活动风险分析
雨阳先生 会展与活动风险管理专栏文章：
对风险评估、风险分析这些风险管理的词汇，我们可能会有些生疏感、距离感，其实，它离我们并不遥远。生活中道别的时候，我们常说：“慢走”、“慢点”，就是提醒客人路上小心。不管是过去骑马，还是今天开车，快了容易发生事故，慢点事故就少，安全系数高。毛泽东说，打得赢就打，打不赢就跑，就是在敌强我弱的高风险情况下的斗争策略，其中既有风险管理的理念，也有应急预案的办法。在日常的新闻报道中，我们也能看到、听到有突发事件时，有关方面启动了二级或者三级应急预案，所以这些词汇我们实际上并不陌生。
在会展活动中，风险管理不是简单的买保险、找电工或雇用保安这样的一次性活动，它是一个边执行风险管理计划边修改的过程，这个过程包括并超越了所有那些一次性活动。即便是制定好的风险计划，也要根据不断变化的环境因素、政局稳定因素、各利益相关方因素、会展活动本身因素、以及其它相关因素，来不断复核和修订风险计划(cic9p59)。
上一章我们讲了风险评估(Risk Assessment)，这一章讲与其紧密相连的风险分析(Risk Analysis)。
尽管风险评估的结果中已经包含了通过团队头脑风暴得出的所有潜在风险清单，但这并不意味着这个风险清单中包含了活动面临的所有潜在风险。任何一个活动的组织方，再有经验的风险团队，在活动准备期内，都没有足够的资源和时间来预知和准备应对所有的潜在风险。比如，2010年4月冰岛的艾雅非亚德拉火山突然喷发，导致整个欧洲交通混乱，一连几天上千架次航班取消，进出欧洲的几万人滞留，包括参加会展活动的客人和旅游者(CIC 9, p.63)。当时因参加会展活动进出欧洲的客人，不管你来自全球哪个地方，干着急没办法，多数活动被迫中断。
但是，风险评估和风险分析的重要性却不能被否定，不能因为突发事件的不可预知性而否定风险管理的重要。制定应急预案之前，需要做风险评估和风险分析。
风险分析，即根据风险评估的结果——潜在风险清单来逐个做出一次具体活动所面临的所有风险的严重程度分析。通过对这些潜在风险进行逐个剖析，得出以下两个基本数据(PMM，p.675)：
1. 一个具体风险发生的可能性
2. 这个风险发生后带来的后果
量化风险
通常情况下，一旦我们说起风险，实际上指的是风险转化为不测事态后的危害程度。就是说，一旦风险失去控制或无法控制时，转换成危机或灾难以后，其危害程度有多大。为了量化风险，《大项目战略管理》（Denis，2016）中提出了风险严重程度的概念：
风险的严重程度(RS) = 风险发生的可能性(RP) X 发生后的危害程度(RI)
这里，RS是Risk Severity, RP是Risk Probability, RI是Risk Impact。
其中，风险发生的可能性RP分为5个等级，1表示发生的可能性最低，5表示发生的可能性最高。风险发生后的危害程度RI(即风险转化为不测事态后的危害程度)也分为5个等级，1表示危害程度最低，5表示危害程度最高。
这样，一个活动的风险严重程度就被定义在1到25之间的范围内，怎么来管理风险就变成了怎么应对上述可能性与危害程度的25种组合，即RS的25个可能值(1-25之间)。如果某种风险，有很高地发生可能性5，但它的危害程度却微不足道，为1，那么我们就不必为这种RS=5的风险投入大量时间。
比如，一个小型新药品信息发布会，按申报批准程序估计的批准时间确定了发布会的开幕日期，但批复的时间却因故延迟，因此发布会的日期面临延期的风险，而且通常情况下这种延期风险很高，但是这种延期的不良后果却是这次活动中所有风险中较低的。当然，对于一个有成千上万人参加的大型协会年会，更改时间的风险就不会这么简单。如果一个风险让会展活动在运行过程中被迫中途中断，比如发生火灾，那就要为它制定高等级的应急预案，这时RS就等于25了。
设置这样一个风险严重程度RS的范围，实际上是建立了一个参考标准，这个标准让我们能够在活动面临的诸多风险中进行比较，比较各个风险不同的严重程度，加以区别对待，并让我们能够了解在整个活动准备和运行过程中的任一环节在任一时间段所面临的总体风险水平。对这一系列的风险，风险团队相应的管理办法、应对办法，就取决于风险发生的可能性和风险发生后的危害程度这两者的组合值，即取决于风险的严重程度，它是一组RS值。
对于任一需要防范的风险，都要安排具体岗位的具体人员去履行对其防范、应对、减轻、跟踪、监管等措施。对所有意识到的风险，一旦爆发或发生，总体上有四类应对办法。第一，转嫁风险，比如通过购买保险的方式转嫁风险。第二，忍受风险，这通常是指应对对危害程度低的风险。第三，终结风险，比如选址时排除高风险目的地、取消危害程度高的风险环节、或对技术故障采取措施即时修复使其能很快恢复正常状态。第四，处理风险，即采取具体行动以减小减轻风险发生后的危害程度。
风险分析表
美国联邦突发事件管理局FEMA(Federal Emergency Management Agency)对风险分析的建议是，根据各风险的脆弱程度把所有潜在风险排序，列入下面的“风险分析表”。
具体的风险分析，包括这样五个步骤：
把风险的脆弱程度(vulnerability)分成五个等级，最脆弱的，就是上面说的发生可能性最高的风险，给其一个分值为5的赋值；发生可能性最低的，其赋值为1。
把风险的危害程度，即风险发生后的后果，也分成五个等级，每个等级设一个赋值，危害程度最高的赋值为5，危害程度最低的赋值为1。
业界把抵御风险的底气和风险发生时的应对能力叫做风险资源。组织内部应对风险的资源，代表着组织对风险的控制和反应能力。内部风险资源IR(Internal Resources)包括应急团队、维修团队、安保人员等。为了量化风险资源，并和风险脆弱程度相对应，风险资源很有限时我们用5表示，风险资源很丰富时我们用1来表示。
外部风险资源ER(External Resources)包括火警、医院、防暴警察、保险公司等。和内部风险资源有5个等级一样，外部风险资源也有相应的5个等级。内外风险资源和起来也有25种组合。只不过对风险资源来讲，这个数值越大表明风险资源越少，即风险程度越高。
最后把风险分析表中各栏的数字相加，分数高的表示风险程度高，要引起组织方特别注意；分数低的表示风险程度低。(PMM, p.676)
这里，脆弱程度和前边说的可能性属于同义词。
补充知识-举例
活动名称：第××届上海××音乐节
风险评估日期：2014年8月15日-17日
基本结果：共识别了28种主要风险
风险类型 | 导致因素 | 受影响人群 | 风险级别 | 已采取的应对策略 | 剩余风险 | 进一步采取的措施 | 备注 | ||||
发生的可能性L(1-10) | 危害程度S (1-5) | R | 发生的可能性L(1-10) | 危害程度S (1-5) | R | ||||||
舞台前的人群踩踏 | 靠近舞台区域的观众中有人突然摔倒 | 踩踏区域的观众 | 10 | 4 | 40 | 检查靠近舞台的区域，确保地面平整； | 10 | 2 | 20 | 对高密度区域的人群保持警惕 | 现场总指挥全权负责，并与各部门保持紧密沟通，同时增加现场管理人员 |
注：可以根据R值的大小将风险级别分为高风险（36-50）、中风险（16-35）和低风险（0-15）3个级别。
风险分析的点和面
填写风险分析表的过程，是在对活动面临的各个风险逐个做一次具体剖析，剖析一个风险对人体的伤害，对健康的影响，对生命的影响，经营是否会亏损，组织是否会承担连带责任，以及该风险发生的可能性及其可能发生的时间点。
那么，分析风险时常考虑的基本面和基本点有哪些呢？在哪里面临风险(exposure)方面，基本点包括财产、人员、现金、声誉、环境等；在风险成因方面，基本点包括自然灾害，恶意人为灾难，责任事故等；在谁会遭受风险方面，基本点包括主办方、承办方、目的地方、场地方、参会者、参展商、赞助商、会员、股东及其它利益相关方；在风险可能发生的时间方面，基本点包括会前、会中、会后、白天、夜间、途中等。(CIC 9, p.64)
风险示意图
知道了每个风险的严重程度、可能发生的时间后，为了方便管理风险，我们把这些结果汇集在一张图上(见下图，来自大项目战略管理Expert Program Management)。图中，不同的风险用不同的颜色表示，严重程度用纵向的厚度表示，恳请各位注意的是，一个风险的严重程度最大值为25，多个风险严重程度的叠加值就不止25。
图中，横向坐标表示风险可能发生的时间，请大家留意第三个风险靠右端的部分用虚线表示，这是指在这段时间内该风险在夜间发生的概率高，比如展览场馆的展品在夜间容易被盗。这张图做出来后，能让我们了解和掌握整个活动准备和运行期间，包括活动后的一段时间内，任一时间点上所面临风险的总体水平。
我们已经知道，风险评估的结果是用来制定应急预案的。那么，风险分析的结果与它有什么区别呢？风险分析的结果是用来指导我们制定什么样的应急预案，所以风险分析也是制定应急预案的依据，而且是更进一步的依据。
参考资料：
1. Denis. Risk Management. 大项目战略管理(.com， 2016.10.03)
2. Convention Industry Council. (2014). 美国会展业委员会《会展手册》第九版(CIC Manual 9th Edition)
3. Convention Industry Council. (2005). 美国会展业委员会《国际会展手册》第一版(CIC International Manual 1st Edition)
4. Professional Convention Management Association. (2006). Professional Meeting Management 5th Edition
5. Risk Management. . (2016).