文件单轨管理，2005到2013年纸质与电子文件管理双轨制管理，2014年以后是向单轨制度过渡的电子文件管理。五是文档比重，内部文件多于外来文件技术文件，多余管理文件系统文件多于非系统文件，电子文件多于纸质文件，文件多于档案。六是文档信息化，2005年建成电池产品文控系统，2007年建成集团档案管理系统，2010年建成电池产品PLM系统,2012年建成集团文控系统，2014年建成汽车产业PLM系统,2016年建成生产管理系统,集团数字档案管理系统,2018年建成集团内容管理平台,企业文档信息化遵循安全战略、成本战略有序推进。

其次，王主任就文件信息化与档案信息化的关系谈了自己的看法，文件信息化与档案信息化区别，文件信息化的重点是过程控制，档案信息化的重点是开发利用。文件信息化的难点是集成、覆盖面广。档案信息化难点是源于文件信息化基础之上。联系有两点，一是两者一脉相承，覆盖文档的全生命周期管理（形成-审批-发布-更改-使用-归档-保管-利用-销毁）。二是文件信息化是档案信息化的基础，档案信息化是文件信息化的归宿。

最后，王主任从企业人才需求角度谈到高校要培养复合型人才，适应信息化的人才，也欢迎广大档案专业毕业生到比亚迪成就精彩事业！

茶歇时段会场交流

4.江苏核电文档信息化创新实践及探索

江苏核电有限公司 信息文档处科长 查凤华

精彩看点：创新实验基地视角，文件自动交换、3D归档、“四性”检测

创新背景：响应国家新一代信息技术的号召，响应行业建设智慧核电要求，新时代文档管理转型的内在要求。

创新实践：一是文件自动交换，贯通ECM系统与工程公司施工管理系统,通过系统交换,取代人工逐份录入逐份分发，每月5000余份文件。有外单位自动传递到ECM，并根据技术文件标准分发单自动分发相关处置，节省人工，缩短文档处理时间。二是信函智能分发，通过自主研发制定信函分发矩阵，根据机器学习分发建议、参考发文分发建议，综合判断信函分发。约节省40%人力，提升信函分发效率。三是文件自动归档，公司作为国家33家首批电子文件试点单位之一，编制成果文件22份，包括试点项目工作报告技术报告，元数据规范，元数据结构规范、电子签章及格式转换接口技术规范等。2018年2月通过项目验收评价项目将国家关于电子文件元数据、四性检测等要求真正落地解决了企业电子文件归档难，应发挥国家试点项目示范推广作用。四是案卷移动上架，通过手机端扫描二维码、条形码自动捆绑，把案卷固定好，为3D归档做基础，实现库存利用可视化。五是文档整合利用，基于用户利用热点开展专题编研，以构建图形化核电文档资源利用平台为例，介绍了具体利用场景。

 5.基于CMM视角的单轨制电子文件管理

能力成熟度模型构建研究

中国人民大学信息资源管理学院

副教授 钱毅

精彩看点：研究者视角，术语界定、三态演化、单轨制能力成熟度模型关键域

单轨制概念辨析：明确“轨主性质”“套主载体”“份主数量”的基本认识，提出按照单轨制实施的范围可将其分为小单轨和大单轨。小单轨指组织机构内部或者组织层面实施的单轨制，大单轨指超越组织自身扩展到行业领域乃至社会层面低单轨制。

提出问题：从国家层面来看，我国在国家层面已经顺应数字转型的时代，要求全面部署电子文件管理国家战略，为组织机构电子文件无纸化管理提供牵引力。从组织层面来看，组织机构以何种方式推动电子文件无纸化管理，是组织机构需要解决的首要方式，无纸化或少纸化的电子文件管理涉及诸多要素，需要全方位的要素配合。如何将国家战略下沉到组织层面？

解决问题：能力成熟度模型（Capacity Maturity Model，CMM），以过程管理思想为核心，能够有效管控多种要素，它不仅提供了测量组织机构电子文件管理能力的一般办法提供，而且还提供实施和指导过程改进的策略，因而可以用于组织电子文件管理过程改进。成熟度模型能够提供逐步提升改善的方法，大部分组织的电子文件管理目前尚处于初级水平，CMM能够从实际出发，一步步改进电子文件管理的各项内容是使其统一达到一个较高的水平。

通过要素识别与设计过程导出关键域及过程域指标简介。6类关键域包括管理责任域、法律政策环境、标准规范环境、组织总体IT环境、文档系统环境、业务域，在6类关键域的基础上细分出27个关键过程域。然后进一步提出OOERM-CMM的构建与应用。

展望：进一步研究大小单轨制与成熟度级别（ML）的关系、制定本地化的行业版量表、研究小单轨到大单轨的拓展路径，研究从局部单轨到全面单轨的拓展路径。

互动环节

1.郑州航空工业管理学院 李泽锋：请问蔡处长，电子发票归档后怎样提供给巡视工作人员利用？

蔡盈芳：这并非某一家单位面临的问题。以下几点必须明确：1. 要求提供纸质版，并不影响归档电子版。搞清楚对方要求提供纸质档案的原因，是因为电子的不方便，还是一定要看纸质的原件？这两件事情要分开。如果因为前者，并不影响电子文件归档。也有的单位只相信纸质版，不相信电子版，但这只是极个别人的观点，不能代表国家和整个行业，国家的法律已经承认电子证据，所以要把个人的行为和国家的政策区分开来。2. 关于如何提供利用的问题，有的单位采用的方式是给他们分配一个账号。审计哪个单位的，就把哪个单位的账号和权限给他，他可以自己检索查看。外部审计，可以通过下载文件、用PDF文档等方式。大家都需要一个逐步认知、接受的过程。

2.中国船舶重工集团 魏丽维：请问査科长，隐性的电子文件四性检测是如何具体地实现？

江苏核电有限公司 信息文档处查凤华：我们实施项目时，在研读国家文书类电子文件四性检测要求的基础上，和业务场景进行比对，把检测通过及不通过的规则写在后台，在前台显示判断结果，通过这样一种方式，实现四性检测结果可视化。

3.西北大学公共信息资源管理系 黄新荣：请问钱教授，将来进入数据态，数据和语义是离散的，是否会引起文档行业的变革？比如，文档人员能否管好数据库？档案行业价值何在，有没有生存的基础？

钱毅：大家担心未来由于数据态，我们的档案没有空间了，其实只要这东西具有原始记录性都是我们的管理范围。在不同的信息空间里面，它的形式不一样，模拟态必须依附在载体上，白纸黑字，以空间的方式管理。在初期的电子文件信息化都是以文件来表达，我们的资源管理系统基本都是文件管理，所有东西必须用文件的方式表达，从技术角度讲它是一种容器。

数据态，很多业务系统形成的时候抽取数据的值，通过数据的关联，依托系统本身的逻辑运转。把数据单独抽出来，脱离有机体，是不可存活的，这个时候需要用一个容器再表达。比如，三维动态设计，活在系统里面，全是数据在驱动运转，这些数据要用一定的方式封装起来。因为人只能读取具有连续语义的东西，虽然系统表达式是数据态，但人接收时必须用某种方式使它连续化，否则它是离散的信息。我们未来要面临新的归档新的系统、归档规律，对于这些数据体，怎么归？归哪些？要做哪些视图？能不能到底层的颗粒度去归？赋级到哪个层面人可以读，机器也可以读？数据体，赋级到哪个层面？这个目前有一些比较简单的结果，但总体来说仍是很多单位未来归档面临的大问题。

数据库归档在理论上讲有成熟路径，因为数据库大部分是关系型的，存数据库的时候我们不会把数据库展开再打印出来。

4.参会者朱国锋：请问蔡处长，商家 可以便利地开电子发票，但报销还要打印出来，怎么打通开发票、用发票全程无纸化？报销过程基于一整套在线归档的系统，作为民营企业、中小企业这一块怎么实现？

蔡盈芳：为了解决这个问题，我们把电子发票单轨制作为第二阶段试点，我们有方案，正在选单位验证。现在正在推个人电子发票单轨制，因为个人不要归档也不要报销，现在在北京三所高校推行缴学费不要纸质发票。我们的方案正在验证，最终会以标准或公报的形式公开。

（会议发言、互动问答，均系小编根据现场实况及录音整理）

至此，第九届“中国电子文件管理论坛”在热烈的氛围中圆满结束！更多探讨，欢迎线上交流！由于时间仓促，错漏之处，还望海涵、批评指正！事儿特意把相关论坛报道集成于本篇，方便大家全方位了解实况。

我们在现场吮吸营养

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我们在学习中经历成长 

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（本文系档案那些事儿原创，转载请注明出处~）

撰文：朱菡雨

照片：李敏 韩立洋

编辑：朱菡雨