网络时代，合“礼”使用电子邮件——外交官说礼仪

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【网络时代，合“礼”使用电子邮件】

说到电子邮件，大家都不会觉得陌生。那么，您是否真的会使用电子邮件呢?今天，外交官说事儿为大家介绍使用电子邮件时，如何做到合“礼”使用电子邮件。

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礼貌用语

现在法律规定E-mail也可以作为法律证据，所以撰写E-mail时要认真负责。邮件信息不要冗长，以免让他人厌烦。邮件用语要礼貌规范，以示对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则就像是发件人对收件人盛气凌人地高声叫喊。

不要随意添加附件

发送附件要考虑对方能否阅读该文件，而且阅读附件会增加很多步骤，比如下载、保存等，而且还会增加对方的阅读风险，比如文件中毒。所以发第一封E-mail时你可以先用一般格式发送，然后询问对方是否可以阅读附件。得到肯定的答复后，你就可以在第二封邮件中发送附件了。 

及时接收回复

1、 收到他人重要电子邮件后，要在2h内回复对方查收情况；其他邮件须在24h内回复。

2、 需要书面答复的电子邮件，参照公文管理标准或“发送邮件”的方式办理；每天定期检查邮箱，避免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。

保存与删除

应当定期整理收件箱，对不同邮件分别予以保存和删除，不可使邮箱过于拥挤。对需要保存的邮件，应当复制成其他形式，更为安全地保留下来。与公务无关的垃圾邮件要及时清理和删除。

发送邮件

1、公务邮件须使用规定的格式进行撰写和发送，切忌随意性。

2、认真核对对方的收件地址，防止发错目标。重要邮件发送之后要通过其他方式告知对方查收。

3、主题是接收者了解邮件的第一信息，切忌不能留空白标题，且标题要简明扼要、重点突出、不宜冗长。

4、一封邮件尽可能只针对一个主题，切忌多个主题混为一谈。

5、要恰当称呼收件者，邮件用语要礼貌规范，邮件结尾须添加祝福语。

6、如果邮件带有附件，须在正文中对附件进行提示和标注，且附件名称能够反映出附件内容，切忌只用“附件1、附件2”这些笼统的标注。发送较大附件时须进行压缩处理。

7、未经他人同意不得向对方发送广告邮件。

结语

切记！电子邮件不是我们唯一的（应该也不是最主要的）沟通方式；如果必须，也一定注意要合“礼”使用。

END

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摘自：《礼赢天下》

作者：张国斌

作者简介：张国斌，资深外交官，中国驻法国斯堡前总领事，驻法国留尼汪首任总领事，先后在外交部非洲司、办公厅、礼宾司、钓鱼台国宾馆、领事司任职，常驻非洲8年、法国11年，走访140余国家，随同国家领导人出访30余国，著有《外交官说礼仪》《礼赢天下》《足迹》等著作，现任察哈尔学会秘书长。

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