会议采购工作中各个环节的干货分享！

周长更 CPSM博润顾问 2022-11-27

公司因产品推介、生态圈建设、渠道商见面等原因，举行相关的会议。会议中涉及的采购内容：会场租赁、酒店房间、茶歇、餐饮、车辆、会场设计、会场搭建、伴手礼等。

业内常见模式，找专业的会务公司，全部打包或部分分包；或者通过会务平台，比如会小二。会务公司通过收取举办方的服务费，作为举办方和具体需求提供方（比如酒店、租车公司、搭建公司等）之间的桥梁，以达到完成会议举办的目的；服务费收取方式一般有两种方式：一种是根据会议规模收取固定的服务费（成本加固定费用），一种是根据会议花费，收取固定比例的服务费(成本加上浮比例)。

不管是委托会务公司还是分散自行采购，随着会议人员规模的增长（200人规模、500人、1000人规模等），采购的复杂度呈现几何级增长；采购人员如果不掌握基本的规则和核心细节，将会被动的被会务公司或内部需求方牵着鼻子走，导致公司花费额外的费用。我结合自己负责会议采购的经验，总结如下，供各位参考。

会议场地和档期的确定

公司内需求部门给出需求（至少包括会议大体人数、会场或酒店星级标准、会场大体面积、会场位置范围），采购匹配出潜在会议场地。采购和需求部门要实地现场考察，了解场地档期、面积、层高、灯下高度、搭建限制高度、立柱、酒店住宿房型和数量。此时做决策时，一定考虑余量，也就是尽量选择意向场地的各项指标要比预期人数所需指标高的场地；采购要考虑备选方案，至少有两个可选场地。

会议场地有两个关键属性，档期和订金；但凡有点规模的公司，采购流程都有需求汇报、潜在供方的认证、合同签署、预付款（订金）流程等环节；经常会发现完成了内部流程，会议场地已被其他举办方预定，没有了档期。为了解决这个问题，需要针对这种特殊场景优化流程和特事特办，强调符合内控的情况下，快速完成档期的确定和订金的支付。结合公司内部情况和风险度，特意对四星级及以上星级酒店合作流程进行了简化。

会场外可使用的展示区域

需求部门或采购人员习惯性只关注会场内的情况和价格，容易忽视会场外。会场外一般会进行企业产品的展示，比如搭建一些展台、摆放易拉宝、设置一些动态展示区（比如播放宣传视频）；在与酒店初步接触时候，一定要了解如下情况：酒店允许举办方使用的区域、搭建的限制、是否收费、是否能使用电源、是否收取电费。如果与酒店不事先沟通这些信息，等签订场地使用协议后，酒店就会以各种理由，收取举办方的费用。会场外可使用的展示区域，是酒店惯用的提高收费的手段。

会场搭建的时间

酒店或会场一般允许在会议前一天的20:00后进场搭建，如果需求部门考虑彩排和搭建时长，为了保证充裕的时间，一般主会场需要预定两天的时间；搭建时占用的会场费用一般要比会议当天使用会场的费用低，采购要去和酒店谈判；这个是降低会场费用的一个切入点。主会场旁边一般有一些小型会议室，如果需要小型分会场；可以打包一起谈；小型会议室的折扣要比主会场的折扣多（正常情况下，如果主会场有大型会议；其他公司一般不会凑热闹；从酒店角度，主会场旁边的会议室，是非常难于销售出去的）。

酒店的房间浮动比例或限制

会议期间附带所用的酒店住宿房间，一般有个浮动比例和规则，比如会议前30天可以进行20%调整、会议前15天可以进行10%的调整、会议前7天可以进行5%的调整。根据采购的经验，在酒店房间充裕的情况下，举办方可以不受限的增加房间；但酒店一般不允许减少房间，哪怕预定的房间没人入住，也要按约定的房间数进行付费。需求部门要给出一个合理的预测，建议做保守预测，合同签署时可以比预测少20%房间数量。

会场内搭建高度

会场一般有穹顶高度、灯下高度、天花板灯带高度、酒店搭建的限制高度；在搭建设计前，一定了解清楚这些信息；设计公司在保障会议最佳效果的情况下，做合理设计。举个例子，穹顶6.5米，天花板灯带6米，酒店搭建限制5米。设计公司在未了解酒店搭建限制的情况下，根据经验给出搭建高度为5.5。在举办方与设计公司已确定方案的情况下，设计方案未能通过酒店方的审批；在采购的介入下，尽管最终协调为搭建高度为5.3米，但给公司、设计方带来很多额外工作量。

拍照场地的选择

举行会议，一般会进行拍照留念。这个需要从酒店了解过往会议：惯例的拍照地点、当地的天气情况、室内还是室外、是否需要搭建拍照脚蹬架，拍照所占用的场地是否收费。天真的认为使用主会场内的舞台拍照，可能会因为舞台的强度不够造成安全事故（临时搭建的舞台，一般不能承受几百人的压力）；事前不考虑拍照场地，临近会议举行，再找酒店协调场地，酒店会找出N多理由增加费用。

会议期间的工作餐

会议当天，需要提前规划好，怎么解决工作人员的工作餐的问题；一般5星级酒店，不允许外卖盒饭入场；酒店提供的工作盒饭又贵的离谱，尽管费用不多，但这也是酒店增加收入的一个手段。

以上是根据我负责会议采购，总结的几条经验教训；希望能够给做会议采购的朋友一些帮助，欢迎批评指正。