【附英文助攻邮件】样品迟迟未发出，客户怒言，“算了，不要了”，如何谈判

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这是【Mike外贸说】的第385篇原创分享

正文共：6029字 

预计阅读时间： 16分钟

作者|Mike

来源 l Mike外贸说（ID：mikewaimaoshuo）

转载请联系授权（微信ID：NWZ2020）

导语

外贸人在日常业务操作中，比较常见“拉客”方式就是寄送样品；

寄送样品尤为重要，不可轻视，更不容忽视。因为一旦样品被客户认可，就相当于成功了一大半，客户往往会很快确定大货订单。

但是，现实问题是，很多时候，作为业务员的我们尽心尽力，工厂那边办事却未必尽如人意，搞得我们很烦躁。明明确认了样品细节，还是搞错，明明说了很着急，还是拖延，各种问题充斥着我们的外贸生涯，避无可避。

本文为您详细分析了样品拖延问题，并给出了英文助攻邮件，内容略长，但绝对值得你花时间阅读。

无论是我们业务员操作失误，还是公司内部管理问题，抑或工厂那边各种不给力，一旦问题出现了，该解决问题还是要解决问题，解决掉问题才是关键，其他都不是最重要的。

那么，一旦样品寄送被拖延，我们首先要搞清楚的就是，为什么拖延了，是什么原因导致的，针对性向客户解释，避免客户产生误会，觉得是我们公司对他不够重视，有意拖延，同时给出一定的时间范围，避免让客户感觉是无限期等待，因此丢失订单。

那么问题来了，导致样品拖延寄送的可能性有哪些呢？

01、生产排期问题

02、环保管制问题

03、快递问题

04、技术问题

05、原料问题

06、质控问题

1

生产排期问题

作为外贸人，我们并非紧靠一人之力就可以把客户服务得面面俱到，牢牢栓死，更多靠的是整个集体的力量来维护客户，而生产部门的工作（排期、生产、质控等），则是所有环节里的重中之重。

但是，并不是所有订单都能够如我们希望的那样，毫无拖延地生产出来，交给客户，而原因则是五花八门的，比如：

• 长假（年假、国庆等）前期订单堆积，生产紧张

• 车间忙于大订单，看不上样品单

• 与车间主任有过节，故意拖延

• 外贸经理或其他同事与生产部门关系好，订单优先生产

• 外贸部刚成立，老板不重视外贸单，优先生产国内订单

类似这样的情况，是时有发生的，由于长期不重视，样品生产往往被一拖再拖，影响订单的谈进度。

对于这样的情况，Mike建议诸位平时和车间主任搞好关系，避免在关键时刻被一再拖延，像小样品单，加个塞，也用不了多长时间，很多时候是车间不愿意为你安排而已。

很多人在工作中一板一眼，不懂得拉拢关系，把这看作是下三滥的“溜须拍马”手段，其实大可不必，在外贸工作中，与采购部门、生产部门的同事搞好关系其实非常重要，间接影响着你订单谈判的成败。

当然，如果你不听劝，非要触霉头，愣是要吃这个哑巴亏，那谁也来拦不住，谁也不在乎 ！

可能有的人看到我说老板不重视外单，会嗤之以鼻，觉得是胡说八道，“既然不重视，还做它做什么？”

其实这样的情况很常见，这样的公司也很多，很多老板内贸市场成熟了，又见有同行外贸做的风生水起就心里痒痒，成立了外贸部，但是有的只是开通了阿里巴巴国际站，而且有一些特别有意思，开通了一年了还没去操作。

更有甚者，Mike就不提了，总之“很有意思”。

不是不重视，只是暂时不懂，或尚未看到投入的利益点！

如果是老板不够重视，作为外贸业务，你就要时不时跟老板谈谈外贸前景，多拿几个订单给他看看了，只有业务多了，业务量起来了，或许才能引起老板足够的重视。

作何解释？

hello,Sarina

We are so sorry to inform that the samples haven't been ready yet.

As you know that we just came back from the China's National Day holiday.

Many orders are waiting in line for production, especially those in urgent need.

I've negotiated with our Production Manager more than three times, and finally he agreed to produce your goods ahead of others.

It may take 3~5 more days to prepare new samples and deliver them. (不要空解释，必须给出时间，让客户心里有底，而不是无限期等下去）

Thanks so much for your understanding and patience.

Michael

无论什么原因，自然不能让客户认为我们不重视或有意拖延，借长假说辞再好不过。

2

环保管制问题

想必大家都知道，自打国家的环保政策下达以后，各地对于生产企业的管理态度可谓是严格到令人窒息。

不管有没有污染，不管冒不冒烟，都不放过，时不时来一波封场、关停、暂停营业，真的非常非常严格。

而对此，我们毫无办法，因为这就属于不可抗拒力了。

很多小型生产企业由于禁不起折腾，一个接着一个地宣布倒闭了，Mike身边就有很多这样的工厂。

对于不可抗拒力，我们别无办法，只能学会适应或另辟蹊径。

作何解释？

hello,Sarina

We are so sorry to inform that the samples haven't been ready yet.

As you know that the factories in China (mainland) are being informed to stop production and close now and then for Environmental Pollution Control Purpose. 

We can do nothing but wait each time until the ban is lifted.

It may take 3~5 more days to prepare new samples and deliver them.  (不要空解释，必须给出时间，让客户心里有底，而不是无限期等下去）

Thanks so much for your understanding and patience.

Michael

不可抗拒力，很容易理解和接受。（发散思考，像台风、海啸影响的说辞也可以合理利用）

3

快递问题

有时候，我们明明提前安排了快递，最后还是拖延了，有的甚至因为操作不对中途被海关扣货，这样的情况也是屡见不鲜的。

我们日常要多找一些合作快递，几经合作，筛选出最靠谱的两三个，长期合作，避免被第三方服务耽误订单进度。

作何解释？

hello,Sarina

We are so sorry to inform that the samples haven't been ready yet.

Actually, the samples had been sent 2 days ago. 

But we got the news this morning that due to the file operation error of the Courier company, the samples were kept in Shanghai Customs and require us to turn in  lots of documentation so as to get the samples back.

We tried to solve this problem with documentation but failed.

It may take 3~5 more days to prepare new samples and deliver them. (不要空解释，必须给出时间，让客户心里有底，而不是无限期等下去）

Thanks so much for your understanding and patience.

Michael

第三方问题，没办法，我们已经寄出，并且在准备第二批样品，二次寄出，足显诚意。

4

技术问题

关于产品的生产技术，也是一大问题，有的客户要求的规格恰巧需要一些我们自身不具备的生产条件（比如生产设备、生产技术等），那么就费事一些了，拖延也在所难免。

作为一名合格的外贸人，我们必须时刻关注行业动态，了解最新的产品技术、市场上最火热或逐渐崭露头角的产品设计，平时做好基本功，贴合自身生产条件基础和自身产品设计，多做比较，挖掘自身产品可改进的点，并且去查到定位到具体哪一家生产商（行业竞争对手）在生产类似产品，能不能购买到，以便借鉴之用等，避免在客户提到某些产品要求时一脸懵逼，无从下手。

“凡事预则立，不预则废”，未雨绸缪是必不可少的。如果平时不注意学习，真的遇到客户要求的产品超过自身所具备的技术，本厂达不到，又找不到合作工厂，那就真的悲剧了！

作何解释？

hello,Sarina

We are so sorry to inform that the samples haven't been ready yet.

As you know that your required items are with special production technology.

Because of that, our technical workers have to re-adjust the machines with lots of trial productions to reach the perfect data adjustment, which really cost lots of time.

But glad to say that the data adjustment is done.

It may take 3~5 more days to prepare new samples and deliver them. (不要空解释，必须给出时间，让客户心里有底，而不是无限期等下去）

Thanks so much for your understanding and patience.

Michael

如果你说一点不懂，那客户就要怀疑你的专业度和诚信度了，做不了还接？显然，调试机器、试生产，再好不过。

5

原料问题

有些客户采购的产品规格特殊，并不是我们日常用到的一些常规原料，往往是需要提前预定，需要时间来定制处理的，可能暂时无法采购到；有些甚至是一些生产企业独有的技术所生产的材料，那么自然样品生产更是无从谈起了。

对于这样的情况，建议提前同客户通好气，再与同行合作商打好招呼，如果无法买到原材料，建议直接交由合作商生产样品，后期订单可通过他们实现外购处理，避免前后设计、质量等方面不一样。

作何解释？

hello,Sarina

We are so sorry to inform that the samples haven't been ready yet.

As the main material(***) hasn't arrived here, though we have kept urging the supplier to deliver it ASAP.

As the production of all the factories in that area is limited by Environmental Control Deparment.

We may get the material by next Tuesday.

So it may take 3~5 more days to prepare new samples and deliver them.  (不要空解释，必须给出时间，让客户心里有底，而不是无限期等下去）

Thanks so much for your understanding and patience.

Michael

不管是买不到，还是真的耽搁了，都要以后者为准，哪怕是外购品，也要如此，除非在谈判最初双方已明确你就是贸易商。

6

质控问题

之前Mike分享过一篇“样品是脸，不是脚底板 Sample is the face, not the soles of the feet”，就讲了，很多业务员对样品问题毫无概念，经常在样品准备、样品寄送环节或后期跟进环节给自己制造很多麻烦。

然而，不管业务员多么仔细，不管生产部门多么用心，还是无法确保样品生产一定不会出问题。

换言之，质控再严格的工厂，一样会有不良品出现。何况有些工厂根本不在乎质控问题，哪怕是屡屡出问题，还是不重视、不在乎、不解决，这样的生意只会越做越少！

那么，一旦样品生产完毕，经检测发现系不良品，自然要返工或淘汰，重新生产，由此耗费的时间足以让客户检测完别人的样品，与其他供应商进一步洽谈合作事宜。

作何解释？

hello,Sarina

We are so sorry to inform that the samples haven't been ready yet.

As the proiduction lines are under maintenance these days.

But soon, it will be over.

It may take 3~5 more days to prepare new samples and deliver them.  (不要空解释，必须给出时间，让客户心里有底，而不是无限期等下去）

Thanks so much for your understanding and patience.

Michael

为啥没提样品出了问题，需要重新生产？——小样你都生产成不良品，大货我还敢给你做？

无论是什么情况，无论你怎么解释，重点都不在解释上，而在于你赶紧解决问题，发出样品，这才是最重要的！不然即使你说的天花乱坠，最后还是迟迟未能发出样品，谁听你鬼叫？

解决问题是根本！

其实还有一个办法可以“防患于未然”，那就是建立一间品类完善的样品间。

但请注意，这个样品间收集的并非仅仅是你的自有产品，还同样包括你买来的国内外各大生产商的主流产品，供自己研究或客户参考，每件样品都要经过严格检测，其数量要长期保持不低于20pcs。

这样才能确保每次的样品都能够准时寄出，避免缺货或不良品问题出现，影响订单谈判进度。

关于样品问题，还可以学习参考Mike外贸说历史文章：

当然，你也可以在公众号后台回复“样品”两个字获取推荐文章。

END

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