一文看懂会计做账的依据，不要再傻问：这个可以入账吗！

彭怀文

为避免给一些会计新人误导，会计界的“老司机”把这些是是非非进行做一个简单梳理。

游荡在会计网络世界，看见最多的一个财务问题是“我这个单据可以入账吗？”。

各种回答千奇百怪，有的回答以讹传讹。为避免给一些会计新人误导，本人作为一个会计界的“老司机”。现在把这些是是非非进行做一个简单梳理。本文仅以企业为例，不涉及其他单位。

01

会计做账的凭据一般有哪些？

所谓“会计做账的凭据”就是指会计凭证中的原始凭证。

那么在我国目前国情的情况下，实务中有那些具体的原始凭证呢？

1、发票（最多的，也是常常被提起的）：包括增值税专用发票、增值税普通发票；现在还区分为纸质发票和电子发票；按照购销分类，分为销售发票和农副产品收购发票；还分为普通销售发票、机动车销售发票等多种形式。

2、企业内部自制凭证：如工资单、工资费用汇总表、材料成本核算表（入库单、领料单、耗用汇总表等）、资产折旧或摊销表、制造费用归集与分配表、产品成本计算单等，既可以作为税前扣除凭证，也是会计做账的主要依据。

3、财政票据：缴纳政府性基金、行政事业性收费，征缴部门开具的财政票据；支付的土地出让金，国土部门开具的财政票据。

4、税收缴款书（完税证明）、海关缴款书。

5、缴纳的社会保险费，社保机构开具的财政票据（社会保险费专用收据或票据，从2019年起税务局代征社保费后票据可能就会变成税局的代收凭据）。

6、缴存的住房公积金，住房公积金管理中心盖章的住房公积金汇（补）缴书和银行转账单据。

7、通过公益性社会团体或者县级以上人民政府及其部门的用于法定公益事业的捐赠，财政部门监制的捐赠票据，如《公益性单位接受捐赠统一收据》等。

8、由税务部门或其他部门代收的且允许扣除的费、金，代收部门开具的代收凭据、缴款书（如工会经费代收凭据）等。

9、根据法院判决、调解、仲裁等发生的支出，以法院判决书、裁定书、调解书，以及可由人民法院执行的仲裁裁决书、公证债权文书和付款单据。

10、支付给境内单位和个人的非应税项目又非政府部门收取的，如不属于价外费用的违约金、赔偿费，解除劳动合同（辞退）补偿金、拆迁补偿费等，以盖有收款单位印章的收据或收款个人签具的收据、收条或签收花名册等单据以及已签订的合同为收款凭证，并附有收款单位或个人的证照或身份证明复印件为辅证。收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。

11、境外开具的收据或形式发票等；支付给中国境外单位或个人的款项，应当提供合同、外汇支付单据、境外该国规定的合法凭据或单位、个人签收单据等。税务机关在审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构的确认证明并经税务机关审核认可。

12、分割单：支付的与其他企业、个人在境内共同接受应税劳务支出，采取分摊方式的，发票抬头是本企业的，以发票和分割单作为税前扣除凭证，附相关合同协议；如果发票抬头不是本企业的，则以发票抬头方开具的分割单作为税前扣除凭证，附相关合同协议。

企业租用办公、生产用房等资产发生的水、电、燃气、冷气、暖气、通讯线路、有线电视、网络等费用，如果出租方采取分摊方式的，企业以出租方开具的其他外部凭证作为税前扣除凭证，附确认分割单、发票的复印件、实际付款单据等。

支付的与其他企业、个人在境内共同接受非应税劳务支出，采取分摊方式的，外部凭证抬头开具的是本企业的，以外部凭证和分割单作为税前扣除凭证，附相关合同协议；如果外部凭证抬头开具的不是本单位，则以外部凭证抬头方开具的分割单作为税前扣除凭证，附相关合同协议。

13、医院、学校等使用的专用收据等。

14、邮政、铁路等部门收费凭据等。

15、银行转账凭证等非现金支付凭据。现在除传统的银行转账纸质凭证外，还有网银电子凭证和支付宝、微信等第三方支付的电子凭证。

16、企业资产损失的各类证据。

16、白条：所谓白条，财务上指非正式单据、白头单据。对于“白条”，现在不是一律不得税前扣除， 区分情况，满足条件的“白条”也是可以税前扣除的。

以上仅仅是个大概，实务中会遇到各种千奇百怪的原始凭证，需要具体问题具体分析。

02

是不是只有正式发票才能入账吗？

由于我国税收管理在很多时候过分倚重了“以票控税”，给一些初涉会计职场的人一个误会——以为会计做账必须要见到发票才能入账。其实，这是一个天大的误区。

会计核算的一个重要职责，就是真实反映经济业务，不管是否有发票，也不管是否能够税前扣除，只要经济业务发生了，会计人员就有责任和义务进行记录和会计核算，况且有些经济业务本身就不需要发票。

1、仅仅是反映双方债权债务关系的

可以使用收据、借款单以及合同、银行回单等作为做账依据。比如预收定金、支付欠款、资金拆借等。

2、发生的业务属于非增值税应税范围

比如企业双方签订了合同，但是还未履约就有一方违约，最后法院裁定或判决违约方向守约方支付的违约金。此时由于还未涉及到增值税应税范围，故支付违约金就不涉及发票。但是，双方可以依据法律文书、银行回单等作为做账依据。

企业在征地过程中，会跟搬迁户签署搬迁协议，然后支付搬迁费用等。在这个过程也是不会有发票的，因为不属于增值税应税范围业务。当然，做账的依据只能是双方的协议、收据、支付凭据等。

实务中，类似这种情况的很多。根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号发布），对于增值税非应税范围的，税前扣除时可以不需要发票的。

3、特殊部门使用的特殊票据

所谓特殊票据就是除税务发票以外，国家或税法认可使用的票据。具体包括有政府财政部门的非税收入专用收据、军队与武警使用的收据、医院与学校等使用的收据、邮政部门收费凭据、铁路收费凭据（含火车票）、航空公司收费凭据（含机票）等等。

这些特殊票据在现实生活中是大量存在的，并且大多数也是被国家相关部门认可的。

因此，这些特殊票据，虽然不是税务发票，但是实务中可以起到发票相同作用，多数都能在税前进行扣除。

营改增后，银行收费凭据、邮政部门收费凭据、铁路收费凭据等都是可以要求开具增值税普通发票和专用发票的，也是可以依法抵扣进项税额的。只是这些国有垄断企业强势惯了，一时半会还不习惯，估计慢慢会有改观的。

4、企业内部的凭据

企业内部按照规范财务管理产生的内部凭据，是会计做账时候的重要凭据。

比如，按规定制作的固定资产折旧计算表，可以作为会计上计提折旧会计分录的依据；原辅材料的领料单，是作为企业生产成本核算最重要的依据，也是会计上做“生产成本”等科目会计分录凭据之一。

企业的工资和奖金、补贴等发放资料，是会计上处理“应付职工薪酬”最主要的依据。

企业董事会或股东会决定对外投资的决议，是会计上处理“长期股权投资”必须的依据；涉及股东分红，当然也需要这样的决议。

所有涉及资产减值准备计提、资产盘盈盘亏处理等，企业内部按照内控程序产生的资料，都是这些会计业务或会计分录必须的依据。

企业内部的凭据根据企业的规模与管理方式不同，可能不尽相同。

5、白条也要入账

白条在形式上虽然可能不合法，但是可能是真实经济业务发生的体现。

比如，企业驾驶员驾驶单位汽车为单位办事，突然路边窜出一只狗被撞了，给人家赔款10000元，对方就打了一个白条收据。企业董事长也在车上，责任确实不是驾驶员责任，董事长大笔一挥，单位报销。作为财务人员，这种类似的账务都遇到过，难道您们都不入账吗？

面对这种情况，财务人员首先就是如实的做账，体现该笔支出。至于是否能够在税前扣除那是另外一回事！

根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定，个人小额零星交易和增值税非应税项目支出，就可以不需要发票。前述的开车撞死狗，赔偿了10000元就不是增值税应税范围，当然是也可以税前扣除的。

03

所有的报销凭证是不是必须要有老板的签字吗？

这个问题不能一概而论，具体要看企业的规模、组织形式、内控要求等。

在大中型企业，一般管理规范或进行预算管理，企业有比较规范的分级授权制度等，财务报销等一般会按照分级授权制度进行办理，不可能也不应该所有的财务报销都由“老板”签字；同时，在管理规范的企业，一般还会分预算内和预算外支出，二者签批程序也是不同的。

而在很多小型私营企业，老板出于对企业的把控，更加喜欢强调在企业内部执行他的“一支笔”——没有老板的签字，一律不能报销。这也是，很多人产生误区的原因之一。

总之，涉及会计做账的凭据有很多，能否税前扣除的原因与条件也很多，欢迎大家补充。

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