【商法视听】《个保法》下企业病假管理合规要点
企业顾问实务
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分析《个保法》下企业病假管理合规要点
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下劳动用工法律风险日益多样和复杂，企业亦被推着不断巩固自身管理能力。以病假管理为例，早在1992年发布的《关于加强企业伤病长休职工管理工作的通知》就注意到企业对于病假员工，特别是休长病假员工进行管理的必要性，该通知指出职工因伤病需要休假的，应凭企业医疗机构或指定医院开具的疾病诊断证明，并由企业审核批准。此处既强调了员工须向企业提供疾病诊断证明的必要性，也认可了企业应当对病假进行审核批准的重要性。
因此，病假申请流程、申请病假提交资料范围、病假复核权利是企业管理病假的有力抓手。在劳动者法律意识、维权意识不断提高的背景下，《个人信息保护法》(下称《个保法》)实施后，企业需修订和完善现有病假管理制度，确保在其用工管理的自主权和劳动者个人隐私保护之间找到平衡。
病假审批流程中充分吸收个人信息处理“告知-同意”的合规要求。虽然《个保法》第十三条第(二)项规定，为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需时，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需时，处理个人信息不需取得个人同意。但在面对可能触及多项员工隐私信息的病假申请时，企业应当规范病假管理制度中个人信息的处理目的和流程等，明确并限制能够接触该类信息的人员范围，并应事先以合理途径告知劳动者相关内容。
吴堃
邦盛律师事务所
合伙人
wukun@baclaw.cn病假提交申请材料应当以合理性、必要性为限。《个保法》第六条明确了“最小单位”原则，要求将个人信息的收集限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集。提交的病假申请材料应当以能够证明员工确因病需要休息为目的，因此企业在制定病假制度时，对于申请病假所提交的材料应当以合理性和必要性为原则，尽可能避免侵犯个人隐私、违法解除劳动合同等法律风险。具体到个案中，对于员工已经提交病休证明后是否有义务进一步按照企业要求提交所有的病假资料存在不同观点，如员工以涉及隐私为由拒绝配合企业补充资料时，需要结合具体场景进行评判。
处理员工病假资料时应当确保个人信息的安全。企业基于病假审批权力获取员工病假资料后应当按照《个保法》的规定承担信息处理者责任。特别是涉及数据跨境传输的情形，即便出于病假审批的目的，也应当对员工病假信息中的敏感个人信息包括生育信息、以往病史、现病史等，进行脱敏处理。
合理范围内增加病假风险管控途径及手段。过于严格的病假管理制度，包括病假申请流程和病假资料审查标准极易造成企业的“自我反噬”。如执行病假管理时对员工提交病假申请流程、病假资料的审查过于严苛，将不可避免面临管理上的僵局，特别员工以涉及隐私为由与企业管理权进行博弈时，企业所面临的管理困境。基于此，对于病假员工，企业应在合理范围内拓展其他的管控途径。
孙林佳影
邦盛律师事务所
实习律师
sunlinjiaying@baclaw.cn(1)结合年休假相关政策管理病假。根据《职工带薪年休假条例》规定，不同工作年限职工在病假累计达到一定天数后，不享受当年的年休假。因此对于长休假员工，可通过书面告知的方式，对其进行释明，提高其随意请休病假的成本，间接减少恶意申请病假的情况发生。
(2)结合薪酬制度管理病假。《关于贯彻执行<中华人民共和国劳动法>若干问题的意见》第五十九条规定，医疗期内的病假工资可以低于当地最低工资标准，但不能低于最低工资标准的80%。各省市地方性法规虽然对病假工资限制了最低标准，但实际均允许企业在一定范围内通过规章制度或劳动合同对病假工资进行规定，行使自主管理权。如《深圳市员工工资支付条例》(2022修正)第二十三条规定，医疗期内病假工资不低于本人正常工作时间内工资的60%，且不得低于本市最低工资标准的80%。其他地方，如江苏、浙江等地方性法规中也仅限制病假工资不低于当地最低工资标准80%。上述规定均意味企业可以制定兼顾公平和激励为主的薪酬制度，增加员工消极怠工或小病大休的请假成本。
(3)重点核查存疑病假。对于员工病假管理不宜统一抬高所有员工病假申请的门槛。针对存在疑点的病假申请，企业应书面提出合理要求，要求员工进一步说明病假申请及相关病情，并留存书面沟通证据。如员工以个人隐私为由拒绝配合，企业不宜直接以违规或“旷工”为由做出辞退处理，而应就员工涉嫌构成“泡病假”、虚假病假形成初步的证据，以佐证员工披露具体病情的必要性、合理性。
作者 | 邦盛律师事务所合伙人吴堃、实习律师孙林佳影
本文刊载于《商法》2024年5月刊。如欲阅读电子版，欢迎浏览《商法》官网。
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