律师必学的两大Excel神技能:梳理案情和计算利息一目了然|未来星
这是熊猫未来星的第 11 篇文章
来源丨豪才律师论法
编辑丨熊猫小宝
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【一】用Excel梳理案情
(一)Excel可一键三个排序功能
(二)两个按钮完成排序功能
1、设置单元表格类型按钮
2、排序按钮
(三)实战演练
【二】巧用excel做利息计算器
律师们习惯了使用Word处理文字和文档,对Excel满屏的表格便有一种天然的排斥。事实上,Excel表格的恰当使用可以为律师工作提供极大的便利,而诉讼图表技术也因这个工具的有效参与多了很多生趣。
今天,整理了两位优秀律师的经验谈,与您分享Excel在律师工作中的两大妙处。
【一】用Excel梳理案情
律师在处理案件时,主要工作就是通过证据核查案件事实,然后从诸多事实中提取案件线索,发现新的事实或找到认定错误的事实。
因此对律师来说,对收集的证据或事实按不同关键词进行排序,通过不同的排序完成上述的任务至关重要。
你是否习惯了在word上辛苦排列?其实Excel就是实现上述排序功能的最好工具。
(一)Excel可以一键实现如下排序功能:
1、将证据和事实按时间顺序进行排序;
2、将证据和事实按关键词排序;
3、将证据和事实同时按关键词和时间顺序进行排序。
(二)而完成排序功能只需要了解以下两个按钮
1、设置单元表格类型按钮
Excel能对同一行或同一列中的相同类型的数据进行排序,所以在对案件数据进行排序前,首先要对同一行或同一列中的单元表格的数据类型依据案件需要进行定义。
按如下方式找到设置单元表格按钮:
(1)用鼠标选定拟定义数据类型的特定行或特定列。例如:选定A列时,应当先将鼠标放置在该列的列首的“A”处,然后点击鼠标确定,该列即就被文本框选定且该列同时变色以示被选定。如下图:
(2)在选定特定行或列后,同时点击鼠标右键,然后出现如下菜单,然后在该菜单中选定“设置单元格格式”。
如下图:
(3)点击“设置单元格格式”后便出现如下菜单,在该菜单中依据案件需要,选定所需的数据类型,然后点击确定,该行的数据类型即设置完毕。
例如:将A列的数据类型设置为“日期”格式。先点击“设置单元格格式”中的“日期”,之后出现一个子菜单,然后依据需要选择如子菜单中的“2001/3/14”,最后点击“确定”按钮即可设置完毕。
在该列的任一单元表格中按“2001-03-14”的录入格式录入日期后,就自动生成“2001/3/14”的显示格式。
2、排序按钮
(1)按上述要求将单元表格的数据类型确定好,就可以对某特定行或列中的数据按设定的要求进行排序。排序分为“升序”和“降序”两种。
如果数据类型是日期或时间,升序排列则是由早到晚,降序则是晚到早;
如果是数值,升级是由小到大,降序则是大到小;
如果是文档,按首字的字母排序,升序是则A到Z,降序是由Z到A。
(2)排序按钮见下图:
(3)排序方式:
A.升序排列:
先选定拟排序的特定行或列,然后点击上述的排序按钮右边的黑色三角,就会弹出如下菜单,然后点击“升序”按钮,就可以实现对选定的特行或列的单元表格按升序排列。
B.降序排列:
先选定拟排序的特定行或列,然后点击上述的排序按钮右边的黑色三角,就会弹出如下菜单,然后点击“降序”按钮,就可以实现对选定行或列的单元表格按降序排列。
(三)实战演练
1、案例:要求对当事人提交的证据以及案件事实进行梳理
当事人王某按如下顺序提交了证据:
(1)2013年6月17日张某出具给王某借款100万元的《借条》;
(2)2014年5月10日王某向刘某银行账户转款100万元的转款凭证;
(3)2014年12月31日张某和刘某共同向王某出具的200万元欠款的《还款协议》;
(4)2013年6月16日王某向张某银行账户转款100万元的转款凭证;
(5)2014年5月12日刘某出具给王某借款100万元的《借条》。
2、用Excel梳理的流程
(1)先行对当事人提交的证据进行页码编制,以对该证据材料的顺序进行固定,防止证据的重新整理而打乱了当事人对提交证据的管理顺序。
(2)依据案件需要设计Excel表格架构:
◆ 表格内容包括:序号、日期、证据名称、证明对象、页码、关键词
◆ 将上述的表格设计录入Excel,见下表:
(3)定义每类数据的类型:序号、证据名称、页码和关键词均定义为“常规”即默认类型;日期定义为“日期”。
(4)按各类型数据的规定格式,将全部证据信息录入Excel表格,见下图:
(5)选定B列,即“日期”列,然后点击排序按钮右侧黑色三角,选定“升序”排列。这时候就出现一个提示栏,点击确定,就完成了排序操作,此时当事人提交的证据即按形成日期的先后顺序进行了重新排列。
完成上述排序的先后操作如下:
6、完成“日期”的“升序”排序后,再选定“关键词”并按“升序”进行排序。这样就可以实现所有“关键词”按从A至Z的顺序排列,并将所有关键词相同的项目归集在一起,且同一关键词项下的证据实现了按时间先后顺序进行排列。
排序效果如下图:
【二】巧用excel做利息计算器
您是否习惯了掰着手指头算天数及利息,只需要按照以下六步来做,excel表格就可以帮您摆脱“不能成为千手观音”的苦闷。
1、先在第一行前六个格中,依次输入所有项目的名称:“本金金额”“起息日期”“结息日期”“计息天数”“利率标准”“利息金额”,如下图所示。
2、选择B、C两列,右键-设置单元格格式-“数字”标签栏-选择日期-点击确定。这一步是把这两列的格式设为日期,为此后操作方便。
此后在B、C列输入日期,如“2014-8-4”,就会自动被识别成日期,显示在格中就会变成“2014/8/4”。
3、在D2单元格中输入“=C2-B2+1”,出现了什么神奇的效果?对,这一格的数字就是起息日到结息日之间的天数,再也不用一个月一个月的数着手指头算了!
提示一下,如果起息和结息两天都计算利息,就要“+1”;如果其中有一天不用计算,则不用“+1”,直接输入“=C2-B2”就可以了;如果头尾两天都不计息,那么还要再“-1”,就是“=C2-B2-1”。
4、在A2中输入本金金额,如“123456789”,如果需要千位隔断符,可以在数字样式中点击“,”(千位分隔样式),各种数字就会变成“123,456,789.00”。
5、E2中输入利率标准(日利率)。如迟延履行利息目前的利率标准为“日万分之一点七五”,换算成百分制就是0.0175%;如果计算其他利率,注意要换算成日利率,一般而言,日利率=年利率/360(这是银行的计算方法,不是除以365哟~),比如年利率是6.5%,那么在这格中就输入“=6.5%/360”,就直接换算成日利率了。
是不是发现明明输入的是“0.0175%”,显示却变成了“0.02%”?其实,这是Excel比较智能(或者说“轴”)的地方,自动四舍五入了。
只要在“数字”格式中选择“增加小数位数”两次,就能重见“0.0175%”了。不过即使不调,也不会影响计算结果,Excel后台都用小本本记着呢。
6、最后一步啦。在F2格输入“=A2*D2*E2”,回车!结果出现!撒花!
分段利息计算
除了计算迟延利息外,Excel最大的好处,是对分段利息的计算。
有时候,由于本金变化或者利率变化,必须要分段计算利息,原来小编的同事也是拿着计算器吭哧吭哧算半天,如果算错了一个数字,根本检查不出来,恐怕还要重新算过。
根据上述方法,如法炮制,比如在第3行里,只要把上面所有单元格的2换成3就行了,以此类推,如法炮制。
Excel表格的功能有千千万,想成为Excel大神确实不容易,但我们还是可以通过不断的挖掘学习,使得它更好的为律师服务,成为律师高效工作的法宝。
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