【智库笔记】第15期丨商事庭书记员实务工作刍议

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商事庭书记员

实务工作刍议

作者：上海市宝山区人民法院    俞翔海  陈易飞

书记员工作是法院工作重要组成部分，随着司法改革的不断深入，书记员工作应更趋于专业化和规范化，做好审判辅助工作，服务于审判工作。

最高人民法院《人民法院第四个五年改革纲要（2014-2018年）》提出深化法院人事管理改革，将法院人员分为法官、审判辅助人员和司法行政人员。书记员与法官助理均属于审判辅助人员范畴，但两者工作侧重不同。法官助理主要侧重对于案件实体性、专业性内容的处理，均以法官的指导、委托、指派、要求等为前提，如协助法官组织庭前证据交换、协助法官组织庭前调解、受法官指派办理委托鉴定评估等工作；书记员工作主要侧重于案件程序性、事务性内容的处理，如承担庭审记录，卷宗材料的整理、装订、归档，文书校对等工作。法官助理和书记员工作内容尽管有所区别，但是联系较为密切。因工作需要，法官助理需代行书记员职责，通过公务员招录的法官助理在入职后一般也要代行书记员职责。书记员工作作为法院的基础性工作之一，商事案件书记员工作更是千头万绪、纷繁复杂，本文将商事案件的书记员工作流程总结成篇，作交流之用，以期为书记员工作提供些许思路与参考。

  一、 新案接收：挂名彰显“主权”

 梳理案卷清单

审判管理系统→“办理”→“分案修改”或“排期修改”中查找该案件→点击“审判组织”→将“出庭职务”选为“书记员”→添加自己名字。

拿到案卷后，检查以下材料是否齐全，是否符合规范：

检查案卷材料是为了尽快熟悉案件，对日后审判工作的进行做好预判。特别是原、被告身份信息检查有助于案件的进展，如有特殊情况及时提醒承办法官。例如有一企业借贷纠纷案，原告A公司与被告B公司的法定代表人是同一个人，书记员及时提醒承办法官，B公司不久申请延长举证期限，理由是法定代表人利用该身份，签收应诉材料，故意对其他股东隐瞒诉讼实情。

  二、申请保全：始终与时间赛跑 

确保精度准度

审核缴纳保全费、提供担保的情况→保全裁定书→审判管理系统“保全”输入（如下图注意：勾选“申请类型”相应项、保全财产所在地为 “本市”或“外地”、其他信息输入完毕后打印“财产保全移送表”）→移送执行局（裁定书3份+财产保全移送表）→续保（移送材料：财产保全移送表+申请书+保全裁定书+反馈表）。

保全工作关键在“审”和“送”。

“审”是指保全的审核工作。首先审核保全标的，保全标的不应超过起诉金额；其次，缴纳保全费是保全的前提，担保方式有多种，其中保证金为起诉标的的20%，保单保函注意审核担保内容和范围，保函须为有资质的公司（一般为保险公司）开立；最后，申请人提供的财产线索信息应明确详细，有助于法院及时保全。

“送”是指保全的移送与反馈工作。移送工作应当及时，并尽量优先。同时对申请人的反馈告知也应当及时，确保申请人在《财产保全告知书》上签字。另部分案件审理周期长必会涉及续保，要制作登记册，及时提示承办法官和原告办理续保。

   三、管辖异议：严格审查不放松 

保障效率勤沟通

管辖异议在商事案件中，有时成为被告拖延时间的有效手段，因此对于管辖异议的处理要保证效率。

其中有一个提高管辖异议工作效率的方法，就是在管辖异议裁定作出并送达后，保持与原、被告的联系，对上诉事项进行沟通，提前做好上诉或者不上诉的相应准备。

四、文书送达：多措并举保送达 

及时查询勤反馈

现阶段法院主要的送达方式是邮寄送达，《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》对于法院专递的范围、送达地址的提供或确认、送达地址的推定、法律后果等作了详细规定。文书送达是一个考验书记员心智以及地址检索能力的工作，有时又是与个别当事人斗智斗勇的战场。

（一）送达回证

每一份对外文书送达都应当有相应的送达回证，用于确认送达情况。审判管理系统中“文书打印”→“送达回证”→选择需要送达的文书类型进行勾选。

（二）充分利用送达地址确认书

尽量确保原、被告都在确认书上对送达地址、联系电话、接收人姓名进行确认。若案件审理时间长，最好再次请原、被告对送达地址确认书进行签字确认。同时告知当事人：因受送达人自己提供或者确认的送达地址不准确、送达地址变更未能及时告知人民法院的、受送达本人或者受送达人指定的代收人拒绝签收，导致诉讼文书未能被受送达人实际接收的，文书退回之日视为送达之日。

（三）及时掌握快递动态

邮寄法律文书时，快递单留存第四联，便于查询快递是否送达。当快递单第一联长时间没有收到，又有归档等需要的话，携带着第四联快递单去法院送达办公室，填写查询单，等待反馈信息，收到查单后将其粘贴至送达回证处，即与快递单原件有相同的证明效果。

（四）搜集地址信息

邮寄送达中邮寄地址是最关键的，商事案件，法人居多，若按照原告提供的地址没有送达，须及时联系原告，请其继续提供其他地址信息。主要搜集信息途径有两种：

利用审判管理系统，查询该公司是否有其他诉讼案件并查核有无送达地址确认书，但要注意该确认书的有效期为6个月。

可通过“国家企业信用公示系统”查询企业的注册地，或者利用企信宝APP平台等搜索该企业的其他联系方式，总之穷尽公告外的所有方式。

（五）公告送达

公告送达前，须寄送材料至法人的注册地或者是寄送公民户籍地。

公告费用的缴纳：审判管理系统“文书打印”→“代管款缴款通知单”→如实填写并打印→请当事人至银行缴费。

确认公告费缴纳完毕后，在审判管理系统中选择“公告”→“公告录入”→根据公告内容选择不同类型的公告→“公告走向：最高院”→其余选项如实填写→“保存并提交”。

公告送达时须关注涉及原告的相应程序：通知已送达的当事人取消开庭→制作公告笔录→申请转入普通程序审批表→简易转普通程序裁定书→转换程序通知书送达回证。

五、追加第三人：材料要求要一致

追加办理应及时

确认第三人身份信息、送达地址、联系电话→第三人信息输入→点击审判管理系统“当事人”→“添加当事人”→选择“诉讼地位”中的“第三人”→信息录入→查询第三人送达信息（送达材料：参加诉讼通知书+起诉状+证据+传票+举证通知书）。

第三人的身份资料的要求与原被告相同，此外在系统中点击“调整审限起点”→“添加”→“追加当事人”及日期。

六、开庭审理：准确有序记录好 

庭前准备不可少

至少提前2天向当事人提示开庭时间→提醒承办法官与人民陪审员开庭信息→提前15分钟携带U棒到庭→检查席卡摆放→打开录音录像设备开关→核实当事人与其诉讼代理人身份信息、委托手续即代理权限→核对证人身份→打开“高清庭审”，点击“准备开庭”→宣读纪律→开始记录→结束后点击“闭庭”→点击“上传笔录”→请当事人、承办法官（人民陪审员）核对庭审笔录签字。

庭审进行十分紧凑，过程十分紧张，要确保庭审记录从容准确，可参照原告起诉状、证据附件等材料，提前打好庭审笔录中的当事人身份信息、诉请、证据等基本信息；根据文书送达情况及确认的当事人出庭情况，提前调整好庭审笔录的框架结构。

注意，如有旁听人员，请其携带好身份证并办理旁听证；如有证人出庭，核实准确证人身份，防止证人冒名顶替与旁听。

七、电子卷宗同步生成：扫描材料应及时 生成卷宗要同步

电子卷宗同步生成强调及时性与同步性，应紧跟案件办理进度，才能实现电子卷宗同步生成的初衷。

在案件审理过程中，收到相关案卷材料后，在审判管理系统中点击“电子卷宗同步生成”→确定该卷宗材料属于哪个目录项下→点击该二级目录（若有需要可以编辑增加新目录）→“上传扫描文件” →扫描→如实填写“来源”→“上传文件”。

八、文书校对：平心静气校对 

不留盲区死角

文书校对重中之重，按照宏观→微观→宏观的顺序，结合起诉状、证据材料、庭审笔录等一一校对：

首先，从宏观上校对文书类型（判决书、裁定书）、案号、审判组织、落款日期是否正确；结合身份信息，校对原被告企业信息、法定代表人、委托代理人信息是否准确，其中校对时，法人注意名称中的生僻字，将名称写全；自然人注意校对民族、出生年月，以及名字中的同音字、近似字。

其次，从微观入手，根据证据材料与庭审笔录等，仔细校对判决书中原告诉称、被告辩称、经审理查明的内容。校对时注意：合同签订的时间、合同争议的具体条款、争议标的型号、当事人主张金额的计算、利息计算的起止日期等。

再次，重点关注对判决主文和附上的法律条文的校对，检查判决主文是否超过了诉请，判决金额是否正确，引用条文是否准确，附后的条文是否完整。

最后，跳出判决书微观视角，再从宏观上通读判决书（裁定书），调整语序，改正错别字，保证判决书连贯通顺、准确无误。此外还应检查公告费、保全费等费用是否缴纳。

九、宣判：宣判工作虽简单 

严格按照程序办

通知当事人→确认宣判时间（当事人要求邮寄的则确认送达地址）→排期→宣判笔录签字→判决书送达回证签字。

十、报结归档：报结归档总相关 

繁琐却有规律循

案件的报结归档工作是书记员工作的最后一环，也是关键一环，需要书记员自由切换于系统操作和案件卷宗之间。归档注意页码编写时，每一张有效文字的页面都要编写相应的页码，卷内目录按照格式与时间顺序制作，卷内目录可以制作一份得心应手的专属模板，一劳永逸。

向档案室移交卷宗时打印四份《案卷材料归档报结清单》，请档案室工作人员签字，一份自己留存。

在此，重点总结案件报结程序（审判管理系统）。

   十一、后续事项：结案以后勤核对 

后续事项收好尾

（一）上诉移送

收到上诉状（当事人收到判决书之日起15日内提交）→审核上诉人提交上诉状的时间（邮寄时邮戳）→开具上诉费缴费通知书→上诉人在上诉费缴费通知书送达回证签字→给被上诉人邮寄上诉状副本（快递返回后单粘贴至送达回证）→在“文书打印”中选择“报送上诉案件函及稿”→至档案室借卷宗（若收到上诉状时没有归档须尽快完成）→“上诉办理”输入上诉案件案号→在案件移送系统中填写案件信息（如下图）→移送上级法院（材料包括：报送上诉案件函+上诉状+上诉费缴费通知书送达回证+上诉状副本送达回证+5份判决书）。

（二）法律生效告知书

建议制作一个涉及案件生效时间的汇总表（如下图），将自己负责案件的立案时间、结案方式、公告与否、公告时间、生效时间录入汇总表中，关注各案生效时间以及上诉情况，及时给当事人开具法律生效告知书，便于当事人申请执行。

（三）退诉讼费

判决胜诉的原告申请退预交诉讼费是书记员常见的后续工作：请原告准确提供银行账号和开户行信息→登陆“人民法院收退费管理系统”→“开退费通知”→“退诉讼费通知书”→输入“收据号”→点击“查询”→如实填写退费金额、银行账号和开户行信息→打印→签字。

（四）法律文书上网

法律文书生效后3日内进行法律文书上网工作，在审判管理系统中选择“法律文书上网”→进入“法律文书管理系统”→“文书上网”→输入案号→“上网”→“互联网”→如实填写上网信息→“涉密等级：处级以下”→“保存并上网”。

 书记员工作虽然枯燥，但是收获知识；虽然繁琐，但是磨练心性。在当前司法改革的大背景下，书记员应不断适应司法改革的新环境，不断满足改革提出的新要求，与法官助理一同做好司法辅助工作。

特约编辑   /  徐   川

责任编辑  /  高佳运

执行编辑  /  胡逸娴

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