招投标管理之标前会的使用技巧

对于复杂的招标或提案邀请（RFP），尤其是对于工程项目以及服务类型的招标项目，利用标前会对项目进行讲解，对标书进行澄清，并收集供应商反馈，往往是事半功倍的做法。

 文   Foy Song

经历过国企、民企及外企各种体制的资深采购人，曾负责诺基亚、微软亚太区市场营销服务采购，现任英国培生集团大中华区采购总监，主管全品类间接采购。

来源：采购讯息（ID：sourcing-china）

对于复杂的招标或提案邀请RFP，尤其是对于工程项目以及服务类型的招标项目，利用标前会对项目进行讲解，对标书进行澄清，并收集供应商反馈是招标过程中的常见做法。

标前会是指在供应商正式投标之前，由买方召开的，针对潜在供应商就招标要求进行沟通，解答供应商对标书可能的问题的会议。标前会是正式投标前买卖双方进行双向沟通的最好机会，一方面有利于供应商对招标项目的具体情况有更直接的了解，澄清他们对于招标最关心的问题；从另一方面来讲，也是采购方表达自己对于项目的期望值、直接感受供应商的参与意愿和专业能力、了解标书的潜在问题的好机会。

良好组织的标前会往往令招标工作事半功倍，这里介绍一些标前会的应用技巧：

01

标前会最好在标书或RFP发出后几天内举行，好让供应商有充分的时间阅读标书，了解项目的背景和要求，并对标书提出他们的问题。

02

标书一般都是由采购部门发出的，而供应商的问题大多针对业务需求，需要业务部门来回答。所以，采购最好在标书中提供一个供应商提交问题的模板，给定一个截止时间，在标前会召开之前要求供应商按照模板把问题书面反馈过来。这样既能节省标前会的时间，也能给业务部门留出时间准备答案。采购把所有供应商的问题汇总，需要采购回答的可以先写上答案，然后发给业务部门做出解答。这份问题答案文件，可以在标前会召开之后结合现场提出的其他问题，一起发给各个供应商（筛除重复问题，仅列问题和答案，不必列哪个供应商提出的）。

03

标前会一般邀请所有潜在投标人，买方内部则由采购部门进行组织，业务部门出席，有时候相关部门也要参加。

04

标前会的组织形式，最好采取面对面的形式，尤其是那些需要现场踏勘的项目。但因为现场举行的标前会往往需要供应商投入大量时间以及增加差旅成本，很可能会影响供应商参与的积极性，尤其是在交易旺季。所以除非必要，现今很多现场标前会被电话会议的形式替代。

05

标前会的主要环节，一般由采购开场，首先感谢供应商的参与，然后简单介绍项目的背景和投标的规则；再由业务部门对于项目要求进行正式讲解和陈述（俗称briefing），陈述不必照本宣科地通读标书内容，可以重点强调核心的业务需求，表达对于项目结果的期望值，也可以传递那些不方便写进标书但对供应商投标很关键的信息（如供应商选择的软性指标）；最后，对于前期收到的供应商问题中有代表性的（如多个供应商都提到的问题）可以先行解答，然后回答供应商根据现场讲解所产生的可能的其他问题。

06

在电话标前会中，有些供应商会有所顾忌，不想过分暴露自己，所以在其他供应商在场的情况下，往往提问会比较谨慎，甚至不在会上提问。为了避免这种情况，可以分开不同场次给每个供应商做单独的briefing，但这会占用采购及各部门更多的时间，并且一个内容briefing多次很容易引起业务部门的反感和疲劳效应。一个改进的措施是，先开一个供应商只能听的briefing，让所有供应商进来听；然后再单独给每个供应商安排10-15分钟的时间进行问题环节。

07

一旦发出标书，一般业务部门都恨不得马上得到结果，迫使采购压缩供应商投标时间。对于无法正面反驳的情况，采购也可以善加利用标前会，让供应商说出合理的准备时间。采购可以在标前会的最后几分钟，轻描淡写地询问供应商对于回标日期的意见。如果多数供应商提出时间不够，那么可以借此机会延长投标时间（不要现场答应延长时间，需要会后和业务部门达成共识后书面通知供应商）。

08

标前会是发现原始标书中存在错误或不一致之处的好机会，因为多个供应商的多只眼睛在帮你查错。如果有对于标书的任何实质性更改，比如技术参数变更或时间推迟，一定要在标前会后对原标书进行必要的修改澄清，并正式书面通知每个供应商。

09

根据供应商在标前会中的反应，采购及业务部门基本可以对各个供应商的投标意愿及专业程度有个初步印象。另一方面，供应商通过标前会的沟通，也会对买方的专业度和招标诚意有一个初步判断，尤其是那些第一次参加本公司招标的供应商；因此，标前会组织的如何，也在很大程度上关系着招标结果的成败。（END）

---

 更多分享：

 点击下方“阅读原文”获取博润近期课程资讯☺